公文書の形式と文例

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公文書の形式と文例

公文書の種類

公文書をその機能と形式から分類すると、おおむね次のようになります。
(1) 照会文
(2) 依頼文
(3) 協議文
(4) 回答文
(5) 報告文
(6) 通知文
(7) 通達文
(8) 申請文
(9) 進達文
(10) 諮問文
(11) 指令文
許可書・認可書
補助金交付
命令
免除

戒告書
(12) 契約文
(13) 証明文
(14) 表彰文
(15) 起案文
(16) 告示文
(17) 不定形文
書簡
電子メール

 

 

 

公文書の書き方の基本

 

 

                                文書番号
                               年 月 日
□○○総務部長
□○ ○ ○ ○ 殿
                              ○○市総務部長
                               ○ ○ ○ ○
         ○○○○○○○○○○○○○○について(照会)

 

□事務上の参考としたいので、下記の事項について、○月○日までに御回答ください。

 

                     記
1□照会内容
2□回答方法

 

--------------------------------(中略)--------------------------------

 

                            ○○市○○部○○課○○係
                            担当:○○
                            電話:XX(XXXX)XXXX
                            e-mail:XXXX@city.jp

 

※□はスペース

 

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(1) 文書記号・番号
施行がある公文書は、必ず送付(施行)記号と番号を右上に表示します。
送付(施行)番号を取得するまでもない簡易な庁内文書については、文書番号は表示しません。
この場所に起案番号やファイル番号等、送付(施行)以外の記号・番号を表示することもありません。
単に日付のみとします。

 

(2) 日付
日付は、右上の文書記号・番号の下部に、最初と最後の文字を合わせて表示します。
日付は、文書を発送する日、相手方に交付する文書は交付する日を書きます。
その事案の決定日とは、必ずしも一致しません。
また、日付は、原則として西暦ではなく元号で表示します。

 

(3) あて先
あて先は、2字目から書き出して、用紙の左半分に収まるようにします。
あて先と敬称との間はバランスよく空けるようにします。

 

(4) 発信者名
発信者名は、公印部分の余白を残し、右半分に収まるように表示します。
公印は、発信者名の最後の文字に半分かけます。
また、公印の印影は、文書の右端からはみ出ないようにします。
公印を省略する場合は、右端に合わせて表示します。

 

対外文書の発信者名は、原則として首長名を書きます。
ただし、委任された事務や代理する事務の文書の発信者名は、受任者の職名、氏名・代理者名を書きます。

 

(5) 件名
件名は、なるべく短く、しかも文書の内容が的確に把握できるような表現を工夫します。
件名は、全体が中央に収まるようにします。
2行以上になる場合には、おおむね3字以上空けて書き出し、各行の最初の文字をそろえます。
件名の末尾には、例えば、(通知)、(照会)のように、その文書がどういう性質のものであるかを、括弧書きします。

 

(6) 本文と記書き
本文は、件名の下に最初の1字分を空けて書き始めます。
また、新たな段落の書き出しも1字分空けます。
対外文書の場合は、本文の書き出しには、必要に応じて時候のあいさつなどを書きます。
対内文書の場合は時候のあいさつなど儀礼的な文章は書きません。

 

内容が複雑になる場合は、本文には趣旨だけを書き、記書きに具体的、最目的内容を箇条書きにします。
「記」という文字は、中央に書きます。もちろん、内容が簡単な場合は、記書きの形式にする必要はありません。

 

(7) 連絡先等
送付の発生する文書には、相手先へのマナーとして、事務担当者の連絡先や問い合わせ先を文書の末尾の右半分の位置に書きます。
記載する内容については特に定めはありませんが、通常は担当部課、電話番号、担当者名、メールアドレス等を、文書の性質に応じて記載します。

 

公文書作成に当たっての注意

(1) 誰から誰あての文書であるかを考える
文書は担当者から発するのではなく、発信の名義人から発するものです。
文面における主語・述語や言い回しについては、その点を考慮する必要があります。
例えば、上級の職員から下級の職員に通達を行うのに、必要以上に敬語を使うのは不自然です。
文章を作成したら、誰から誰に対して発している文章なのかを再度確認しましょう。

 

(2) 事実を明確に述べる
公文書は「手紙」ではありません。
余計な修飾語句は省き、事実を明確に述べる必要があります。
特に、権利義務関係を発生させるような通知文書等については、記載内容がその後の権利義務関係に大きな影響を与えます。
内容があいまいにならないよう、十分注意が必要です。

 

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公文書の形式と文例記事一覧

照会文の作成例|公文書の書き方

(1) 照会文の意義照会文とは、特定の相手方に対して、ある事項を問い合わせる場合に発する文書に用いる文をいいます。官公庁から官公庁へ発することもあり、官公庁から私人へ発することもあります。(2) 標準例事務上の参考のための照会                                 文書番号...

