公文書を書くときは5W1Hを意識する｜使う順番と段落の使い方
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相手方に的確に意思を伝達するためには、公用文の組み立てが大切です。そこで次の点に注意します。
主題を絞る
誰を対象に、何を伝え、どんな効果を挙げようとしているのかを考えます。
「情報を周知する」「行動を起こさせる（何かを依頼する）」「感謝の意を伝える」など、その文書そのものの目的にかなっているのかを、常に確認するようにします。
必要かつ十分な内容を盛り込む
必要かつ十分な内容を盛り込むために、次の６つの事項（5W1H）をはっきりさせます。
① When … いつ（時間）
② Who … 誰が（主体）
③ Where … どこで（場所）
④ What … 何を（対象）
⑤ Why … なぜ（原因）
⑥ How … どのように（方法）
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書くべきことに、まとまりをつける
似たような事項を一つにまとめ、項目や段落などの構成を考えます。この場合、次の点に配慮します。
① 項目、段落や条項ごとに要点を絞ります。
② 部分ごとの機能分担をはっきりさせます。
③ 全体を組織づけます。
④ 短く列記できる事項は、箇条書きにします。
⑤ 項目や条項には、見出しをつけます。見出しは、内容の全体をあらわす簡潔なもので、しかも内容を予想できる程度に具体的なものとします。
⑥ 長い文章には、項目の目次をつけます。
⑦ 図表や計算式を利用します。
どのような順序で書くかを決める
① 結論や主要な部分を先に書きます。理由や経過の説明は、後回しにします。
② 特に長い文章には、前文を付けて、趣旨を説明します。
③ 箇条書きができる部分、長い説明の部分、図表、様式類などは、「記」か「別紙」として、本文から独立させます。
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