文書事務処理の流れと用語の定義

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文書事務処理の流れと用語の定義

文書事務は、自治体が事務を処理するうえで基本となるものです。
文書は、発生してから消滅するまでの間にさまざまな人に渡り、各段階でいろいろな手続が取られます。
しかし、処理があまりに日常化、定型化してしまうと、いったい何のために何の処理を行っているのかを理解せずに、作業のみを行ってしまい、定例以外の状況に対応できなくなってしまうことがあります。

 

また、処理の目的を理解していないと、面倒だからといってルールとは違った方法で勝手に処理してしまうことにもなります。
文書を適切に取り扱うためには、いったい今は何のために何の処理を行っているのかといった文書のサイクルを理解し、適切に行う必要があります。

 

(1) 収受登録
収受とは、到達した文書を、処理を担当する組織が確認し、自分の組織の文書とする行為です。
文書がいつ、誰から誰あてにきたものなのかを管理するために、収受登録を行います。

 

(2) 起案
起案とは、自治体の事務事業を遂行する上で必要とされる意思決定の内容を文書の形式にまとめあげ、上位者の意思決定を求めるたことをいいます。
意思決定の責任の所在を明らかにし、対外的な説明責任を果たすためには、決められた形式で起案文書を残す必要があります。

 

(3) 承認・決定
決定とは、起案文書に記載された決定案に対し、決定権限を有する者が承認を与えて、自治体の意思として確定することをいいます。
また、決定者のほかに、その事案の処理について何らかの関係を有し、かつ、その決定内容に意見を表明すべき職務上の地位にある者が、決定権者に対し事案決定への意思表示を行うことを決定関与といいますが、この決定関与者の意思表示を、承認と呼んでいます。

 

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(4) 浄書・施行
文書は、決定された段階では、自治体の意思が組織内部で確定したにすぎません。
決定された自治体の意思を、その効力を発する相手方に伝えるために文書を発することを、施行といいます。
また、決定された起案文書を元に、実際に施行する文書を作成することを浄書といいます。

 

(5) 決定後通知
決定関与者として意思決定に加わる必要がないが決定後に情報を提供したい人や、意思決定の手続の中で後閲となった人に対して、決定後の文書を閲覧させることを決定後通知といいます。
起案文書が決定された後に、その対象者に対して通知を行います。

 

(6) 資料登録
収受登録も起案も行わない文書であっても、組織共用文書については、行政文書としてその所在を管理する必要があります。
収受登録も起案も行わない文書については、資料登録を行います。

 

(7) 供覧
供覧とは、意思決定を伴わない文書を周知や報告のために、対象者を指定して回付することをいいます。

 

(8) 保管
保管とは、一連の処理が終わった文書を、確定したものとしてフォルダに収納し、所定の場所で管理することをいいます。

 

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