公文書で使うべき文体と使ってはいけない文体

スポンサードリンク

公文書で使うべき文体と使ってはいけない文体

「です・ます」体と「である」体

公用文では、文書の性格やあて先によって「です・ます」体と「である」体を使い分けます。多くは「です・ます」体ですが、特に、あいまいな表現を避けて、その内容に疑義が生じないように明確に示す必要がある場合には、「である」体を使います。

 

文体の統一

同じ文書の中では、「です・ます」体と「である」体の混用は行いません。ただし、次の場合には、「です・ます」体の文章の一部を「である」体にすることができます。

 

(1) 文の途中を「です・ます」体にすると語感が不自然になる場合
私たちが目的としている(×しています)のは、住民の福祉を向上させることです。
(である体) (です・ます体)

 

(2) 文中に箇条書きや記書きを入れる場合

 

・・・・ただし、下記事項を守らなければなりません(です・ます体)。
1 ○○○○すること。(である体)
2 ○○○○すること。

スポンサードリンク

使わない文体

(1)「だ」体
「だ」体と「である」体は異なるものです。「だ」体である「だろう、だった」は公用文では用いず、「であろう、であった」を用います。

 

(2)「であります」体
公用文では「であります」体は使いません。ただし、表彰文と書簡では使うことができます。

 

(3)「でございます」体
公用文では「でございます」体は使いません。ただし、書簡では使うことができます。

 

(4) 丁寧語以外の敬語
公用文では、「です・ます」調や「御〜」のような接頭語などの丁寧語は使用しますが、「いたします」「まいります」のような謙譲語、「いらっしゃる」「おっしゃる」のような尊敬語は、あいさつ文のようなものを除き、通常は使用しません。

 

スポンサードリンク