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依頼文の作成例|公文書の書き方

(1) 依頼文の意義依頼文とは、特定の相手方に対して、一定の行為を依頼する場合に発する文書に用いる文をいいます。(2) 標準例講師の派遣(市長→講師所属長)                             文書番号                             平成○年○月○日 ○...

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協議文の作成例|公文書の書き方

(1) 協議文の意義協議文とは、ある事項を決定し、又は一定の行政行為をなすに当たって、当該決定又は行為が他の団体、機関又は組織に関係あるものについて、法令の規定により、関係団体、機関又は組織に協議し、又は意見聴取のうえ、行うことが義務付けられている場合、その意見又は同意を求めるために発する文書に用い...

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回答文の作成例|公文書の書き方

(1) 回答文の意義回答文とは、照会、協議等に対して回答をする場合に発する文書に用いる文をいいます。(2) 標準例研究会出席者の回答                               文書番号                               平成○年○月○日○○市総務部長 殿 ...

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報告文の作成例|公文書の書き方

(1) 報告文の意義報告とは、一定の事実、経過等を特定人、他の行政機関又は他の組織に知らせることをいい、報告文は報告に用いる文です。法令又は契約に基づく義務としてなされる場合が多くあります。(2) 標準例条例制定改廃の報告(市長→県知事)                              文...

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通知分の作成例|公文書の書き方

(1) 通知文の意義通知文とは、特定の相手方に対して、ある意思又は事実を知らせるために発する文書に用いる文をいいます。通知には、単なる事実行為としてなされるものと、一定の法律効果を生じさせるものとがあります。前者は、それによって相手方を拘束するものではありませんが、後者は、@相手方や第三者に対する対...

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通達文の作成例|公文書の書き方

(1) 通達文の意義通達文とは、上級の行政機関又は職員が下級の行政機関又は職員に対して発する命令文書に用いる文をいいます。通達は、法令の解釈や行政運営の方針を指示するなど比較的細目事項を命令する場合に用いられ、訓令は、職務執行上の基本的事項を命令する場合に用いられ、ここに両者の違いがあります。また、...

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申請文の作成例|公文書の書き方

(1) 申請文の意義申請文とは、住民から行政機関に対し、又は行政機関から他の行政機関に対し、許可、認可等一定の行政行為を求めるために発する文書に用いる文をいいます。また、内容は申請と同じですが、慣習的に「願い」という形式をとっているものもあります。「○○○申請書」「○○○願書」のように、様式化された...

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進達文の作成例|公文書の書き方

(1) 進達文の意義進達とは、官公庁や住民からの申請書、願書等を上級行政庁に取り次ぐことをいい、進達文は進達するために発する文書に用いる文をいいます。進達の際、取次ぎをする行政機関が申請書、願書等に係る事案を調査検討して、これに対する意見を付することがあります。この意見を付しての進達を特に副申といい...

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諮問文の作成例|公文書の書き方

(1) 諮問の意義諮問とは、行政機関が附属機関等の諮問機関に対して、一定の事項についての意見を聞くことをいいます。諮問に応ずべき機関を一般に諮問機関といい、地方公共団体においては、地方自治法第138条の4第3項の規定に基づく附属機関として設置する場合と、市長の私的な諮問機関として設置する場合の二つが...

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指令文の作成方法と概要|公文書の書き方

指令文とは、行政機関がその権限に基づいて、申請又は願い出に対して許可、不許可等の行政行為、補助金の交付決定を行う場合、あるいは、一方的に相手方に対して特定の事項を命令する場合に発する文書に用いる文をいいます。その内容は、住民の権利義務に直接影響を与える行為であり、その文書の内容が不正確だと、本来意図...

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許可書・認可書の作成例|公文書の書き方

(1) 許可書・認可書の意義許可は、法令によって一般に禁止されている行為を特定の場合に解除する行為です。許可を受けたものは、適法にその行為をすることができます。したがって、新たな権利を与えるものではありません。認可は、権限のある行政庁が、当事者の法律行為に対して同意を与えて、私人相互の間の法律行為の...

