公文書のフォルダによる管理方法と注意点

公文書のフォルダによる管理方法と注意点

フォルダによる管理の基本

文書は行政文書ファイル単位に分類整理し、管理する自治体が多いです。
本来、行政文書1件1件も適正に管理しなければなりませんが、行政文書の所在などの目録や保存期限等を、すべて文書単位で管理していたのでは、管理が煩雑になり、非効率だからです。
ここでいう行政文書ファイル単位で管理するということは、フォルダ単位で管理するということです。
つまり、行政文書は、必ずフォルダ単位で分類整理して目録化し、保存しなければなりません。

 

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1 フォルダ管理の意義
フォルダを目録化して管理するのは、単に「主管課が所在を探せるようにする」ために行っているのではありません。
自治体として、自治体が保有する行政文書の所在を一元管理することにより、その所在を将来にわたって正確に管理し、情報公開制度及び個人情報保護制度を適正に運用するために行っているのです。
情報公開制度及び個人情報保護制度の適正な運用とは、「開示請求があったときに探せる」「個人情報を漏えいしない」ということだけではありません。
どのような管理をしているのかを、常に客観的に示せるということです。

 

したがって、「自分たちが独自の方式で所在を管理しているから、文書管理システムにフォルダを作成し、登録する必要はない」ということにはなりません。
また、独自の方法で管理を行った場合、その係のその当時の担当者にとって所在が把握できたとしても、10年後の担当者又は組織改正があった後の担当者にとっては分からない可能性があります。
いつ、誰が見ても正確に管理できるようにするためには、全庁的に共通の方式で管理を行う必要があります。

 

総務省が示している「行政文書の管理方策に関するガイドライン」(平成12年各省庁事務連絡会議申合せ)によれば、行政文書の分類の基準は大分類・中分類・小分類の3段階のツリー構造により、小分類の下に「行政文書ファイル」を作成することとなっています。
「行政文書ファイル」とは、「能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する行政文書(保存期間が1年以上のものであって、当該保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)の集合物(行政機関情報公開法施行令第13条第2項第1号)」であり、小分類の下で保存及び廃棄等について同じ扱いをすることが適当であるものです。
行政文書管理においては、このガイドラインに沿った文書管理が、日本のスタンダードとされています。

 

2 フォルダによる管理の原則
(1) フォルダとは
文書管理規則にいう「行政文書ファイル」とは、実際に発生した文書を管理していくための最小の単位です。
紙で保存する文書も、電子で保存する文書も、行政文書ファイルの単位で管理を行います。
そして、紙で保存する場合には、行政文書ファイルごとに、個別フォルダ等を作成して管理します。
電子文書を保存する場合には、文書管理システムに登録したフォルダに電子文書を収納します。
どちらの場合にも、文書管理システムにはフォルダとして情報を登録して管理します。
つまり、行政文書ファイル=実際に収納すべきフォルダという1対1の関係になるようにします。
したがって、適正に文書管理を行うためには、適切にフォルダを作成するとともに、文書を正しいフォルダに収納することが必要です。
フォルダは原則として年度ごとで管理を行います。
また、保存期間はフォルダごとに設定します。

 

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(2) フォルダ管理の方法
フォルダは、文書管理システムに作成・登録して管理を行います。
電子文書のみを管理する場合も、紙の文書を管理する場合(実物の紙のフォルダが存在する場合)も、文書管理システムにフォルダの情報を登録する必要があります。

 

(3) フォルダの単位
フォルダの単位は、前述のとおり、同じ小分類の下で、保存や廃棄について同じ扱いができるものです。
行政文書ファイルの単位、つまり文書管理システムにフォルダを作成する単位は、「管理の単位」です。
文書の種類ごとではなく、現実に管理する単位ごとにフォルダを作成する必要があります。
例えば同じ種類の文書が大量に発生する場合であっても、ボックスファイルごと、簿冊ごとなどに行政文書ファイルとして扱いますので、そのファイルごとに別の「フォルダ」として登録管理する必要があります。
複数の文書保存箱に分かれてしまうような量の文書を、一つのフォルダとして管理することはできません。

 

3 フォルダの形態
紙文書は、通常は個別フォルダに挟んで管理を行いますが、例外的に簿冊やボックスファイルで管理を行うこともあります。
また、大量の定型的帳票を扱うような場合には、直接保存箱に収納するなど、特殊な形態で保存することもあります。
しかし、どの形態で保存するとしても、その文書が自治体の行政文書に当たることに変わりはありません。
個別フォルダ以外の形式で管理する場合でも、その文書の管理単位ごとに行政文書ファイルとなりますので、それぞれ「フォルダ」として目録を作成し、管理します。
紙の文書を管理する場合には、現物のフォルダの情報を文書管理システムできちんと管理していないと、その所在が分からなくなってしまいます。

