証明文の作成例|公文書の書き方

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証明文の作成例|公文書の書き方

(1) 証明文の意義
証明文とは、特定の事実又は法律関係の存在の有無を公に認めることを表示するために発する文書に用いる文をいいます。
証明文を用いる文書には、証明書と証書とがあります。
証明書には、印鑑証明書などのように証明事項を定型化して様式化されているものが多くありますが、証明書を発行するのは、特に様式に定めのあるものに限りません。地方自治体が所掌する事務に関することで、地方自治体が証明できることであれば、「奥書証明」という形で証明を発行することができます。

 

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(2) 証明文の種類
ア 証明書
申請や願い出に基づいて、行政機関が、特定の事実の存在や不存在を公に認めることを示す文書です。
イ 奥書証明
(ア) 奥書証明とは
証明書には、様式化されているものが多くありますが、様式化されたものだけではなく、「奥書証明」という特殊な証明方法もあります。奥書証明も証明書の1種です。奥書証明は、その行政機関が自ら形成し、又は確認し得る何らかの事実又は法律関係の存在についてであれば、証明書発行に関する定めがなくても、どんなことでも証明することができます。
(イ) 奥書証明の発行方法
証明を求める者に証明事項を書いた文書2部を提出してもらい、その1部(謄本)に書かれた事項を証明する旨の奥書をして交付します。残りの1部は控えとします。証明の手数料は、条例に従い徴収します。発行においては、その内容に応じて権限者の決定が必要です。
ウ 証書
卒業証書、終了証書、合格証書、免許状などで、証明書と同様なんらかの事実や法律関係の存在を公に示す文書です。

 

(3) 標準例

身分証明書

 

文書番号
        身 分 証 明 書
                              本籍 ○○市
                              氏名 ○○○○
                              昭和○年○月○日生
1 ○○○○○○○○○○○○
2 ○○○○○○○○○○○○
上記のとおり証明します。
平成○年○月○日
                              ○○市長 ○○○○

 

 

町名地番変更証明(奥書証明)

 

      証 明 願
                            ○○市○○一丁目1番1号
                            ○ ○ ○ ○ 印
 ○○市○○町○番地は、昭和○年○月○日から○○市○○町○町名○番○号に変更になり、現在に至っていることを証明願います。

 

文 書 番 号
上記のとおり証明します。
                              平成○年○月○日
                              ○○市長 ○○○○

 

受理証明(奥書証明)

 

      証 明 願
                            ○○市○○一丁目1番1号
                            ○ ○ ○ ○ 印
 ○○届を下記のとおり貴庁に提出し、受理されたことを証明願います。
1 件名 ○○届
2 受理年月日 平成○年○月○日
3 届出の要旨 ○○○○○○○○○○○○○○○

 

文書番号
上記のとおり証明します。
平成○年○月○日
                              ○○市長 ○○ ○○

 

修了証書

 

文書番号

 

 

      修了証書

 

 

      ○ ○ ○ ○

 

 

 あなたは平成○年度○○市教育委員会○○○○講座の課程を修了したことを証します

 

 

 

平成○年○月○日
                              ○○市教育委員会

 

 

(4) 注意点
ア 法令等に定めがある場合には、その様式に従います。
イ 本文の書出しは、証明書は1字分空けますが、証書は1字分空けないで、すべて頭をそろえるようにします。
ウ 句読点は、証明書は通常の文書と同じようにつけますが、証書はつけないのが通例です。句読点をつけない場合は、その部分を1字分空白にします。
エ 被証明者の氏名には、敬称はつけません。
オ 文体は、「である」体でも「です・ます」体でもかまいません。

 

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