情報公開制度に関する文書管理方法、情報提供、他制度との調整、公表

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情報公開制度に関する文書管理方法、情報提供、他制度との調整、公表

(行政文書の管理)
実施機関は、情報公開制度を適正に資するため、行政文書を適正に管理しなくてはなりません。
また行政文書の分類、作成、保存及び廃棄など管理に関する必要な事項についても定めておく必要があります。

 

(開示請求をしようとする者に対する情報の提供等)
実施機関は、住民が的確に開示請求をすることができるよう、保有する行政文書の情報の提供や、利便を考えた適切な措置をする必要があります。

 

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解釈・運用
1 保有する行政文書の件名を記載した一覧の提供等が考えられます。
具体的には、文書規程に定める文書分類表及び文書登録簿を利用することとなります。文書分類表及び文書登録簿は、請求者の求めに応じて、いつでも閲覧に供することができるようにしておきます。また、文書分類表及び文書登録簿の作成にあたっても、請求者の利用に供することを前提に、検索が容易で利用しやすいものを作成するようにしなければなりません。

 

2 情報公開条例の内容や公開請求の方法等について請求者にわかりやすく説明を行うほか、行政文書開示制度によらず情報提供が可能な場合には、積極的にその方法によって、情報を提供していくことなどが考えられます。

 

3 一般に請求者にとっては、行政文書の件名や所在は、判りづらいものがあります。情報公開制度の円滑な運用のためには、この行政文書の件名や所在情報の検索を容易にする必要があります。現行制度においては、文書分類表や文書登録簿を利用して行いますが、今後は、情報技術の進展にあわせ、請求者にとってより利用のしやすい行政文書検索システムの構築を考えていきます。

 

(他の制度との調整等)
他の法令等の規定により、行政文書の閲覧若しくは縦覧又は行政文書の謄本、抄本その他の写しの交付の手続が定められている場合においては、情報公開条例は適用しません。
また図書等を一般の利用に供する施設において閲覧に供し、又は貸し出すことを目的とした行政文書については、適用しません。

 

解釈・運用
1 行政文書の閲覧若しくは縦覧又は謄本、抄本その他の写しの交付に関する手続が、法令又は他の条例に規定されている場合における条例と当該法令又は他の条例との適用関係について定めたものです。法令等が閲覧等の対象者、方法、期間又は範囲を定めている場合は、その限りにおいて、行政文書の開示をしないこととしたものです。

 

2 市の図書館等の施設において、閲覧又は貸出をすることを目的として管理されている行政文書について、行政文書の開示をしないことを定めたものです。
⑴ 市の図書館等において、一般の閲覧に供し、又は貸し出すことを目的として収集、整理及び保存されている図書、資料類は、当該施設の管理規程等の定めに従った閲覧等によることとし、行政文書の開示をしません。
⑵ 本項が適用になる施設とは、図書、資料、刊行物等を一般の閲覧に供し、又は貸し出すことを事務事業として行っている施設をいい、公の施設であるか否かを問いません。

 

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3 法令又は他の条例との適用関係
法令又は他の条例の規定により、行政文書の閲覧等の手続、対象者、期間等が限定的に定められている次のような場合は、本条例が適用されることとなります。
⑴ 法令又は他の条例が閲覧又は縦覧の手続についてのみ定めている場合において、行政文書の開示のうちの写しの交付の請求があったとき。
⑵ 法令又は他の条例が対象者を限定している場合において、当該対象者以外のものから行政文書の開示の請求があったとき。
⑶ 法令又は他の条例が閲覧等の期間を限定している場合において、当該期間外に行政文書の開示の請求があったとき。
⑷ 法令又は他の条例が閲覧等の対象文書の範囲を限定している場合において、当該文書以外に対する行政文書の開示の請求があったとき。

 

4 市の図書館等で閲覧等をすることができる行政文書の取扱い
条例上の行政文書に該当するものであっても、市の図書館等の施設で閲覧及び貸出に供されているものについては、行政文書の開示をしませんので、開示請求があった場合、当該図書館等の施設で閲覧等が可能である旨の教示をするものとします。

 

(実施状況の公表)
首長は、毎年度、各実施機関の行政文書の開示等についての実施状況を取りまとめ、公表しなければなりません。

 

解釈・運用
1 実施状況の公表
市長は、毎年1回、各実施機関における行政文書の開示請求件数、行政文書の開示決定等件数などについての実施状況をとりまとめ、市役所の門前掲示場に掲示するほか、総務課において市民等の閲覧に供します。

 

2 実施状況の公表事項は、次のとおりとします。
ア 行政文書の開示の請求件数
イ 行政文書の開示決定件数(一部開示決定の場合を含む。)
ウ 行政文書の不開示決定件数
エ 不服申立ての件数及び処理経過
オ その他総務課長が定める事項

 

3 実施状況の公表の方法については、現行は1の方法を原則としますが、情報化の進展に伴い、インターネットの利用その他の方法により、市民等のアクセスしやすい方法によって行うよう努めます。

 

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