公文書とは｜供覧などの用語の意味、定義をわかりやすく解説｜行政文書管理事務担当向け

公文書におけるそれぞれの用語の定義は以下の通りです。
自治体により若干意味合いが変わる場合があるので、注意してください。

 

行政文書

行政文書とは、職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。）をいいます。
行政文書というと、決定済みの起案文書のことを指すかのように思われることが多いですが、それだけではありませんので注意が必要です。

 

文書

文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいいます。

 

電子文書

電磁的記録のうち、文書管理システムによる情報処理の用に供するため当該システムに記録されたものをいいます。

 

行政文書ファイル

行政文書ファイルとは、能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する行政文書（当該保存期間を同じくすることが適当であるものに限ります。）の集合物（単独で管理することが適当な行政文書を含みます。）をいいます。

 

文書の所在や保存期間等の管理を、すべて文書1件ごとに行うのでは非効率であるため、文書は原則として行政文書ファイルとしてまとめて管理します。

 

保存

保存とは、業務の実施を証明する証拠として行政文書を管理することをいいます。
行政文書は、決定をしたり、相手方に送付したりする事務のためだけに作成するのではなく、そういった事務を行ったことを証拠として管理していることが重要です。

 

審議

審議とは、決定関与の方式の一つで、主幹の系列に属する者がその職位との関連において、事案の決定のための案を記載した行政文書（以下「起案文書」といいます。）について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決定権者に表明することをいいます。

 

例えば、部長決裁の事案において担当課長や係長が行う承認は、これに当たります。

 

審査

審査とは、決定関与の方式の一つで、主として法令の適用関係の適正化を図る目的で、起案文書について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決定権者に表明することをいいます。
事業の実施そのものについて意見を表明するのではなく、法令への適合性や形式等についての検討を行うものです。

 

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協議

協議とは、決定関与の方式の一つで、主管の系列に属する者とそれ以外の者とが、それぞれ、その職位との関連において起案文書の内容及び形式についての意見の調整を図ることをいいます。
他の課の職員が行う承認は、これに当たります。

 

協議の対象となるのは、その事案についてYES/NOを表明できる職員です。
単に情報提供を行う場合には、協議ではなく、次に述べる決定後通知を行います。

 

決定後通知

決定後通知とは、意思決定は行わないが、その事案に関係を有する者に対し、情報提供として決定後の起案文書を閲覧させる行為をいいます。
審議、審査、協議とは異なり、決定者に対して意見をいうのでではなく、情報提供を受けるだけです。
したがって、その事案についてYES/NOの判断を行うわけでなく、情報提供を行う者に対しては、協議ではなく、決定後通知を行います。

 

供覧

供覧とは、意思決定を伴わない行政文書を組織内において閲覧に供するため回付することをいいます。
つまり、収受登録した文書や自ら作成した報告文書、資料などを、対象者を特定して見せることです。

 

資料文書

資料文書とは、行政文書のうち、起案文書及び収受文書を除いたものをいいます。
例えば、管理組織外から取得した文書のうち、送付元やあて先等を管理する必要がない文書、自分が職務上作成した文書などがこれに当たります。
資料文書は、登録をして管理します。

 

文書管理システム

文書管理システムとは、電子計算機（演算装置、制御装置、記憶装置及び入力装置からなる電子情報処理装置をいう。）を利用して行政文書の収受、起案、決定、保存、廃棄等の事務の処理及び行政文書に係る情報の総合的な管理を行う情報処理システムをいいます。
文書管理規則等においては、行政文書は文書管理システムに登録して管理することを原則としている場合が多いです。

 

電子署名

電子署名とは、電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる方法について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいいます。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

 

総合行政ネットワーク文書

総合行政ネットワーク（以下「LGWAN」（Local Government Wide Area Network）といいます。）は、地方公共団体を相互に接続する行政専用のネットワークです。
このネットワークを使用した電子文書交換システムにより交換される電磁的記録を総合行政ネットワーク文書といいます。

 

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