自己情報開示決定後の手続きと写しの提供方法

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自己情報開示決定後の手続きと写しの提供方法

(決定後の手続)
実施機関は、自己情報の開示、訂正、削除又は利用中止の請求に応じることと決定したときは、速やかに当該請求に応じなければなりません。
自己情報の開示は、当該自己情報の閲覧、写しの交付その他規則等で定める方法により行います。
訂正、削除又は利用中止の請求に応じたときは、実施機関は、その旨を当該自己情報の外部提供を受けているものに対し、通知しなければなりません。

 

【説明】
1 実施機関は、自己情報の開示の請求に応じることと決定したときは、適切な方法により、速やかにこれを行います。
訂正、削除、利用中止の決定をしたときは、速やかに当該個人情報を訂正し、削除し、利用を中止します。
また、当該個人情報の目的外利用をさせているときは、この措置を行った旨、目的外利用を行っている業務の所管課に通知し、訂正等を求めます。
2 (1) 自己情報の開示は、次の方法により行うものとします。
① 文書、図画又は写真については、閲覧又は写しの交付
② フィルムについては視聴。ただし、マイクロフィルムについては視聴及び写しの交付(印刷物として出力したものの交付)
③ 電磁的記録
ア ビデオテ-プ及び録音テ-プについては視聴
イ その他の電磁的記録については、当該電磁的記録を出力したものの閲覧又は交付を基本的な開示の方法としつつ、当該電磁的記録をディスプレイに出力したものの視聴又は電磁的記録媒体に複写したものの交付が容易である場合は、当該電磁的記録の視聴又は写しの交付により行うことができるものとします。
(2) 自己情報の開示は、各課において「自己情報開示可否決定通知書」で通知した日時及び場所で、関係職員立会いのもとに行います。
(3) 自己情報の閲覧をする者は、当該自己情報の記録を丁寧に取り扱い、汚損、破損又は抜取りをしてはなりません。これに違反した者又は違反するおそれがあると認められる者には、閲覧を中止させ、又は禁止することができます。
(4) 自己情報の開示は、当該自己情報の記録の原本によることが原則ですが、当該原本が汚損のおそれがあるときは、原本の写しを閲覧させることができます。

 

3 実施機関は、自己情報の訂正、削除及び利用中止の請求に応じる決定をした場合に、当該個人情報を外部提供しているときは、その外部提供先に、決定した内容について通知しなければなりません。

 

【運用】
1 訂正、削除又は利用中止の処理方法
(1) 記録媒体の性質又は記録内容によって、適切な方法により訂正又は削除の処理をします。
なお、当該訂正、削除又は利用中止をすることによって、個人情報業務登録票や、目的外利用記録票等の訂正等が必要な場合は、所定の手続を取る必要があります。
(2) 削除又は利用中止の請求に応じることは、条例に反する収集や利用をしていたという事実を認めることです。
実施機関は、請求者の個人情報については、決定によって速やかに削除し、利用を中止する義務を負いますが、同様の方法で収集や利用をしていた個人情報が請求者以外にもあることが考えられますので、請求者以外の個人情報についても、条例の趣旨にのっとり、請求者と同様に取り扱うよう努めなければなりません。

 

2 自己情報の開示手続
(1) 請求者に通知書の提示を求め、内容を確認し、来庁者が請求者本人又は代理人であることを確認して、開示します。
(2) 写しを交付する場合は、請求者に必要とする箇所及び写しの枚数を確認し、写しの作成に要する費用を伝え、費用を納付された後に交付します。
(3) 請求者が指定の日時に来庁しなかった場合は、請求者と連絡をとり、別の日時を定めて開示を行います。
(4) 写しの費用の金額等を徴収します。
(5) 写しの交付の部数は、施行規則で次のように定めています。

 

