文書の年度管理の原則と、文書記号&番号の付け方

スポンサードリンク

文書の年度管理の原則と、文書記号&番号の付け方

文書の年度管理

1 年度単位での管理
行政文書の年度は、会計年度と同じく毎年4月1日から翌年3月31日までとしています。
文書の保存管理は、原則として年度を単位として行います。

 

2 暦年での管理
暦年で管理を行うのは例外的な場合です。
個別法の規定等により暦年による保存が義務付けられている場合であっても、保存期限日を遅らせることで対応できる場合には、会計年度で管理を行い、廃棄等も年度単位で行います(例えば、暦年管理の3年保存で平成29年12月31日まで保管しなければならない文書であっても、保存期間を4年にして平成21年3月31日まで保管すれば、年度単位で管理しても問題ありません。)。
組織の中で特定のフォルダだけ暦年で管理したり、フォルダの中で一部の文書だけを廃棄するような運用では、統一的な管理ができず、不正確になるおそれがあるからです。

 

また、文書番号等の発番を暦年で行う必要があるとしても、文書を保存するフォルダを暦年単位にする必要はありません。
文書番号は、フォルダの管理単位にかかわらず、暦年の台帳を作成し、付番することができます。

 

3 文書の属する年度
文書の属する年度は、その文書が発生した日の属する年度となります。
たとえば、次年度の事業に係る意思決定を当年度中に行う場合、起案日は当年度であり、その文書は基本的には当年度に属します。
同じように、前年度の事業に係る報告を当年度に作成する場合であっても、その文書は基本的には当年度に属します。
ただし、当年度の日付で起案する場合であっても、次年度の関連文書と同じフォルダで保存したいような場合には、次年度のフォルダに収納します。

 

スポンサードリンク

 

文書記号と文書番号

1 文書記号及び文書番号の意義
文書には、その属する年度や管理組織を示し、その登録された属性情報と照合を行うため、文書記号と文書番号を付与します。
ただし、統括文書管理責任者(総務課長)が別に定める文書及び軽易な行政文書にあっては、この限りではありません。

 

2 文書記号
文書記号は、登録をした日の属する年度の数字(西暦の下2桁)、組織の略称、文書の種別を表す記号(収、起、送、施、資)とからなります。
文書の種別による記号は次のとおりです。

 

「収」=収受文書
「起」=起案文書
「送」=送付文書
「施」=施行文書
「資」=資料文書

 

組織は原則として「課」単位での管理となります。
組織の略称は4文字以内とし、原則としては部の名称の1文字目と課の名称の1文字目を使用しますが、同じ名称の記号が複数発生する場合には、2文字目まで使用するなどの調整を行います。

 

文書記号については統括文書管理責任者(総務課長)が定めるものとされていますが、組織改正等により変更が生じますので、これについては、文書管理システムに登録されたものを統括文書管理責任者が定めたものとします。
このように、年度、組織、文書の種別によって文書記号は作成されますが、文書を管理するために、その文書記号ごとに文書管理システムにより文書管理台帳を作成します。

 

また、通常の文書を管理するための上記の課単位の台帳のほかに、特定の文書を特定の番号体系で管理する必要がある場合には、専用の台帳を作成します(例:条例台帳、規則台帳)。

 

3 文書番号
行政文書の番号は、毎年4月1日に起こし、翌年3月31日に止めます。
ただし、暦年によるものにあっては、毎年1月1日に起こし、12月31日に止めます。
文書番号は、上記の同一の文書記号内において連番を付与します。
文書がどの分類・フォルダに属するかとはかかわりなく、番号は連番です。
また、1件の文書に関する一連の処理であっても、番号は収受、起案といったそれぞれの処理ごとに別のものを付与します。

 

4 文書番号の取得方法
文書番号は、文書管理システムに文書を登録することにより自動的に連番で付与され、管理されていますので、文書番号などを処理者が入力する必要はありません(施行文書を除く)。
ただし、送付文書として相手方に発送する文書などがある場合には、その文書の右上に文書記号及び送付番号を表示します。

 

5 文書記号番号の表示の方法
送付文書に文書記号番号を表示する場合には、文書の右上に図のように表示します。
送付文書に表示する文書番号は、「送付」の文書番号です。
起案番号やフォルダ番号を表示することはありません。

 

例)16総総送第1210号

 

@ 年度(西暦)の下二桁
A 組織の略称(課単位) (ここでは総務部総務課)
B 処理の種類(収受→「収」、起案→「起」、送付→「送」)
C 同一の@ABの中での連番

 

6 文書記号及び文書番号を表示しない文書
(1) 軽易な行政文書の場合
基本的には、一時的な周知資料など、0年保存の軽易な文書を指します。
たとえば掲示板に掲示して周知するだけの資料などがこれに当たります。

 

送付の登録を行わない場合において、起案番号やフォルダ番号を表示したりすることはしません。
送付番号を取得しない場合には、送付番号の欄には何も表示しません。

 

(2) 財務会計システムで作成する帳票
財務会計システムで作成する帳票に、その文書自身の文書番号を付与する必要はありません。

 

(3) その他の場合
その他の業務システムを利用して起案文書を作成する場合や、別に定められた帳票を使用する場合など、文書管理システム上に登録を行わずに起案をすることが認められている場合においては、文書記号及び文書番号を表示する必要はありません。
また、特に必要な場合は、その他の業務システムで取得する文書番号や、別に管理する台帳で管理する番号を表示します。

 

スポンサードリンク