 

4 文書分類表方式ではなくフォルダ管理方式へ
現在の多くの自治体で取り入れられている方式は、総務省の示す行政文書管理のガイドラインにのっとり、所在管理の単位であるフォルダを、文書の種類を表す分類の下に作成し、管理を行います。
これは所在管理の単位であり、文書番号をどのように付番するかとは全く別の問題です。
文書を探す際には文書番号の一覧からではなく、検索により探すことができます。
フォルダは所在管理の単位であり、文書の種類を表すものではありません。
また、フォルダ番号は、フォルダを特定する以外に特別の意味を持ちません。
同じ種類の文書が複数のフォルダに分かれても何も問題はありませんので、必ず所在管理を行う単位ごとにフォルダを作成してください。
フォルダは、文書の種類といったような名目的な単位としてではなく、あくまでも現実の文書管理の単位として登録すべきものです。
したがって、現物の個別フォルダの数と文書管理システムに登録したフォルダの数が異なることはなく、一致していなければなりません。

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フォルダ作成における注意点

1 フォルダの作成
フォルダは、原則として分類基準表で定めた基準に沿って作成をします。
通常は、年度末に、次年度に使用するフォルダを準備しますが、年度途中であっても必要に応じて追加を行います。
紙の文書を管理する場合には、実体の管理単位と、文書管理システムに登録するフォルダとが一致するようにします。
量が増えたために分割したときなど、実物のフォルダに変更があったときには、必ず文書管理システムに登録してあるフォルダの情報も変更します。

 

2 フォルダの所属年度
(1) 原則は年度ごと
文書は原則として年度ごとに管理します。
フォルダは必ず「何年度のものであるか」という所属年度を持ち、一つのフォルダの中に複数の年度の文書が入ることはありません。
廃棄などの管理をフォルダごとに行うには、所属年度を統一しないと保存期間の管理ができないからです。
年度ごとに分けることによって、1フォルダ当たりの文書数が少なくなってもかまいません。

 

(2) 文書の発生年度とフォルダの所属年度が異なる場合等の管理方法
フォルダは(1)のとおり、原則としては中に入る文書の発生年度がフォルダの所属年度となり、文書の発生年度ごとに別のフォルダを管理します。
ただし、次に挙げるように、一つのフォルダの中に異なる発生年度の文書を入れて管理したり、あるいは複数の年度にわたって一つの文書を更新しながら管理したりすることもあります。
その場合には、下記のように管理を行います。

 

ア 事務事業が1年度で終了しない場合のうち、年度ごとに分けて管理することが困難なとき
2年以上にわたる工事や事務事業に係る文書など、複数の作成(取得)年度にまたがる文書を一つのフォルダにすると、保存期間等の管理が正確にできなくなってしまいます。
したがって、このような場合でも、原則はフォルダを分けて年度ごとに管理を行います。
ただし、管理の形態などから、年度ごとに分けて管理することが困難な場合には、次の点に注意したうえで、一つのフォルダで管理します。これは、電子文書であっても紙文書であっても同様です。

 

(ア) 所属年度
最初に文書が発生した年度を所属年度とします。

 

(イ) 保存期間
先に発生している文書の保存期間に合わせると、後から発生した文書の保存期間が、本来保存が必要とされる期間より短くなってしまいますので、十分注意します。
保存期間の設定は、「○○終了後○年」などの条件付保存期間とします。
最後の文書が収納されて、保存期限日が確定したときには、忘れずに期限日の設定を行います。

 

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イ 台帳など、情報を追記しながら、データベースとして管理するもの
台帳形式のように、常に情報の追加や変更を反映しながら、年度にかかわらずに管理している文書の場合には、次のように扱います。 文書管理システムには、アクセス形式など、データベースそのものとしては登録することができません。
また、台帳等のように頻繁に更新が発生する文書については、文書管理システムには登録せずに、ファイルサーバ等に保存することになっています。
他システムで管理しているようなデータベースについても同様に、文書管理システムに登録は行いません。
ただし、そういったものであっても、フォルダの情報は管理する必要がありますので、次の手順でフォルダを管理します。

 

(ア) 所属年度
原則では、文書が最初に発生したときがフォルダの所属年度となりますが、このような種類の文書については、例外的に更新があったときを所属年度とします。

 

(イ) 保存期間
このような文書の場合、「何年度に発生した分だけ廃棄する」ということは現実的にできません。
あとから追加された分も含めて全体としての保存期間を管理していますので、通常は「最終更新後○年」といったような条件付の保存期間とし、更新が発生している間は廃棄しない運用となります。

 