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補助金交付指令書の作成例|公文書の書き方

(1) 補助金交付指令の意義補助金の交付は、公益上必要があると認めた場合に、特定の事業を行うものに対して、金銭を交付する行為です。補助金の交付に当たっては、何らの反対給付も請求しません。補助金を交付する場合は、補助金等交付規則等で規定している条件が、補助条件となりますので、その条件を記述する必要があ...

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命令書の作成例|公文書の書き方

(1) 命令の意義作為、不作為、給付、受任を命じる行為です。そのうち、不作為を命じる行為を特に「禁止」といいます。(2) 標準例除却命令(市長→所有者)                              文書番号             除 却 命 令 住所 ○○市○○一丁目1番1号 氏名 ...

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免除書の作成例|公文書の書き方

(1) 免除の意義免除は、法令によって定められた行為、給付、受任の義務を特定の場合に解除する行為です。(2) 標準例使用料の免除                              文書番号 住所 ○○市○○一丁目1番1号 氏名 ○ ○ ○ ○ 様 平成○年○月○日付けで申請のあっ...

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戒告書の作成例|公文書の書き方

(1) 戒告書の意義行政代執行(※)を行う場合には、履行期限を定めて「戒告」を行い、期限が到来してもなお義務が履行されないときに代執行をなすべき時期等を文書により通知をし、その後に実力の行使を行います。このとき戒告を行うために発するのが戒告書です。※ 行政代執行私人の作為義務が履行されない場合で、不...

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契約文の作成例|公文書の書き方

(1) 契約文の意義契約文とは、契約書、協定書その他これらに類する文書(例えば、覚書)に用いる文をいいます。「契約書」が、主として物品の購入や賃貸借、請負の契約を結ぶ場合、契約内容を確定させるために作る文書であるのに対し、「協定書」は、主として、行政機関の間で、事務の執行方法などについて協定し、その...

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証明文の作成例|公文書の書き方

(1) 証明文の意義証明文とは、特定の事実又は法律関係の存在の有無を公に認めることを表示するために発する文書に用いる文をいいます。証明文を用いる文書には、証明書と証書とがあります。証明書には、印鑑証明書などのように証明事項を定型化して様式化されているものが多くありますが、証明書を発行するのは、特に様...

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表彰文の作成例|公文書の書き方

(1) 表彰文の意義表彰文とは、表彰状、感謝状、賞状等に用いる文をいいます。(2) 表彰文の種類ア 表彰状公共の福祉増進に功労があり、広く住民の模範となる個人又は団体に対し、その功績を顕彰する場合等に用います。イ 感謝状行政機関等の執行する事務事業に積極的に協力援助した者に対し、その行政機関等が感謝...

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起案文の作成例|公文書の書き方

(1) 起案文の意義起案とは、行政の事務事業を遂行するうえで必要とされる意思決定の内容を文書の形式にまとめあげる事務、つまり決定案を作成することをいいます。そして、決定案を記載した文書を起案文書といいます。起案を行うのは、組織における意思決定の記録を明確な共通のルールに従って残すことで、事務事業の効...

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告示文の作成例|公文書の書き方

(1) 告示の意義告示文は、告示(公告を含む。)するための文書に使う公用文です。告示は、法令の規定又は法令による権限に基づいて行った決定又は処分を広く一般に周知させるための公表の形式をいいます。それに対して公告は、一定の事実を広く一般に周知させるための公表の形式をいいます。自治体によっては、告示と公...

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不定形文(書簡)の作成例|公文書の書き方

(1) 書簡の意義形式を定めておく必要のない不定形文の一つに、書簡があります。書簡は、行政機関の長やその補助機関が、公務員としての資格で、私文書と同じような形式で出す文書です。例えば案内状、礼状、あいさつ状などがあります。書簡は、権利義務関係に影響を与えるような公文書とは違い、どういうときに出さなけ...

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不定形文(メール)の作成例|公文書の書き方

現在、仕事のさまざまな場面で電子メールが多く使われるようになりました。電子メールは、複数の人に即座に多くの情報を伝え、その記録を残すことができる大変便利な手段です。しかし、一方でまだ不慣れな人が多く、相手の読みやすさ等が考慮されていなかったり、マナーに合っていない電子メールが多く見受けられます。電子...

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