公文書の文の組み立て

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公文書の文の組み立て

公文書を作るには何が大切でしょうか。
それは内容が分かりやすいことです。

 

では分かりやすい内容にするためにはどうすればいいでしょう。
それにはまず、情報収集、問題点の整理が必要です。
正確性も大切です。
しかし文章が堅苦しく読みにくくなってしまっていはいけません。

 

役所言葉といわれるように、役所で使われる言葉はとかく、理解しづらいと言われます。
住民の方へ直接送るような文書がこのように評価されてしまっては意味がありませんよね。

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公用文は住民に理解してもらわないと意味のないものから、
専門家の会議で使用する資料のようなものまで種類は様々です。
目的に応じて文章を柔軟に使い分けることが重要でしょう。

 

それでは具体的な文の組み立てのお話です。
次の点に注意することがコツ。

 

(1) 主題を絞る
誰に何を伝え、どんな効果をあげたいのかを考えましょう。
周知したいのか、依頼したいのか、感謝の意を伝えたいのか。
その文書の目的を見失わないようにします。

 

(2) 必要かつ十分な内容を入れる
次の6つの事項(5W1H)をはっきりさせます。
  ① When … いつ(時間)
② Who … 誰が(主体)
③ Where … どこで(場所)
④ What … 何を(対象)
⑤ Why … なぜ(原因)
⑥ How … どのように(方法)

 

(3) まとまりをつける
文章にまとまりを付けるため以下の点を考慮します。
① 項目ごとに要点を絞る
② 部分ごとの機能をはっきりさせる
③ 全体を関係づける
④ 列記できる場合、箇条書を活用する
⑤ 見出しをつける
⑥ 長い文章には、項目の目次をつける
⑦ 図表を使う

 

(4) 順序を考える
文書の順序はとても大切です。以下の点に注意しましょう。
① 結論や主要な部分を先に書く
② 長い文章には、前文を付ける
③ 図表、様式類などは、別紙として、本文から独立させる

 

以上が公文書の組み立てで大切なポイント。
常に住民が目の前にいると思い、分かりやすく作るというのが重要です。

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