紙の公文書の収納方法(バーチカルファイリングと収納グッズの使い方)

紙の公文書の収納方法(バーチカルファイリングと収納グッズの使い方)

紙文書の収納方法

1 バーチカルファイリング
バーチカルファイリングとは、ファイリング・システムにおける原則的な収納方法で、「垂直式整理法」という意味です。
文書は原則として、個別フォルダに挟み、キャビネット内に立てて管理を行います。
ただし、個別フォルダでは効率的に管理ができない場合には、簿冊やボックスファイルなど、個別フォルダ以外の形式で管理を行います。使用するファイル用品については、後述します。

 

2 上段と下段
事務室内のキャビネットには、原則として、当年度及び前年度の文書を保管します。
キャビネットの上段には現年度の文書を保管し、下段には前年度の文書を保管します。
ただし、前年度以前の文書であっても、常時参照する文書の場合は、キャビネットの上段に置きます。
これを「常用」といいます。

 

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3 引き出し内の収納
キャビネットの引き出しの中は、次のように整理します。
(1) 区分ガイド
同じ年度の中で、引き出し内の個別フォルダは、探しやすくするため、分類ごとに並べ、区分ガイドで区切ります。
区分ガイドは、個別フォルダを区切って探しやすくするための厚紙です。
基本的には「小分類」ごとに挿入しますが、各組織でのフォルダの量などにより単位は調整します。

 

(2) 見出し
キャビネットの引き出しに年度や分類名などを表示するためのラベルで、必要に応じて使用します。
通常は、中分類名や年度を表示します。

 

(3) 個別フォルダの順番
同じ年度内では、個別フォルダは原則として分類順に並べます。
同じ小分類の中では、順番に決まりはありません。
その時々で、組織の誰もが使いやすい順番に並べます。
例えば、事務処理の順番、よく使う順番などです。フォルダ番号順に並べる必要はありません。
フォルダ番号は、単にフォルダを特定するだけのものですので、収納管理において、この番号にこだわる必要はありません。
一つの小分類の中のフォルダ数が多くて探しづらい場合には、小分類のまとめ方が適切でない可能性があります。
もっと細かく分類できないか再検討してください。

 

4 バーチカルファイリング以外の形式で保管する場合
什器の形状により個別フォルダを立てて管理することができない場合や、文書の性質から簿冊にとじる等の方法で文書を管理する場合であっても、順番等については、上に準じます。

 

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ファイリング・システムに使用する用具

紙文書は、個別フォルダに収納し、区分ガイドで区分し、ファイリングキャビネットに保管するのが原則です。
ただし、統括文書管理責任者がファイリング・システムによることができないと認める文書については、他のもっとも適した方法により保存することができます。
変形や大量の帳票などが、これに当たります。

 

そのほかには、後述するような用具を使用して管理を行います。
しかし、これはあくまで紙の文書を管理するための方法です。
電子文書を管理する場合には、当然「用具」を使用して管理することはありません。
原則として、電子文書は、文書管理システムに登録することで管理します。

 

紙を保存するための保管用具が増えると、ただでさえ狭い事務スペースが圧迫されるだけでなく、美観も損ねられます。
また、施錠できない保管用具で管理することは、セキュリティ上も問題がある場合があります。
できるだけ紙の文書を減らし、電子的に管理できるよう、電子化を進める必要があります。

 

紙で管理をしなければならない場合でも、書庫に移したり、保管を外部の民間商用倉庫に委託することはできないか、不要文書がないか、保存期間は適切であるかなど、事務スペースに置く文書を削減するよう工夫しなければなりません。
また、セキュリティへの対応から、キャビネット等は原則として施錠管理ができるものである必要があります。

 

1 保管用具
(1) 保管用具配備の基準
事務事業の変更などがあった場合を除き、原則として保管用具の増設は行いません。
保管用具の選定に当たっては、(3)の保管用具の種類を参考にしますが、レイアウト、効率性、美観を考慮して、目的に合った機種を検討します。

 

(2) セキュリティ上の注意
秘密文書は他の文書と区別し、施錠のできる金庫やロッカーに保存します。

 

(3) 保管用具の種類
各自治体で広く使用している保管用具は次のとおりです。

 

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ア キャビネット
@ A4バーチカルファイリングキャビネット(4段)
ファイリングシステムにより管理する文書は、原則としてA4−4段キャビネットに保管します。

 

A A4バーチカルファイリングキャビネット(3段)
レイアウトの関係上、課と課の間や窓際に置く場合など、4段キャビネットでは見通しが悪くなる場合には、A4の3段キャビネットを使用します。

 

B 横型ファイリングキャビネット
スペースの関係で@、Aが置けないときには横型を使用します。

 

C B4−4段、B5−5段のバーチカルファイリングキャビネット
折りたためないB4判の文書や帳票、B5判の帳票やカードを大量に保管する場合において、統括文書管理責任者(総務課長)が必要と認めるものは、大きいサイズのキャビネットに保管することができます。

 

イ 保管庫と書棚
@ 保管庫
簿冊形式で管理する必要がある文書は、文書を縦に収納できる保管庫に収納します。
簿冊で保管をしなくなった場合には、ボックスファイルを使用することで通常の個別フォルダの収納に転用することもできます。

