不定形文(メール)の作成例|公文書の書き方

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不定形文(メール)の作成例|公文書の書き方

現在、仕事のさまざまな場面で電子メールが多く使われるようになりました。
電子メールは、複数の人に即座に多くの情報を伝え、その記録を残すことができる大変便利な手段です。
しかし、一方でまだ不慣れな人が多く、相手の読みやすさ等が考慮されていなかったり、マナーに合っていない電子メールが多く見受けられます。
電子メールの本文は、職務上作成されているものであれば行政文書には当たりますが、その文章に決まった形式があるわけではありません。
しかし、相手はその文章を画面上で見ることになりますので、その見やすさなどには、紙に印刷する文書とは違った工夫が必要になります。
ここで紹介するのは、電子メール作成上の注意です。

 

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(1) 見易さの工夫
電子メールの場合、相手方は画面上で文書を確認します。
いかに簡潔に、読みやすく要点を伝えるかがポイントとなります。
段落を分け、箇条書き等を使って簡潔に内容を伝えます。

 

ア 文字の配置
空白を使って文字の書き位置をずらしたり、センタリングしたりすると、相手の環境によって文字がずれてしまいます。
文字の配置は自分が見ている画面とは同じにならないことを考え、左詰めにします。
また、改行や空行を入れて、相手が読みやすいようにします。

 

イ 文は簡潔に
用件を先に出し、箇条書きを併用して、相手方が読みやすい工夫をします。
スピーディーなやり取りという、電子メールの良さを生かすためには、相手方に失礼に当たらない程度に文章を簡素化する必要があります。

 

<読みづらい例>

件名:○○市○○白書執筆のお願い

 

○○○○様
いつもお世話になっています。○○市の○○です。
このたび○○市○○白書を作成することになりました。今回は○○○の分野で高い見識をお持ちの○○○様に、国の○○施策の動向と今後の展望について御執筆いただきたく、お願いのメールです。配布先には、一般市民が目にする公共の場も考えていますので、専門用語はなるべく使わず、誰にでも分かるように書いていただけるとありがたいのですが。勝手なお願いなのは重々承知しておりますが、なにとぞ意図を汲み取っていただき、執筆していただければと思います。なお、原稿の分量は、400字詰めで5枚程度(2000字程度)です。5月20日までにいただけると助かります。よろしくお願いいたします。

 

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<修正した例>

件名:○○市○○白書執筆のお願い
○○○○様

 

いつもお世話になっています。
○○市の○○です。

 

このたび○○市○○白書を作成することになりました。

 

今回は産業振興の分野で高い見識をお持ちの○○様に、国の○○施策の動向と今後の展望について御執筆いただきたく、お願いのメールです。

 

配布先には、一般市民が目にする公共の場も考えていますので、専門用語はなるべく使わず、誰にでも分かるように書いていただけるとありがたいのですが。

 

勝手なお願いなのは重々承知しておりますが、なにとぞ意図を汲み取っていただき、執筆いただければと思います。

 

なお、原稿の分量は、400字詰めで5枚程度(2000字程度)です。
5月20日までにいただけると助かります。
よろしくお願いいたします。

 

(2) 電子メール使用上の配慮
電子メールの特性として、いつ読まれるかは相手しだいということがあります。
これは、お互いの都合を気にせずに連絡をすることができるという点で、大変便利な点ではありますが、一方で、いつ読まれたのか、了承したのかなど、相手の状況がわかりづらいといった欠点もあります。
使用に当たっては、こういった特性を理解する必要があります。

 

ア 電子メールを使用するのがふさわしくない場合
前述のとおり、電子メールが読まれるタイミングは相手しだいですので、緊急の要件には適しません。
電話で連絡をしたうえで、詳しい情報は聞き間違いのないように電子メールで送るなど、手段を組み合わせる必要があります。
また、電子メールは、内容については正確に伝えられる反面、微妙なニュアンスを伝えられなかったり、声の調子や表情が伝えられなかったりといったことがあります。そのため、お詫びやお願いなど、儀礼的な正確の強いものには、向かない場合もあります。

 

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イ 返信をする
電子メールは、相手方が読んだのかどうかがわかりません。正式な回答等をするのが後になる場合や、回答が必要ない場合でも、受け取ったということや、内容について了承したのかどうかなどを、返信して伝えるのがマナーです。

 

ウ 相手方のPC環境に対する配慮
外部の人に電子メールを送る場合には、接続環境やPCの環境が自分とは違うことを考慮する必要があります。
(ア) 電子メールはテキスト形式で
電子メールは通常テキスト形式で作成するのが一般的ですが、電子メールソフトによっては、HTML形式で作成できるものもあります。これを使うことにより、文字に修飾を加えたりすることができますが、受信先のメールソフトによっては、対応できずに、文字が正しく表
示されないことがあります。こういったことがないように、電子メールを送る場合は通常はテキスト形式で送ります。

 

(イ) 添付ファイルの容量
添付ファイルの容量があまり多くなると、相手方の接続環境によっては、受信に時間がかかったり、受信できなかったりということがあります。また、企業等の場合は受信できる添付ファイルの容量を制限している場合が多くあります。
容量が多くなる場合には、相手方に受信環境を確認するようにし、添付ファイルを分割するなどの対応をします。

 

(3) メール作成時の留意点
ア 件名
件名は、内容が一目でわかるものをつける必要があります。
電子メールを受け取った相手は、件名と差出人をチェックし、今すぐ読むべき内容なのか、後でもいいものなのかを選り分けます。
また、課あてのアドレスのように、複数人で一つのアカウントを使用しているような場合には、件名等によって、誰あてのメールなのかを判断します。
件名が単に「お願い」や「資料の送付について」等だと、いったい何の件についてなのか、電子メールを開かないとわかりません。
また、後から探して参照したりするときにも分かりづらくなります。
送る側にとっては、その相手に送る電子メールはその1通だけであっても、受け取る相手にとっては何十通も同時に処理しなければいけない場合もありますので、配慮が必要です。
また、一斉調査に対する回答などのように、相手が複数の回答者から同じような内容の電子メールを受け取っていると考えられる場合には、件名の頭に組織名を入れるなどの工夫も必要です。

 

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イ 署名を付ける
電子メール文の最後には、署名を付けるのが常識です。
署名を付けなければ、いったいどの組織の誰から電子メールがきたのか分からないばかりか、内容について電話等で問い合わせたくても連絡先が分からないということになってしまいます。
署名には通常、所属部署、氏名、電子メールアドレス、電話番号などを入れます。用途によっては、住所やURL(ホームページアドレス)を入れる場合もあります。
署名は、その都度入力するのではなく、登録をしておきます。相手先に応じて何パターンか作成しておくと、より適切でしょう。

 

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○○市○○部○○課○○係
山田 太郎
TEL:03(XXXX)XXXX(代) 内線XXXX
(XXXX)XXXX(直通)
FAX:(XXXX)XXXX
E-mail:taro-yamada@city.jp
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ウ 自己紹介をする
面識のない人に電子メールを送るときは、簡単な自己紹介を入れておきます。
必要以上に文章を長くする必要はありませんが、全く知らない人からいきなり要件だけの電子メールが届いても、相手はとまどってしまいます。

 

エ 1通の電子メールで一つの要件
同じ相手に対する用件が複数ある場合でも、それぞれの用件に分けて複数の電子メールを送る方が、相手は処理しやすくなります。 それぞれの内容について返信したり他の担当者に転送する場合にもその方が処理しやすいですし、後から電子メールを探す場合や、電子メールをダウンロードして保存する場合などにも、その方が便利です。

 

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