公文書における句読点の使い方

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公文書における句読点の使い方

句点(。)及び読点(、)については、日本語の表記のうえでも基本的なルールが定まっていません。
特に読点については、ルール化は難しい状況にあります。
読点は、あくまで読みやすい文を作るためのものです。
同じ語句であっても、全体の文章の長短によって、読点を打ったり打たなかったりすることもあります。
公用文における最小限の基本原則については、次のとおりです。

 

句点(。)のルール
公用文における句点のルールは、次のとおりです。

 

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ア 文末には原則として「。」を打ちます。
イ 表彰文と証書には「。」を打たず、「。」を使うべき箇所を1字分空白にします。
ウ 題名、件名や標語を掲げる場合には、「。」を打ちません。
例 実務研修会の開催について(通知)
エ 括弧やかぎ括弧の中でも、文の切れ目には必ず「。」を打ちます。
例 ・・・するものとします(ただし、例外の場合を除きます。)。
「・・・報告しなければならない。」という規定により・・・
オ 文末が「〜こと」「〜とき」のときは「。」を打ちます。
カ 文末が体言(名詞)又は「〜もの」のときは、「。」を打ちません。ただし、次の場合は例外です。
(ア) その後に、更に文章が続く場合
例 前条の規定に違反した者。ただし、・・・を除きます。
(イ) ()の中で体言止めに続いて文がくるとき
例 建物の区分所有等に関する法律(昭和37年法律第69号。以下「区分所有法」という。)第1条の規定に基づき・・・
(ウ) 一連の文章中で、文飾のために体言止めにしているような場合
例 どこまでも続く青い空。そして海。

 

読点(、)のルール
読点については、前述のとおり絶対のルールというものはありません。
次に示すのは、公用文について一般に使われているルールですが、文全体を見て、読みやすくするためには例外も許容されます。
また、横書きの場合には「、」ではなく「,」(カンマ)を使うのが原則とされていますが、一般には「、」が使われています。
ア 単文(「主語+述語」が1箇所しかない文をいいます。)の主題の後には、「、」を打ちます。
また、主題を表す助詞のついた文節など主語に準ずる場合(「〜については」等)も同様です。
例 この条例は、公布の日から施行する。
イ 主語の後でも、叙述が簡単で打たなくても分かる場合や、重文(「主語+述語」が2箇所以上ある文をいいます。)など打たない方が文の構造がはっきりする場合は、「、」を打ちません。
例 夏は暑い。
彼は、身長は180センチメートル、体重は90キログラムあります。
ウ 名詞を列挙する場合には「、」を打ちます。
ただし、「及び、又は」などの接続詞や、「と、や、か」などの助詞を使って名詞を並列する場合には、「、」は打ちません
例 航空機、船舶、電車、自動車などの交通機関
都道府県及び市区町村
エ 動詞の連用形(「〜し」等)の後には「、」を打ちます。
ただし、「〜して」などのように用言がつくときには「、」を打ちません。

例 諸般の事情を勘案し、最終決定を行う。
諸般の事情を勘案して最終決定を行う。
オ 文の始めに置く接続詞や副詞の後には「、」を打ちます。
例 したがって、この件は・・・
しかし、それには賛成できない。
カ 限定、条件などを表す語句の後には、「、」を打ちます。
例 平成3年3月31日までに生まれた者で、中学校を卒業したもの
キ 縦書きの文で、けたを示す符号として使います。
ク 表彰文と証書には「、」は打ちません。
ケ その他、読み違いや読みにくさを避けるために必要な場合には「、」を打ちます。
例 ここで、はきものを脱いでください。

 

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その他の符号・記号のルール
(1) 一般に使用される符号・記号
ア ・(なか点)
(ア) 事物の名称を列挙する場合に、名詞相互が密接不可分な場合などに使います。
例 委員長・委員 かつお・まぐろ漁業
(イ) 2語以上からなる外来語、外国の地名・人名を書き表す場合に、語の切れ目を示すために使われます。
例 アダム・スミス ファイリング・システム
イ ,(カンマ)
アラビア数字で数を表す場合に,けたを示すために使います。また、横書きの文で読点として使われます。
例 1,000,000円
ウ .(ドット)
アラビア数字で数を表す場合に、小数点として使います。
例 67.5キログラム
エ ( )(括弧)
注記をする場合に使います。
注記の中で更に注記をする場合にも、更に括弧を使います。

一つの文に注記を付ける場合には、その文の句点の前に注記を付けます。
段落の全体や文章の全体など二つ以上の文に注記をつける場合は、注記はすぐ前の文の句点の後に付けます。
しかし、括弧を使いすぎると文章が分かりにくくなりますので、できるだけ使わないで済むような工夫をします。
例 文書係に引き継ぎます(ただし、○○は引き継ぎません。)。
・・・を調査します。調査後は結果を公表します。(調査は毎年1回実施します。)
オ 「 」(かぎ括弧)
引用する語句などのように、事物の名称や語句を示すために使います。
カ 々(繰り返し符号)
漢字1字の繰り返しの場合に使います。ただし、同じ漢字が続く場合でも、前の漢字と後の漢字が違った語句に属するものとして使われているときには、使いません。
例 人々 年々 日々
民主主義 学生生活 審査会会長
(2) 一般には使用されない符号
次に例示する符号は、できるだけ使わないようにします。
ただし、これらを使うことによって公用文がより理解できるようになる場合などは、使うことができます。
なお、これら以外の符号を使うときは、文中で凡例によりその意味を明らかにします。
ア 『 』(二重かぎ括弧)

かぎ括弧の中で更に明示する必要のある事物の名称や語句を示すために使います。
イ 〔 〕(かく型括弧)
ウ { }(くくり型括弧)
語句の説明や言い換えをする場合に使います。
エ 〜(波型)
表の中などで、「・・・から・・・まで」という意味を示す場合に使います
オ −(ハイフン)
カ →(矢印)
ク くくり
ケ 〃(繰り返し符号)
コ ※(米印)

 

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