公文書で敬語を使うときに覚えておきたいこと

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公文書で敬語を使うときに覚えておきたいこと

公用文は相手方に対して敬意を含んだものでなければなりません。
しかし、発信文書は、起案者ではなく発信者の立場で発していることを忘れてはいけません。

 

したがって、必要以上に敬語を使うと不自然な文章になってしまいます。
敬語を使う場合は、失礼にならない限り、なるべく簡潔にします。

 

ただし、敬語の使用方法は、文書の性格やあて先によって異なります。
すべての場合に下記のルールが当てはまるわけではありません。
文書によって使い分けが必要になりますので注意してください。

 

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敬語の型

敬語には、次のような種類があります。

 

(1) 丁寧語
言葉自体を丁寧にする表現です。
ア 「です・ます」体
イ 丁寧の意味を含む代名詞など(例:わたくし どちら いかが)
ウ 接頭語の「お・ご(御)」 (例:お茶 お知らせ)

 

(2) 尊敬語
相手の敬称、行為、状態などについて、敬意を表す場合に使用します。
ア 尊敬の助動詞「れる・られる」
イ 「お・・・になる」、「お・・・なさる」
ウ 尊敬の意味を含む動詞(例:あなた どなた)
エ 接頭語の「お・ご(御)」、尊敬の意味を含む接頭語・接尾語(例:お話 御親切 貴社)

 

(3) 謙譲語
自分がへりくだることで、相手に敬意を表す場合に使用します。
ア 「お・・・する」(例:母が先生にお願いする)
イ 謙譲の意味を含む動詞(例:申す いたす うかがう いただく 差し上げる)

 

敬語を使う公用文

公用文では、原則として丁寧語を使います。
特に内部文書においては、尊敬語や謙譲語は通常は使いません。
しかし、文書の相手方や性格によって異なりますので注意が必要です。

 

敬語を使うときの注意点

公用文で敬語を使用する必要があるときは、度を過ぎていたり、誤った表現をしないように注意します。
度を過ぎた敬語は、かえって相手に不快感を与えることがあります。

 

(1) 度の過ぎた敬語
次の例は、一般的な公用文に使うには度の過ぎた敬語ですので、使わないようにします。
ただし、表彰文や書簡などでは使用することがあります。

 

× 〜でございます × 〜であります → ○ です
× お〜申し上げる × お〜いたす → ○ 〜する
× 給う → ○ いただく
× あそばす → ○ する
× 召し上がる → ○ 食べる、飲む
× いらっしゃる → ○ している、いる、来る
× おっしゃる → ○言う
× いたす → ○ する
× まいる → ○行く
× 承る → ○ 受ける

 

(2) 「お」「ご(御)」の付け過ぎ
「お」「ご(御)」を付け過ぎないようにします。次の例は、度を過ぎた表現です。

 

お名刺 御疑義 御芳名 お紅茶

 

(3) 堅苦しすぎる敬語
次のような、尊敬や謙譲の意味を含む漢語は、なるべく使わないようにします。

 

貴殿 貴下 御高覧 御賢察 芳名 笑納 下付 下問 謹呈 寸志
薄謝 参上

 

(4) 間違った敬語
敬語を重複したり、相手の行為に謙譲語を使用したりするなど、間違った敬語表現をしないように注意します。

 

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× どなたでもご利用できます → ○ どなたでもご利用になれます。

 

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