公文書の両面印刷ルールとマナー｜裏面再利用の方法

公文書の両面印刷について

公文書の用紙の両面印刷は制限されておらず、可能です。
正式な行政文書でも両面印刷をすることができます。
また、両面印刷がマナー違反で失礼にあたるということもありません。

 

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裏面再利用について

対外的な公文書や契約書を除いて、資料作成の際に環境保護のため、文書の裏面を再利用することがあります。
ただし近年、秘密情報を含む文書を誤って再利用したことによる情報漏えい事件が多発しています。
秘密情報や個人情報を含む文書は、絶対に再利用しないように気をつけます。
その他、裏面再利用については、以下のポイントに注意してください。

 

①　秘密情報が含まれる文書の場合は、再利用することはできません。この誤りにより情報漏えいする事件が多発しています。

 

②　行政文書として保存していた文書で、保存期間満了し、廃棄する文書の裏面を再利用することはできません。

 

③　正式な行政文書として保存する文書に、裏面再利用用紙は使えません。行政文書開示請求による開示や、意思決定の対象としては、表面と裏面を分けることはできず、裏面も対象になってしまうからです。

 

④　内部用の説明資料や作業用の個人資料は、裏面再利用用紙を使うことができます。

 

⑤　写しとして配布する文書には、裏面再利用用紙を使うことができます。

 

公文書のサイズ

原則として、公文書はA4版の用紙を縦長に使って作ります。
図や表などを入れる場合には、A4版のものを横にして使うことができます。

 

公文書の紙質

紙質については特に指定はありません。
適切なものを選びます。

 

公文書の色

無着色のものを使用します。

 

公文書の地紋

無地のものを使います。
特に、発送する文書については、けい線のある用紙を使うことはできません。

 

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