行政文書の不開示決定をするときは理由付記が必要

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行政文書の不開示決定をするときは理由付記が必要

実施機関は、開示請求に係る行政文書の全部又は一部を開示しないときは、開示請求者に対し、当該各項に規定する書面で理由を示す必要があります。この場合、理由は適用するこの条例の規定、当該規定を適用する根拠が当該書面の記載自体から理解され得るものでなければいけません。
また実施機関は、開示請求に係る行政文書の全部又は一部が、期間の経過により不開示情報に該当しなくなるときは、その時期を記載しなければいけません。

 

解釈・運用
1 「開示請求に係る行政文書の全部又は一部を開示しないとき」には、開示請求に係る行政文書の全部又は一部を開示しない旨の決定をする場合のほか、不存在の決定及び存否応答拒否をする場合を含むものです。

 

2 不存在決定の理由としては、不作成、未取得、廃棄等があります。

 

3 存否応答拒否をする場合の理由は、当該開示請求に係る行政文書が仮に存在する場合、どの不開示条項に該当し、当該行政文書の存在等を明らかにすることがなぜ不開示情報を明らかにすることになるのかを示さなければなりません。

 

4 理由の付記は、開示請求を拒否する決定を適法にするための要件であり、理由を付記していない場合又は付記された理由が不十分な場合は、瑕疵ある行政処分となります。したがって、開示請求を拒否する処分を行う場合には、不開示の理由を明確に付記しなければなりません。

 

5 理由付記を義務付けたのは、決定権者の慎重かつ合理的な判断を確保するとともに、処分理由を相手方に知らせるためのものです。行政の説明責任を果たすためにも、請求者の納得がいくように、一般人の理解が容易であるように付記します。

 

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