公務員 文書 書き方

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公文書の用紙

サイズ

原則として、公文書はA4版の用紙を縦長に使って作ります。
図や表などを入れる場合には、A4版のものを横にして使うことができます。

 

紙質

紙質については特に指定はありません。適切なものを選びましょう。

 

無着色のものを使用します。

 

地紋

無地のものを使います。
特に、発送する文書については、けい線のある用紙を使うことはできません。

 

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両面印刷について

用紙の両面に印刷は可能です。制限されていません。
正式な行政文書を両面印刷をすることができます。

 

裏面再利用について

環境保護のため、文書の裏面を再利用することがあります。
ただし近年、秘密情報を含む文書を誤って再利用したことによる情報漏えい事件が多発しています。
秘密情報を含む文書は、絶対に再利用しないように気をつけましょう。

 

裏面再利用用紙とすることができるかの基準

@ 秘密情報が含まれる文書の場合は、再利用することはできません。
  この誤りにより情報漏えいする事件が多発しています。

 

A 行政文書として保存していた文書で、保存期間満了し、
  廃棄する文書の裏面を再利用することはできません。

 

裏面再利用用紙を使用することができるかの基準

@ 正式な行政文書として保存する文書に、裏面再利用用紙は使えません。
  行政文書開示請求による開示や、意思決定の対象としては、
  表面と裏面を分けることはできず、裏面も対象になってしまうからです。

 

A 内部用の説明資料や作業用の個人資料は、裏面再利用用紙を使うことができます。

 

B 写しとして配布する文書には、裏面再利用用紙を使うことができます。

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