行政文書の開示の実施に伴う事務および注意点

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行政文書の開示の実施に伴う事務および注意点

行政文書の種類別の開示の方法は、次のとおりです。
⑴ 文書、図画又は写真については閲覧又は写しの交付
⑵ フィルムについては視聴。ただしマイクロフィルムについては視聴及び写しの交付(印刷物として出力したものの交付)
⑶ 電磁的記録
ア ビデオテ-プ及び録音テ-プについては視聴
イ その他の電磁的記録については、当該電磁的記録を印刷物として出力したものの閲覧又は交付を基本的な開示の方法としつつ、当該電磁的記録をディスプレイに出力したものの視聴又は電磁的記録媒体に複写したものの交付が容易である場合は、当該電磁的記録の視聴又は写しの交付により行うことができるものとします。

 

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行政文書の形態若しくは形状から行政文書が破損され、又は汚損されるおそれがあるときは、実施機関は、行政文書の閲覧又は視聴を中止させ、又は禁止することができます。
行政文書の一部を開示するとき、常用の行政文書を開示することにより日常の業務に支障を生ずるときその他正当と認められるときも同様です。

 

解釈・運用
1 行政文書の開示方法
⑴ 閲覧の方法(電磁的記録を除く。)
文書、図画、写真については、これらの原本又はその写しを指定の場所で閲覧に供することにより行うものとします。行政文書の一部を閲覧に供する場合は、あらかじめ当該行政文書の写しを作成し、開示することができない部分を削除した状態で閲覧に供する等の方法により行うものとします。

 

⑵ フィルム、録音テープ及びビデオテープの視聴の方法
それぞれ映写機、再生機器等の通常の用法により行うものとします。行政文書の一部を視聴に供する場合は、視聴に供することができる部分から不開示情報に係る部分を容易に区分して除くことができ、かつ、不開示情報に係る部分を区分して除くことにより開示請求の趣旨が損なわれることがないと認めるときに、不開示情報に係る部分を除いて、当該行政文書を視聴に供することにより行うものとします。

 

⑶ 写しの交付の方法(電磁的記録を除く。)
行政文書の写しの交付は、おおむね次の方法により行うものとします。
行政文書の一部の写しの交付を行うときは、交付をすることができる部分の写しを作成する等の方法により行うものとします。
ア 文書、図画又は写真については、原則として乾式複写機(コピー機)により、当該文書、図画又は写真の写しを作成して、これを交付します。
イ 開示請求に係る行政文書が多色刷りの場合にあっては、開示請求者から申出があったときは、多色刷りに対応した複写機(カラーコピー機)により当該行政文書の写しを作成して、これを交付することができるものとします。カラーコピー機による対応が困難な場合でも、外部委託によりカラーコピーを行い、その費用を徴収することができるものとします。ただし、この方法によることを、事前に請求者に説明し、了承を得るものとします。
ウ 写しの作成は、対象行政文書の原寸により行うものですが、開示請求者から申出があったときは、複写作業に著しい支障を来さないと実施機関が認めた場合には、B5判、A4判、B4判又はA3判のいずれかの規格に拡大又は縮小することにより写しを作成し、交付することができることします。ただし、複数ページの文書を合成して、一枚の写しを作成することはしません。
エ 開示請求者から申出があったときは、開示請求に係る行政文書を破損、又は汚損するおそれがないと実施機関が認めた場合に限り、用紙の両面に写しを作成し、交付することができることとします。
オ マイクロフィルムについては、用紙に印刷したものを交付します。
カ 開示請求者から申出があった場合は、写しの交付を郵送で行うことができることとします。

 

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⑷ 開示をする場合の注意事項
開示請求に係る行政文書に、不開示情報に係る部分がある場合は、当該部分を黒塗りに、開示請求に係る内容以外の情報が記載されている場合は、当該部分を白塗りにして枠で囲むなどの処理をした上で、開示することとします。

 

⑸ 電磁的記録の閲覧の方法
電磁的記録については、紙に出力したものを指定の場所で閲覧に供することにより行う方法を原則とします。ただし、画面のハードコピー(画面に表示されている状態を、そのまま印刷する機能を用いて出力したものをいう。以下同じ。)による閲覧は行いません。

 

⑹ 電磁的記録の視聴の方法
電磁的記録に係る視聴について、パーソナルコンピュータ又はワードプロセッサのファイルであって容易に対応できるときは、ディスプレイに出力したものにより行うものとします。

 

