行政文書開示決定等の回答期限と期限延長の処理

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行政文書開示決定等の回答期限と期限延長の処理

開示決定等は、開示請求があった日の翌日から起算して14日以内にしなければいけません。
ただし、補正を求めた場合には、補正に要した日数は、当該期間にカウントしません
また実施機関は、事務処理上の困難の正当な理由があるときは、開示請求があった日の翌日から起算して60日以内に開示決定等
をすることができます。
この場合、実施機関は、開示請求者に対して、その期間と理由を書面により通知しなければいけません。

 

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解釈・運用
1 「事務処理上の困難その他正当な理由があるとき」とは、実施機関が、開示請求に対して、開示請求のあった日から14日以内に開示決定等をするよう誠実に努力しても、当該期間内に開示決定等をすることができないおおむね次のような場合をいいます。

 

⑴ 一度に多くの種類の開示請求があり、開示請求に係る行政文書を短期間に検索することが困難であるとき、又は開示請求のあった行政文書の内容が複雑で、短期間に開示決定等をすることが困難であるとき。

 

⑵ 開示請求があった行政文書に自治体以外のものに関する情報が記録されているため、自治体以外のものの意見を聴く必要があり、短期間に開示決定等をすることが困難であるとき。

 

⑶ 天災等の発生や一時的な業務量の増大等のため、短期間に開示決定等をすることが困難であるとき。

 

⑷ 年末年始等執務を行わない期間があるときその他の合理的な理由により、期間内に開示決定等をすることが困難であるとき。

 

2 「60日を限度としてその期間を延長することができる」とは、やむを得ない理由により、14日以内に開示決定等をすることができないときは、開示請求があった日から60日以内に開示決定等をしなければいけません。
なお、この期間延長は、原則として、再度行うことはできません。

 

3 決定期間の延長の処理方法
開示請求があった日から14日以内に開示決定等をすることができないときは、開示請求があった日から14日以内に当該期間を延長する旨の決定をし、開示請求者に対し、速やかに行政文書開示決定期間延長通知書によりその旨を通知します。なお、延長後の決定期間は、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定します。また、「延長の理由」欄には、延長する理由をできるだけ具体的に記入するものとします。

 

開示決定等の期限の特例
開示請求に係る行政文書が大量で、60日以内に開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、実施機関は、開示請求に係る行政文書のうちの相当の部分につき当該期間内に開示決定等をし、残りの行政文書については相当の期間内に開示決定等をすれば足りるという特例があります。この場合、実施機関は、開示請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知しなければいけません。
⑴ 適用する旨及びその理由
⑵ 残りの行政文書について開示決定等をする期限

 

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解釈・運用
1 「開示請求に係る行政文書が著しく大量である」とは、開示請求を処理する課において、開示決定等に関する事務を60日以内に処理しようとすると、当該部署の通常事務の遂行に著しい支障が生ずる程の量をいいます。

 

2 「事務の遂行に著しい支障が生ずる」とは、通常生ずる支障の程度を超えた、業務上看過しえない支障をいいます。

 

3 「相当の部分」とは、開示請求に係る行政文書について、開示決定等を分割して行うことを認めた趣旨に照らし、実施機関が60日
以内に努力して処理することができる部分であって、開示請求者の要求をある程度満たすまとまりのある部分をいいます。

 

4 「相当の期間」とは、残りの行政文書について、実施機関が処理するために必要な合理的期間をいいます。

 

5 「本条を適用する旨及びその理由」には、開示請求に係る行政文書が著しく大量であること、開示請求があった日から60日以内にそのすべてについて開示決定等をすることが、通常の行政事務の遂行に著しい支障を及ぼすことを具体的に記載するものとします。

 

6 特例を適用する場合の手続
⑴ 開示決定等の期間を延長する場合( 開示請求に係る行政文書が著しく大量である場合) 開示請求に係る行政文書が著しく大量であるため、開示請求があった日から60日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の適正な遂行に著しい支障が生ずるおそれがあると判明したときは、通知した期間内に条例を適用する旨の決定をし、開示請求者に対して、開示決定等期間特例延長通知書により、開示請求に係る行政文書のうちの相当の部分につき開示決定等をする期間、残りの行政文書について開示決定等をする期限及び本項を適用する理由等を通知します。
その場合、本項を適用する理由は、できるだけ具体的に記入します。
特例を適用する場合は、延長の理由等について、総務課長に協議するものとします。

 

⑵ 相当の部分につき、開示決定を行い、その旨を通知します。その際には、開示決定等の通知書の備考欄に、相当部分のみの開示決定である旨を明記します。

 

⑶ 残りの行政文書について、開示決定を行います。

 

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