公文書では5W1Hをはっきりさせる

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公文書では5W1Hをはっきりさせる

相手方に的確に意思を伝達するためには、公用文の組み立てが大切です。そこで次の点に注意します。
(1) 主題を絞ります。
誰を対象に、何を伝え、どんな効果を挙げようとしているのかを考えます。「情報を周知する」「行動を起こさせる(何かを依頼する)」「感謝の意を伝える」など、その文書そのものの目的にかなっているのかを、常に確認するようにします。
(2) 必要かつ十分な内容を盛り込みます。
次の6つの事項(5W1H)をはっきりさせます。
① When … いつ(時間)
② Who … 誰が(主体)
③ Where … どこで(場所)
④ What … 何を(対象)
⑤ Why … なぜ(原因)
⑥ How … どのように(方法)

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(3) 書くべきことに、まとまりをつけます。
似たような事項を一つにまとめ、項目や段落などの構成を考えます。この場合、次の点に配慮します。
① 項目、段落や条項ごとに要点を絞ります。
② 部分ごとの機能分担をはっきりさせます。
③ 全体を組織づけます。
④ 短く列記できる事項は、箇条書きにします。
⑤ 項目や条項には、見出しをつけます。見出しは、内容の全体をあらわす簡潔なもので、しかも内容を予想できる程度に具体的なものとします。
⑥ 長い文章には、項目の目次をつけます。
⑦ 図表や計算式を利用します。
(4) どのような順序で書くかを決めます。
① 結論や主要な部分を先に書きます。理由や経過の説明は、後回しにします。
② 特に長い文章には、前文を付けて、趣旨を説明します。
  ③ 箇条書きができる部分、長い説明の部分、図表、様式類などは、「記」か「別紙」として、本文から独立させます。

 

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