 

A 書棚
図書、資料の保管に適しています。
ボックスファイルを使用することで、通常の個別フォルダの収納に転用することもできます。

 

※ 脇机とサイド・キャビネット
脇机や机と同じ高さのA4−2段のサイド・キャビネットは、収納効率が低く、また机の脇に 置くことで文書の私物化につながりやすいものです。
したがって、原則として文書管理には使用しません。
現在使用している場合はできるだけ廃止し、新規の購入は行わないようにします。
ただし、機器類の台として使用する場合を除きます。

 

2 ファイル用品
文書は次の用品を使って、管理(分類整理・保管・保存・利用)します。
これらは文書係が購入して各係に配布します。

 

(1) ファイル用品配布の基準
文書管理に必要なファイル用品は文書係で配布しますが、これはあくまで文書管理に必要なものとして配布しているものです。
物品を入れたりするなど、文書管理以外の目的で使用する場合は、各課で購入します。
また、フォルダやボックスファイルなどは可能な限り再利用します。

 

(2) ファイル用品配布の時期
新年度の準備のため大量にファイル用品が必要となる年度末については、集中配布期間を決めて、課ごとに配布を行います。
時期や方法は自治体によります。
年度途中であっても、必要があれば随時配布しています。集中配布期間に「年度途中で足りなくなると困るから」という理由で必要以上に要求しないことが大切です。

 

(3) ファイル用品の種類
@ 個別フォルダ
原則としては個別フォルダに文書を保存します。
ミミの部分にフォルダラベル貼り、フォルダ名などを表示します。
収納する文書の厚さに合わせて「底」の部分を折り曲げます。
個別フォルダに文書を保存する場合には、文書をとじこんだりせず、文書1件ごとに取り出しができる形にします。

 

A フォルダラベル
個別フォルダのミミの部分に、フォルダ名や保存期間を表示するためのフォルダラベルを、文書管理システムにより出力して個別フォルダに貼ります。
フォルダラベルは基本的に指定の大きさしか使用できません。。

 

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B スティックファスナー
個別フォルダに文書を保存するときは、通常は、文書は綴じこみ ませんが、どうしても固定する必要がある場合には、スティックファスナーを使用して文書を留めます。
スティックファスナーは、溶解処分が行える材質のものを使用します。

 

C 区分ガイド
キャビネット内で個別フォルダを区分するために使用します。
通常は小分類ごとに区切りますが、個別フォルダの量などによっては、他の単位の区切りで使用してもかまいません。
ミミの中に、ガイドラベルを入れて使用します。

 

D ガイドラベル
区分ガイドのミミの中に差し込むための用紙です。小分類の名称(小分類以外の区切りで分けるときにはその名称)を記入します。

 

E 仕切り板
キャビネットの引き出しの中で、切り込みに差し込んで、個別フォルダが倒れないようにします。

 

F 見出し
ビニールの中に中分類の名称などを書いて、引出しの左側に貼ります。
マグネットシートなどで代用してもかまいません。

 

G 懸案フォルダ
懸案フォルダには、作業中の文書や未整理の資料などを収納します。
職員が仕掛り中の文書は、文書の個人持ちを防止するために懸案フォルダに収納し、個人のデスクではなく、キャビネットの所定の場所に保管しなければなりません。

 

H ボックスファイル
文書保存箱が入らない構造の文書庫・倉庫に、個別フォルダの文書を保存するときに使います。
ボックスファイルには、文書保存箱と同じように必要な情報を表示します。
また、引き出し式のキャビネットがない場合に、書棚形式の保管用具を代用して個別フォルダを収納する場合にも、ボックスファイルを使用します。

 

I フロッピー用フォルダ
電子文書は、通常、文書管理システムか、ファイルサーバに保管して管理するため、FDで管理をすることはありません。
電子文書を外部媒体で保存することは、セキュリティ上の面からも制限されています。
ただし、例外的にFDにより管理を行う必要がある場合には、フロッピー用フォルダを使用します。

 

J 文書保存箱
文書を書庫に収納する場合は、この箱に入れて管理します。
ふたが手前に開くので、箱を棚から下ろさなくても、中の文書を利用できます。
箱に収納したときに手前になる面には、所属年度、保存期間、管理担当係を記載した保存箱ラベルを貼ります。

 

統一した大きさの箱で管理を行わないと、書庫内の所在管理を正確に行うことができません。
文書を保存するに当たっては、必ず、指定の文書保存箱を使用してください。
ただし、指定の箱では保存できない形態の特定帳票を大量に管理する場合など、特に理由がある場合で、統括文書管理責任者が認めた場合には、指定以外の保存箱を使用することができます。

 

K その他のファイル用品
行政文書は、原則としては上記のファイル用品を使用して管理を行いますが、特殊な形式の帳票を管理する場合など、上記以外のファイル用品を使用する必要がある場合には、各業務の主管課で購入して使用します。
ただし、文書係が管理する文書庫への引継ぎを行う場合には、指定されたファイル用品を使用していなければなりません。
また、溶解処分を行う文書の中に金属類が含まれていると、処分ができなくなってしまいますので、混入しないように十分注意してください。

 

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