⑺ 電磁的記録の写しの交付の方法
ア 電磁的記録に係る写しの交付の請求があったときは、原則として紙に出力したものを交付します。ただし、画面のハードコピーの交付は行いません。
イ 写しの交付を行う場合において、各課において現有の機器等で容易に対応できるときは、当該電磁的記録をフロッピーディスク(3.5インチ) 、光ディスク(ISO9660フォーマットの直径120mmのCD-R)又は磁気テープ等その他の電磁的記録媒体に複写したものを交付できることとします。
ウ 請求を受け付けるときに、電磁的記録の写しの交付を電磁的媒体に複写することを請求者が希望した場合、各課において、複写の可能な方法を教示し、開示の日時に、複写する媒体を持参することを説明します。ただし、フロッピーディスクについては、総務課に情報公開の写し交付用の媒体を常備しておきますので、請求者が媒体を持参しなくても可能なものとします。主管課は、必要ならば総務課に申し出ます。この場合の費用は、フロッピーディスク1枚100円として、徴収します。
エ データを複写する場合、ファイル形式等は、変更しないものとします。ただし、容易に対応できる場合には、開示請求者の指定する形式等に変換し、別途情報提供することができることとします。( 例 MS-WORDで作成した文書のテキスト文書への変換、MS-EXELで作成した文書のCSVへの変換等)
しかし、これは、正式な行政文書の写しではなく、あくまでも請求者の便宜を図って、情報提供したものであることを説明してください。
オ 録音テープ又はビデオテープに準じる動画又は音声が記録されているものについては、視聴に限るものとします。

 

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⑻ 電磁的記録の一部開示の取扱い
ア 紙に出力して開示するものについては、紙の文書と同様の処理を行います。ただし、処理の過程において、次のイ又はウの方法によることが事務処理上効率的であると認められるものについては、その方法によることができるものとします。
イ データで開示するものについては、不開示となる部分を記号等に置換する処理を行います。
ウ データベース等置換処理が困難なデータについては、不開示とするデータ項目を削除又は出力しないこととしたうえで、ファイルレイアウト等によりデータの存在を示し、当該項目について不開示とする旨を付記します。
エ 置換又は削除処理をすることにより、開示するデータの内容が変更される(関数、乗率、係数等でその後の計算がエラーとなるようなデータ等)場合は、紙による一部開示で対応します。
オ 情報公開請求があらかじめ見込まれるような台帳類については、あらかじめ不開示条項を除いた「情報公開用台帳」を作成し、閲覧や写しの交付に利用するよう努めます。このようなものについては、行政文書開示請求によらず、情報公開受付簿による情報提供によって処理します。

 

⑼ 業務用システムの取扱い
ア 汎用機等を利用した業務用システムのデータの開示については、原則として前記⑸、⑺及び⑻によるものとします。なお、媒体への複写に際し、特別の処理を必要とする場合には、当該特別の処理に要する費用を実費として徴収することとします。
イ 特別の処理とは、他の媒体へ複写するために必要な処理であって、当該システムにおける通常の業務として行わないものをいいます。ただし、当該特別の処理が、データの一部を不開示とする処理のみである場合を除きます。
ウ 処理の方法や費用の額、徴収方法については、主管課は総務課に協議します。

 

2 行政文書の開示事務
⑴ 日時及び場所
行政文書の開示は、あらかじめ開示決定通知書又は一部開示決定通知書により指定した日時及び場所で行うものとします。

 

⑵ 主管課職員の立会い
行政文書の開示をするときは、原則として主管課の職員が立ち会います。

 

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⑶ 開示決定通知書又は一部開示決定通知書の提示
行政文書の開示をする際は、開示請求者に対し、開示決定通知書又は一部開示決定通知書を提示するよう求め、次のことを確認します。
ア 開示決定通知書又は一部開示決定通知書に記載された行政文書と行政文書の開示を受けようとする行政文書とが一致すること
イ 行政文書の開示の方法
ウ 写しの交付を行う場合はその数量及び写しの作成箇所等
エ 代理人の場合は、代理人であることを証明する書類

 

⑷ 写しの交付費用の納入(閲覧及び視聴のみの場合は除く。)
上記⑶の確認の後、写しの交付を行う場合は、写しの作成費用の金額を告知し、現金による納入を求めた後、領収書を交付します。

 

⑸ 行政文書の開示
行政文書の開示は、写しの作成費用を納入した後に行います(写しの交付を行う場合のみ。)。

 

⑹ 開示に当たっての注意事項
行政文書の開示を受ける者が、当該行政文書を汚損し、若しくは破損し、又はその内容を損傷するおそれがあるときは、当該行政文書の閲覧又は視聴の中止を命ずることができます。

 

⑺ 指定日時以外の行政文書の開示
開示請求者が開示決定通知書又は一部開示決定通知書により指定した日時に来庁しなかった場合は、開示請求者と調整のうえ改めて日時を指定します。

 

3 郵送による写しの交付事務
⑴ 郵送による写しの交付の手続
郵送により写しの交付を行う場合には、写しの作成費用と郵送に要する切手代を伝え、開示請求者から現金書留により当該写しの作成費用及び郵送に要する切手の送付を受けた後、領収書と対象行政文書の写しを郵送します。

 

⑵ 返送の催告等
郵送による写しの交付を希望し、相当の期間内に現金書留による写しの作成費用と郵送に要する切手の送付がない場合は、相当の期間を定め、開示請求者に送付の催告を行います(開示請求者がこの催告に応じない場合は、書面により開示の日時及び場所を指定して再度催告を行います。)。

 

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