(ウ) 年度切替時のフォルダ及び文書の扱い
最初に発生した年度のフォルダとしてずっと管理していると、最新の年度にフォルダが存在しないため、検索等の処理で不便となってしまいます。
そのため、年度切替時には、最新の年度にも同じフォルダを複写します(他のフォルダと同様、前年度のフォルダが複写されます。)。
文書が登録されている場合には、文書管理システムの文書移動機能により、文書を新しいフォルダに移動させます。
そして、古い年度のフォルダについては、条件が達成して保存期間が満了したものとして、廃棄を行います。
この場合、廃棄するフォルダの保存期間満了時の措置コメント欄には、「新年度のフォルダに文書を移動したため廃棄」などのように、新しい年度にフォルダを作成して文書を移動させた旨を表示します。
文書が発生しなかったフォルダを削除する処理とは異なります。

 

(エ) 紙の現物の扱い
紙文書の現物がある場合には、フォルダの目録だけでなく、現物の処理が必要になります。
(ウ)により新しい年度にフォルダを作成したら、中に入っている文書を、新しい年度のフォルダにすべて入れ替えるか、フォルダラベルを新しい年度のものに貼り替える必要があります。

 

ウ 名簿や規程類のように、最新のものだけを管理している場合
イとは違い、最新のものに差し替えたら古いものは廃棄していいような場合は、基本的には、一つのフォルダで複数の年度にわたる文書を管理するのではなく、毎年度新しいフォルダを作成します。
保存期間は「条件付」(改訂時差替え)とし、新しい年度にフォルダを作成したら、古い年度のものは条件が成就したものとして、廃棄を行います。
すぐに廃棄ができない場合には、保存期間は「条件付」(改訂後○年など)とします。

 

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3 小分類内のフォルダ数
一つの小分類に属させるフォルダの数は、各係の文書量と事務事業の実態に応じて決めます。
検索しやすければ数に決まりはありませんが、一般には10から20以内のフォルダ数が理想的であるといわれています。
多すぎるようであれば小分類をもう少し細かくし、少なすぎるようであれば小分類をまとめられないか検討します。

 

フォルダの名称及び管理項目

1 フォルダの名称
フォルダ名は、自治体が保有している文書の目録として、外部に公開されることが前提となっています。
行政文書の開示請求を行うための目録にもなるものです。
したがって、担当職員が分かりやすいということだけでなく、外部の人が見ても分かりやすい名称である必要があります。
そのためには、下記の点に注意が必要です。

 

(1) 他と区別しやすい名称
フォルダ名を見ただけで、すぐに文書を分類し、収納できるような名称をつけます。
ほかのフォルダ名と紛らわしい名称は使用しないようにします。
たとえ分類からたどれば分かるような場合であっても、フォルダ名だけで特定できた方が、フォルダ名で検索をするときなど効率的に検
索を行うことができます。
名称を付けづらい雑文書フォルダであっても、単に「その他」のような、何の文書か分からないフォルダ名は避けます。
例)「庶務」 → 「文書管理庶務」

 

(2) 誰にでも分かりやすい名称
誰もが内容を理解しやすい名称を使用します。
これは、組織内の職員の誰もが分かるということだけでなく、他組織の職員や住民等が見てもある程度内容を理解できる名称という意味です。
したがって、フォルダ名に略称や略語を使用するのは不適切です。
一般的に広く浸透しているようなものを除き、略称や特定の業務関係者の間でしか分からないような用語は使用すべきではありません。
情報公開制度においても、実施機関は、保有する行政文書の特定のための情報の提供等、開示請求する人のために利便を図らなければならないとしていますので、名称のつけ方には十分注意をします。

 

(3) 簡潔で長すぎない名称
「綴り(つづり)」、「○○関係書」、「○○書類」、「○○文書」など不要な文字は入れないようにします。
また、あまりに長い名称は、分かりやすいように短くします。
ただし、一般に浸透していない略称や略語を使用するのは、不適切です。

 

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(4) 分割を示す名称
同じ種類の文書が大量に発生し、細分割したファイルには、それを表現する名称を付けます。
例)○○申請書(○月) 告示(第○号〜第○号)

 

(5) 個人情報の保護
フォルダ名は、文書管理システムではどの組織の職員でも参照をすることができます。
また、情報公開条例上も、基本的にフォルダの目録は誰もが参照できることを前提としています。
個人情報保護の観点から、特定の個人・法人等が識別できるようなフォルダ名は付けないようにします。
また、文書の存否自体が不開示になるような文書では、外部の人がフォルダ名を見て内容が推察されるようなフォルダ名は付けないようにします。
フォルダの特定のためにどうしても個人情報を使用する必要がある場合は、備考欄を利用するものとします。
(例) ×山田太郎事件 ×(株)山田商事遅延金 ×○○市○丁目○○開発計画

