資料登録とは|公文書の資料登録のやり方

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資料登録とは|公文書の資料登録のやり方

資料登録とは

資料登録とは、組織共用文書のうち、収受登録や起案の必要がない文書を登録して所在を管理することです。
収受登録も起案も行わないが保存管理を行うべき組織共用文書の扱いについては、明確なルールを決めておかなければ、行政文書の存在や保存場所が一元的に管理できず、行政文書開示請求に対しても適切に対応することができません。
収受登録も起案も行わなくても、こういった文書については、行政文書として適正に記録管理、所在管理をする必要があるため、資料登録という形で管理を行います。
電子文書であっても紙文書であっても資料登録を行いますが、電子文書の場合にはその文書本体も文書管理システムに取り込んで管理を行います。

 

資料登録の運用

資料登録は、文書管理システムに文書を登録することにより行います。
特別な事情により、文書管理システムに登録せずに管理する必要がある場合は、統括文書管理責任者に協議します。
資料登録は、各係で文書取扱責任者が行いますが、文書取扱責任者の指導のもとに他の職員が代行することができます。

 

資料登録の意義

行政文書として管理するものは、原則として文書管理システムに登録をして管理を行いますが、行政文書は収受文書や起案文書とは限りません。
管理組織(係)外から取得した文書のうち収受登録の必要がない文書、自分で作成した文書のうち起案の必要がない文書であっても、組織共用文書であれば、文書管理システムに資料登録を行い、その所在を管理する必要があります。

 

資料登録の対象文書

資料登録をする文書は、行政文書として管理する文書のうち、収受登録や起案の必要がない文書です。
管理組織(係)外から取得した文書のうち、送付元やあて先を管理する必要がある文書、その後それを元に起案する必要のある文書については、収受登録をする必要があります。
自分で作成した文書のうち、何らかの意思決定を行う場合には、起案をする必要があります。
資料登録を行うのは、そのどちらにも当てはまらない文書ということになります。

 

(1) 資料登録をしなければならない文書
ア 協定書など、行政文書としてその所在を管理する必要があるが、収受文書としては管理しないもの。
ただし、行政文書であっても、財務会計システムから出力される帳票などについては、文書1件ごとに登録する必要はないものとして除外されています。
こういった文書については、資料登録も必要ありません。

 

イ 会議における配布資料や参考資料、政府刊行物など、資料的な用途で所在管理する必要があるもの

 

ウ ヒアリング資料や議会答弁用資料など、各係で作成後に意思決定の手続は行わないが、各係で共用管理する必要があるもの

 

エ その他、収受登録や起案を行う必要のない文書のうち、組織共用文書として体系的に保存管理する必要があるもの

 

(2) 資料登録をしてもよい文書
全庁的に公開されているマニュアル、資料や手引類、又は、行政文書に当たらない図書などについては、(1)のように資料登録をしなければならないものではありません。
しかし、登録を行うことにより所在等を効率的に管理できるのであれば、資料登録を行ってください。

 

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紙で管理をする文書の扱い

紙で管理をする必要がある文書であっても、上記の資料登録をすべき文書に該当する場合は、下記の方法で文書管理システムに登録を行い、その目録情報を管理します。
ただし、紙で作成・取得した文書のうち、保存期間が0年の軽易な文書については、登録をする必要はありません。

 

資料登録の方法

資料登録すべき文書は、次の方法で文書管理システムに資料登録します。

 

電子で作成・取得した文書

電子で作成・取得した文書は、文書管理システムに添付文書として取り込み、資料登録を行います。

 

紙で作成・取得した文書

紙で作成・取得した文書であっても、簡易なもの(0年保存のもの)以外については、文書管理システムに登録して目録を管理します。
この場合においても、できる限りスキャナを利用して電子化したうえで、電子化文書を添付します。
電子化を行うかどうかの判断に当たっては、収受登録と同様、各業務において効率化の観点から検討が必要です。
その判断の基準は、収受登録の場合に準じます。
また、電子化をした場合に元となった紙文書を廃棄できるかどうかの基準も、収受登録と同様であり、原本の保存が必要、つまり後日法的な争いがあったときの証拠となる文書でなければ、元となった紙文書は廃棄することができます。
ただし、原本の保存が必要になるような文書は通常は収受登録を行いますので、資料文書はほとんどの場合において、元となった紙文書を廃棄することができます。

 

(1) 紙文書を登録したときは、資料登録票を打ち出し、対象となる文書に添付します。
(2) そのとき、20枚程度のものであれば、スキャナで読み込み、電子データを文書管理システムに登録します。
(3) 0年保存の簡易な文書については、システム上に登録をする必要はありません。文書の余白にフォルダ番号、資料登録日等の必要事項を記載し、フォルダに収納します。
(4) 会議資料など、元々紙で取得した場合であっても、電子文書が入手できるのであれば、後から入手した電子文書を取り込んでおいたほうが、その後の利便性が高まります。

 

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