文書事務に関わる職員の役割と職責を解説します

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文書事務に関わる職員の役割と職責を解説します

行政文書の管理に関しては、文書管理事務に携わる職員について、それぞれ役割や責任が決められています。
それぞれの責任を認識し、適切な権限で処理を行うことが必要です。
自治体によって、呼び方が異なることがありますが、以下のように例示します。

 

統括文書管理責任者

統括文書管理責任者は、行政文書の管理に係る事務の統括を行います。
そして、総務部総務課長がこれを行います。
統括文書管理責任者の役割は、この規則の適正な運用を図るとともに、全庁の文書管理事務の調整を行い、各課への指導を行うことです。
具体的には、規則で定めるさまざまな例外的な取扱いについての決定や、その他自治体の文書事務の運用に関して必要な事項の決定及び全庁への周知を行います。

 

文書担当係

文書担当係は、統括文書管理責任者の指揮を受け、全庁の文書事務に係る事業を行います。
(1) 文書の受領、仕分け、配付、印刷及び郵送
本庁に到着した文書は、文書係が受領して処理します。

 

(2) 引継ぎを受けた行政文書の整理、収蔵及び廃棄並びに文書庫の管理
行政文書は、発生年度及びその翌年度は事務室で保管しますが、その後は原則として文書担当係が引継ぎを受け、文書担当係が管理する文書庫で管理します。
引継ぎを受けた文書は原則として文書担当係が管理し、保存期間が満了した文書は延長の申請がない限り文書担当係で廃棄を行います。

 

(3) 文書事務に関する基準の策定及び職員への指導並びに研修の実施
文書事務に関して必要な基準を策定し、適切な運用について指導を行います。
また、その基準等を含めて適切な文書事務の運用を職員に周知徹底するため、定期的に文書事務説明会及び文書管理システムの操作研修等を実施します。

 

(4) 文書管理システムの運用及び管理
行政文書の管理は、原則として文書管理システムに登録することにより行います。
文書管理システムの運用及び管理は、文書担当係が行います。

 

(5) 総合行政ネットワークシステムの電子文書交換システムの運用
LGWAN(総合行政ネットワーク)を利用した電子文書交換システムの運用は、文書交換便と同様文書担当係が行います。

 

(6) 文書事務の維持管理
文書担当係は、(1)から(5)に掲げる事業その他の事業を行うことにより、文書事務の正確性、簡易性、機能性、経済性及び効率性をより高めるよう維持管理していかなければなりません。
文書事務は、自治体全体で統一したルールのもと運用が行われなければ、文書事務への信頼を維持していくことはできません。
文書担当係は、その信頼の維持のため、各課が行う文書事務についてチェックを行い、改善の指導等を行っていく必要があります。
文書管理の改善を行っていくためにも必要な役割です。

 

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文書管理責任者

各課には、文書管理責任者を置き、課長がこの職務を行います。
文書管理責任者は課内の文書事務を総括し、適正かつ円滑に執行するための事務を行います。

 

(1) 行政文書分類基準表の決定
行政文書分類基準表は、文書管理責任者が決定します。

 

(2) 保存期間を満了した文書の廃棄又は保存期間延長の決定
保存期間を満了した文書を廃棄する場合には、文書管理責任者の承認が必要です。
また、あらかじめ設定された保存期間を超えて保存する必要がある場合は、文書管理責任者は保存期間延長の処理を行わなければなりません。

 

(3) 所属職員に対する文書事務の指導監督
その他、文書事務に関して、所属職員に対する指導監督を行います。

 

(4) (1)から(3)までに掲げるもののほか重要に属する文書事務
その他、文書取扱責任者の指名や行政文書等の持出しの許可など、課内の文書事務に関して重要な事項の決定を行います。

 

文書取扱主任

文書取扱主任は、総合行政ネットワーク文書の送信及び受信並びに電子署名に関する事務を行います。

 

文書取扱責任者及び文書担当者

各係には、文書取扱責任者と文書担当者を置きます。
双方とも、文書管理責任者が指名し、統括文書管理責任者に届け出ます。

 

(1) 文書取扱責任者
文書取扱責任者は、係長級職員の中から、文書管理責任者が指名します。
文書取扱責任者は、係の総括責任者として、文書事務に関する進行管理を行います。
また、係において扱うすべての起案文書は、文書取扱責任者が審査を行います。

 

(2) 文書担当者
文書担当者は、文書取扱責任者を補佐し、係の文書事務の実務を行います。
文書管理システムの利用においても、一般職員とは異なる権限を持ち、分類・フォルダの整理や分類基準表の作成、行政文書の廃棄等、係内における文書管理を適正に行うための実質的な作業を行います。
そのため、文書担当者は、原則としてその係の事務に精通した職員を指名するものとし、原則として新任職員を指名することはないようにします。

 

各係及び各職員の職務

(1) 各係の役割
文書管理は基本的には係単位で行います。
ただし、業務の運用上、組織規則上の係単位で文書事務を行うことが効率的でない場合で、統括文書管理責任者が認めた場合には、複数の係を、文書事務上の係とすることができます。
また、組織改正や事務分掌の変更に伴い、行政文書を管理する組織が変わる場合には、必ず所属換えの処理を行わなければなりません。
過去の文書であっても、必ずどこかが責任を持って管理しなければならないからです。

 

各係員は、文書取扱責任者の指示及び文書担当者の指導のもとに文書事務を行います。
また、文書管理システムが障害等により停止している場合や、統括文書管理責任者が特に認めた場合を除いては、文書管理システムを利用して文書事務を行います。

 

(2) 各職員の職務
各職員は、文書担当係の指導に従って文書事務を行わなければなりません。
また自治体によって定められた文書の運用規約に沿った事務を行わなければなりません。

 

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