公務における文書管理の方法とは|ファイリング・システム

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公務における文書管理の方法とは|ファイリング・システム

1 文書管理の基本
情報化の進展に伴い、行政文書の形態は変化しました。これまでの文書管理は紙文書中心であり、電子文書は、紙文書を出力するための原稿として扱うことがほとんどでした。
しかし、外部とのやり取りを電子的に行うことができるようになり、効率的な事務執行のためには電子文書を電子文書のまま扱うことが必要となってきました。
そこで、紙文書も電子文書もライフサイクルを一元的に管理する仕組みとして現在多くの自治体で文書管理システムが導入されています。
基本的には、電子文書も紙文書も、同じように分類・フォルダの体系で、文書管理システムにより管理を行います。

 

(1) 紙文書の管理
紙文書については、文書管理システムにより目録を管理することに加えて、現物を管理しなければなりません。
その、紙文書の現物管理の方法を、ファイリング・システムと呼んでいます。
事務室内での紙文書の保存は、ファイリング・システム方式により、フォルダごとに管理するのが基本です。ファイリング・システムについては、後述します。

 

(2) 電子文書の管理
電子文書については、文書管理システムに登録して保存するのが原則です。
ただし、統括文書管理責任者が特に認める場合には、別の方法によることができます。
文書管理システムに登録せずに電子文書を管理する必要があるときには、統括文書管理責任者に協議するものとします。

 

(3) 決裁前の行政文書
決裁前の行政文書については、懸案フォルダに収納し、キャビネットの所定の場所に収納しなければなりません。
これは、文書の個人持ちを防止するためです。
決裁が終わっていなくても、行政文書となりますので、その扱いには注意する必要があります。

 

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2 ファイリング・システムとは
ファイリング・システムとは、直訳すると「書類の整理・運用技法」となりますが、我が国では、三沢仁教授の定義が定説的なものとなり、後述するような文書管理の手法が、固有名詞的に「ファイリング・システム」と言われています。
三沢教授の説では「ファイリング・システムとは、組織体の維持発展のために必要な文書を、その組織体のものとして、必要に応じ即座に利用しうるように組織的に整理保管し、ついには廃棄するに至る一連の制度のことである」とされています。
ファイリング・システムとは、要するに、組織のメンバーの誰もが、必要な書類(情報)を、いつでも、すぐに取り出せ、使えるようにしておくことにより、事務を効率化するとともに適正な管理を行うものです。
効率的で適正に文書管理することの必要性は繰り返し述べているとおりです。ファイリング・システムは、そのために考案された仕組みです。
その起源はアメリカで、図書館の索引カードの整理法からヒントを経て、「バーチカルファイリング」(垂直式整理法)のシステムを開発したことが始まりです。

 

3 ファイリング・システムの特徴
ファイリング・システムの特徴は主に次のとおりです。
(1) 保管の形態
・紙の文書を原則として綴らずに個別フォルダにはさむ。
・個別フォルダは、キャビネットに立てて、見出しが見えるように保管する。
(2) 文書のサイクル
・発生した時期はよく使われるので、使い勝手のよい上段に収納し、会計年度が終わったときに下段へと置き換える。
・過去の文書であっても、常時使うものは最上段に入れる。
・下段で1年間保存したら、原則として文書庫へ移す。文書庫に文書を移すときは、文書係への引継ぎの手続を踏み、文書庫にある文書は文書係が集中管理する。
・保存期限日が来たら廃棄又は保存期間の延長をする。
(3) 文書の共有
・文書は管理単位となる組織で共有して管理し、原則として個人で持たない。
(4) 分類整理
・文書は誰もが分かりやすいように分類して管理する。
・文書はフォルダごとに管理し、その目録を作る。

 

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