公務員 文書 書き方

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公文書作成の基本

公務員が文書を書くときの基本は以下の通りです。
基本的すぎて忘れてしまいますが、常に頭の片隅に置いておくべき考え方です。
① 簡単であること。
② いいたいことがはっきり明確であること。
③ 具体的な表現であること。
この三点が基本的な公務員の文書作成の考え方です。

 

公文書の効果

また、公務員が書いた公文書には、次のような効果があることを覚えておきましょう。

 

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① 行政の執行の根拠および記録になる。
② 私人間の法律関係の根拠や記録になる。
③ 不服申立てに対する弁明の資料や採決の証拠になる。
④ 裁判のときの証拠になる。
⑤ 新たな行政上の判断や政策決定に際し、その根拠や参考になる。
⑥ 事務処理の指針や手引になる。
⑦ 情報公開や情報提供に際しては、住民の貴重な資料になる。

 

普段公務員が何気なく作成しているかもしれない公文書は上記のような様々な効果があります。
友人同士で取り交わす手紙やメールとは違うということを覚えておくとよいでしょう。

 

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