3 写しの交付の方法
開示の方法は、具体的には次のとおりです。
(1) 閲覧の方法(電磁的記録を除きます。)
文書、図画及び写真については、原本又はその写しを指定の場所で閲覧に供することにより行います。自己情報の一部を閲覧に供する場合は、あらかじめ当該自己情報の写しを作成し、開示することができない部分を削除した状態で閲覧に供する等の方法により行います。
(2) フィルム、録音テープ及びビデオテープの視聴の方法
それぞれ映写機、再生機器等の通常の用法により行います。自己情報の一部を視聴に供する場合は、視聴に供することができる部分から不開示情報に係る部分を容易に住分して除くことができ、かつ、不開示情報に係る部分を除くことにより請求の趣旨が損なわれることがないと認めるときに、当該部分を除いて、自己情報を視聴に供することにより行います。
(3) 写しの交付の方法(電磁的記録を除きます。)
行政文書の写しの交付は、おおむね次の方法により行うものとします。
行政文書の一部の写しの交付を行うときは、交付をすることができる部分の写しを作成する等の方法により行うものとします。
① 文書、図画又は写真については、原則として乾式複写機(コピー機)により、当該文書、図画又は写真の写しを作成して、これを交付します。
② 開示請求に係る自己情報が多色刷りの場合は、請求者から申出があったときは、カラーコピー機により写しを作成し、これを交付することができるものとします。カラーコピー機による対応が困難な場合でも、外部委託によりカラーコピーを行い、その費用を徴収することができるも
のとします。ただし、この方法により実費を徴収することについて事前に請求者に説明し、了承を得るものとします。
③ 写しの作成は、原寸により行いますが、請求者から申出があったときは、複写作業に著しい支障を来さないと実施機関が認めた場合には、B5判、A4判、B4判又はA3判のいずれかの規格に拡大又は縮小して写しを作成し、交付することができることとします。ただし、複数ページの文書を合成して、一枚の写しを作成することはしません。
④ 請求者から申出があったときは、開示請求に係る自己情報を破損、又は汚損するおそれがないと実施機関が認めた場合に限り、用紙の両面に写しを作成し、交付することができることとします。
⑤ マイクロフィルムについては、用紙に印刷したものを交付します。
⑥ 請求者から申出があった場合は、写しの交付を郵送で行うことができます。
(4) 開示をする場合の注意事項
開示請求に係る自己情報に、不開示情報に係る部分がある場合は、当該部分を黒塗りに、開示請求に係る内容以外の情報が記載されている場合は、当該部分を白塗りにして枠で囲むなどの処理をした上で、開示することとします。
(5) 電磁的記録の閲覧の方法
電磁的記録については、紙に出力したものを指定の場所で閲覧に供することにより行う方法を原則とします。ただし、画面のハードコピー(画面に表示されている状態を、そのまま印刷する機能を用いて出力したものをいいます。以下同じ。)による閲覧は行いません。
(6) 電磁的記録の視聴の方法
電磁的記録に係る視聴について、容易に対応できるときは、ディスプレイに出力したものにより行うものとします。
(7) 電磁的記録の写しの交付の方法
① 電磁的記録に係る写しの交付の請求があったときは、原則として紙に出力したものを交付します。ただし、画面のハードコピーの交付は行いません。
② 写しの交付を行う場合において、各課において現有の機器で容易に対応できるときは、当該電磁的記録を光ディスク(ISO9660フォーマットの直径120mmのCD-R)又は磁気テープその他の電磁的記録媒体に複写したものを交付できることとします。
③ 請求を受け付けるときに、電磁的記録の写しの交付を電磁的媒体に複写することを請求者が希望した場合、各課において複写の可能な方法を教示し、開示の日時に、複写する媒体を持参してもらうよう説明します。
ただし、写しの交付用の媒体を各課で用意することが可能な場合は、請求者から実費を徴収して、当該媒体に複写する方法により行えるものとします。この場合の実費は、CD-R1枚は、100円として徴収します。
④ データを複写する場合、ファイル形式等は、変更しないものとします。
⑤ 録音テープ又はビデオテープに準じる動画又は音声が記録されているものについては、視聴に限るものとします。
(8) 電磁的記録の一部開示の取扱い
① 紙に出力して開示するものについては、紙文書と同様の処理を行います。ただし、処理の過程において、次の②又は③の方法が事務処理上効率的である場合には、その方法によることができるものとします。
② データで開示するものについては、不開示となる部分を記号等に置き換える処理を行います。
③ データベース等置換処理が困難なデータについては、不開示とするデータ項目を削除又は出力しないこととしたうえで、ファイルレイアウト等によりデータの存在を示し、当該項目について不開示とする旨を付記します。
④ 置換又は削除処理をすることにより、開示するデータの内容が変更される(関数、乗率、係数等でその後の計算がエラーとなるようなデータ等)場合は、紙による一部開示で対応します。
⑤ 開示の請求があらかじめ見込まれるような保有個人情報については、あらかじめ不開示条項を除いた台帳等を作成し、閲覧や写しの交付に利用するよう努めます。このようなものについては、条例例による自己情報開示請求によらず、受付簿等を作成し、当該業務上の取扱いで処理することとします。なお、この場合であっても、本人確認は厳格に行う必要があります。
(9) 業務用システムの取扱い
① 汎用機等を利用した業務用システムのデータの開示については、原則として上記(5)、(7)又は(8)によるものとします。なお、媒体への複写に際し、特別の処理を必要とする場合には、当該特別の処理に要する費用を実費として徴収することとします。
② 特別の処理とは、他の媒体へ複写するために必要な処理であって、当該システムにおける通常の業務として行わないものをいいます。ただし、当該特別の処理が、データの一部を不開示とする処理のみである場合を除きます。
③ 処理の方法や費用の額、徴収方法について、各主管課は情報課及び総務課に協議します。

 

4 郵送による写しの交付の手続
(1) 郵送による写しの交付の手続
郵送により写しの交付を行う場合には、写しの作成費用と郵送に要する切手代を伝え、開示請求者から現金書留又は郵便為替(普通為替、定額小為替)により当該写しの作成費用及び郵送に要する切手の送付を受けた後、領収書と対象自己情報の写しを郵送します。
(2) 返送の催告等
郵送による写しの交付を希望し、相当の期間内に写しの作成費用と郵送に要する切手の送付がない場合は、相当の期間を定め、開示請求者に送付の催告を行います(開示請求者がこの催告に応じない場合は、書面により開示の日時及び場所を指定して再度催告を行います。)。
(3) 郵送による場合の留意事項
開示請求時に、すでに請求者の本人確認は行っていますが、開示する情報は全て個人情報ですので、写しの交付の送付先について誤りがないか必ず確認を行います。

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