 

(6) その年度に特有の情報はできる限り入れない
新年度分フォルダの作成においては、前年度の分類・フォルダを複写することにより効率的に作成することができます。
このとき、フォルダ名の中に年度やフォルダ番号などその年度に特有の情報が含まれていると、単純に複写ができず、修正をしなければならなくなってしまいます。
そのフォルダがどの年度に属するかは作成年度として管理をしていますので、フォルダ名には年度は入れません。
ただし、固有名詞に年度が入る場合等で、管理を行ううえで不可欠な場合には、年度を表示してもかまいません。
この場合には、新年度の準備のために前年度のフォルダを複写したときに、注意してフォルダ名を変更する必要があります。
(例) ×28文書管理庶務→ ○文書管理庶務 ○28年度第1回市議会定例会

 

2 フォルダ情報の各項目
(1) 公開用フォルダ名
外部への情報公開用に、通常のフォルダ名とは別に公開用のフォルダ名を指定することができます。
しかし、公開用フォルダ名を別に設定したとしても、職員が検索により参照するのは通常のフォルダ名になります。
他組織の職員が参照することができますので、通常のフォルダ名についても上記のとおり不開示情報は使用しません。
したがって、公開用フォルダ名には原則として通常のフォルダ名と同じものを使用するようにします。

 

(2) 保存起算点
フォルダの保存期間の計算を、会計年度単位で行うか、暦年単位で行うかの区分です。
特別な理由がない限り、フォルダは会計年度単位で管理します。

 

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(3) 保存期間
保存期間は、原則として分類基準表で定めた保存期間を設定します。
保存期間は、「0年、1年、3年、5年、10年、30年、条件付(「○○終了時」「返還後○年」など)」の7種類のいずれかになります。
特にその7種類以外の保存期間にする法令上の理由があるときには、保存期間を「その他」にしたうえで、保存期間コメントにその具体的な年数を表示します。
「長期」「永年」で保存する必要がある場合には、保存期間は「30年」としてください(30年経過後に、廃棄するか延長するかの見直しをするという意味であり、30年後に自動的に廃棄されるわけではありません。)。
また、保存期間として具体的な年数が決まっていない場合でも、「条件付」にするなどして、必ず入力してください。保存期間が空欄ということはありえません。

 

(4) 保存期間コメント
保存期間に「条件付」「その他」を指定したときには、コメントを記入します。
そのほか、保存期間に関して備考として補足する必要がある場合には、この欄に入力します。

 

(5) 保存期間満了時の措置予定
保存期間満了時の措置とは、保存期間が満了したときにどう処理するか(「廃棄」「保存期間延長」)です。
決まっている場合には、あらかじめ設定しておきます。
例えば、30年以上の保存が必要な文書を「30年保存」としている場合には、予定として「延長」を設定しておきます。

 

(6) 保存の措置予定
保存の措置予定とは、現在事務室にある文書を、来年度どうするか(「常用」「引継ぎ」「移し替え(引継ぎ以外の場所移動)」)です。
決まっている場合には、あらかじめ設定しておきます。
「常用」(現年度が終わっても、新しい年度のフォルダと一緒にキャビネットの上段に置く)の場合には、ここで設定します。

 

フォルダ管理表

1 フォルダ管理表とは
フォルダ管理表とは、保有するフォルダの目録を一覧表の形式にしたものをいいます。
文書管理システムが稼動していれば、フォルダの情報は、文書管理システム内で管理しているため、作成や管理においては一覧表の形で作成する必要はありません。
ただし、次に述べる公開用文書目録として使用する場合や、年度切替えの整理作業時に確認する場合など、必要があれば、一覧表の形で出力します。

 

2 公開用文書目録
フォルダ管理表は、一覧表の形式で作成する必要はありませんが、一般の閲覧に供するためには一覧表の形式で整備する必要があります。
情報公開条例上、実施機関は、行政文書開示請求をしようとするものが容易かつ的確に開示請求をすることができるよう、当該実施機関が保有する行政文書の特定に資する情報の提供などをしなければならないとしています。
「行政文書の特定に関する資する情報の提供」とは、その保有する行政文書の件名を記載した一覧の提供などが考えられます。
具体的には、請求者の求めが合った場合には、フォルダ情報を一覧に印刷した「フォルダ管理表」を閲覧に供することができるようにしておきます(請求者は文書管理システムを利用してフォルダ情報等を参照することはできないため。)。
分類・フォルダの作成に当たっては、請求者の利用に供することを前提に、検索が容易で利用しやすいものを作成するようにしなければなりません。

 

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