通知分の作成例|公文書の書き方

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通知分の作成例|公文書の書き方

(1) 通知文の意義
通知文とは、特定の相手方に対して、ある意思又は事実を知らせるために発する文書に用いる文をいいます。
通知には、単なる事実行為としてなされるものと、一定の法律効果を生じさせるものとがあります。

 

前者は、それによって相手方を拘束するものではありませんが、後者は、@相手方や第三者に対する対抗要件である場合、A法律上一定の特別の効果が発生する場合、B法律上の一連の手続の一部をなす場合、C処分そのものが通知によって行われる場合などがあります。

 

したがって、後者については、予定される法律効果が間違いなく発生するように、法令で定められている用件(形式、記載事項等)が満たされるよう正確に作成されなければなりません。
なお、通知の一形態である事務連絡とは、事務処理上の軽易な事項を、施行の手続を経ないで行政機関内部の者に知らせることです。
したがって、送付番号は記載せず、日付だけを表示します。
この場合、特に「事務連絡」と表示する必要はありません。
また、起案番号やファイル番号を表示することもありません。
施行の手続を経ずに、事務連絡として送付することができるのは、相手方に対して効力を発生させたことを正式に記録する必要のないような、ごく簡易な対内文書に限ります。

 

(2) 標準例

職務代理の通知(市長→関係機関の長)

 

 

                                文書番号
                                平成○年○月○日
 ○ ○ ○ ○ 殿

 

                                ○○市長
                                ○○○○

 

              市長の職務代理について(通知)

 

 本職は、海外へ出張するため、市長の職務は、地方自治法第152条第1項の規定により、副市長○○○○が代理することになりましたのでお知らせします。
 なお、職務代理者の名称、職務代理期間及び印影は、下記のとおりです。

 

                 記
1 職務代理者の名称
○○市長職務代理者
○○市副市長 ○○○○
2 職務代理期間
平成○年○月○日(○曜日)から同月○日(○曜日)まで
3 印影

 

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講習会の通知

 

 

                                文書番号
                                平成○年○月○日
 事 業 主 様

 

                                ○○保健所長
                                ○○○○

 

              食品衛生講習会の開催について(通知)

 

 盛夏の候、皆さまにはますます御清栄のことと存じます。
 また、日ごろ、市政には何かと御協力をいただきありがとうございます。
 さて、○月○日に行った検査の結果について、下記のとおり食品衛生講習会を開催します。
 御多忙中とは存じますが、御出席くださいますよう御案内申し上げます。

 

                   記

 

1 日時 平成○年○月○日(○曜日) 午後2時から午後4時まで
2 会場 ○○○○○ 会議室
○○市○○一丁目○番○号
電話 (XXXX)XXXX
3 講師 衛生課長、衛生監視員、他
4 その他
(1) 受講後、講習会終了証を交付します。
(2) 次の物を持参してください。
@ ………
A ………

事務連絡

 

 

                                平成○年○月○日
 職 員 各 位

 

                                総 務 課 長

 

           市役所本庁舎停電について(お知らせ)

 

 下記の日程により、市役所本庁舎耐震工事に伴う電気配線工事を行います。
 当日は停電となりますので、貴所属職員に周知してください。

(3) 注意点
ア 対内文書については、職名のみを用い、氏名は省略することができます。
イ 件名が、「……通知」のように定められている場合は、件名の末尾に「(通知)」を付する必要はありません。
ウ 通知は、文書を発する行為自体が通知なので、本文の文章の結びは必ずしも「……通知する。」である必要はありません。
エ 通知事項が多いときは、箇条書きにします。
オ 庁内の簡易な連絡の場合で、正式な施行の手続を取らない場合には、送付番号は表示しません。この場合においては、起案番号やファイル番号など、送付番号以外の番号を表示することはありません。
正式な施行の手続を取らずに事務連絡とすることができるのは、いつ、誰が誰にあてて発信したのかを正式に記録する必要のない文書に限ります。
基本的には、対内文書のうち、送付先で収受登録したり、それに基づいて起案等を行う必要のない、簡易な文書です。
特定の相手方に対して何らかの効力を発生させるような文書については、施行の手続を行わなければなりません。

 

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