公務における秘密文書の取り扱い方とは?

公務における秘密文書の取り扱い方とは?

秘密文書の指定とは

自治体が保有する行政文書のうち、秘密の取扱いを要する文書については、秘密文書の指定を行い、ほかの文書とは分けて管理する必要があります。
これは、秘密情報が含まれる行政文書を適切に管理し、秘密情報の漏えいを防ぐためです。
秘密情報が含まれる文書は、たとえ指定の手続を行っていなくても、秘密情報が含まれていることに変わりはなく、厳重に管理する必要があります。
しかし、単に「内容により判断」するのでは人によって判断が変わってしまうことがあり、一貫した管理ができません。
また、その都度「この文書に秘密情報が含まれるか」を検討するのでは、非効率的なだけでなく、判断ミスが起きやすくなります。
そのため、本当に守るべき「実質的秘密(後述)」を含む文書については、登録をするときにそれが秘密文書であることを「指定」してしまい、「形式的秘密(後述)」文書とすることで、誰がいつ見ても同じ扱いができるようにし、秘密情報の漏えいを防止することが、秘密文書の指定の目的です。

 

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1 秘密の意義
(1) 法律上での「秘密」
ア 秘密
法律上では、秘密とは、「一般的に了知されていない事実であって、それを了知せしめることが一定の利益の侵害になると客観的に考えられるもの」であるとされています。
そして、いかなる事実が秘密に該当するかということは、個々の事実について、一定の利益、すなわち、保護されるべき公的又は個人的利益の社会的価値を判断して決めるほかはありません。
例えば、地方公務員の守秘義務を定めたものとして地方公務員法(昭和25年法律第261号)
があります。
同法第34条第1項では、「職員は、職務上知り得た秘密を漏らしてはならない」と定められています。
ここでいう「秘密」は、下記で示す「実質的秘密」とされています。

 

イ 形式的秘密と実質的秘密
「秘密」は、法的な概念としては「実質的秘密」と「形式的秘密」とに分類されます。
法的に保護される秘密は、客観的に秘密に該当するもの、すなわち「実質的秘密」でなければなりません。
最終的に法的に秘密に該当するか否かは、客観的に実質的秘密であるかどうかによって決定されます。
しかし、官公庁が一定の手続を踏み、秘密であることを明示している文書は、「形式的秘密」
に該当し、それを管理する官公庁の専門的判断を信頼して第一次的には秘密の推定を受けることがあります。
つまり、漏えい事件等に関連して、その文書が秘密文書であるかどうかに疑義が生じたときに、あらかじめ指定をしておけば、秘密文書としての推定を受ける可能性が高いですが、指定をしていない場合、秘密文書であることを一から証明する必要があるため、不利益を受けることがあります。
したがって、秘密文書の指定は慎重かつ適正に行う必要があります。

 

(2) 自治体における秘密文書
ア 情報公開条例等にいう「不開示情報」
行政文書は、原則として公開されるべきものですが、公開されることにより害される利益がある場合には、情報公開条例により、不開示にすべきものとしています。
この「公開されることにより害される利益がある」情報こそが、保護されるべき「実質的秘密」です。
すなわち、情報公開条例は、前述した実質的秘密として保護すべき不開示情報の範囲を定めています。

 

イ 秘密文書の指定
文書規則等において、取扱いに一定の制限がされている「秘密文書」とは、文書管理責任
者が秘密文書の指定を行った行政文書です。
秘密文書に指定するか否かの判断の基準は後述しますが、基本的に情報公開条例に規定する不開示情報が含まれているか、つまり、実質的秘密として保護すべき不開示情報が含まれるか否かによります。
秘密文書に指定された文書というのは、「形式的秘密」文書となります。
秘密文書であるかどうかの判断をその都度「実質的秘密」が含まれるかということで判断すると、秘密であるかどうかの判断、例えば複写をしてもいいか、施錠管理すべきかどうか等の取扱いが、人によって異なる場合があります。
自治体が本当に守らなければならないのは、「実質的秘密」です。
しかし、職員が日々文書を扱う中で、組織の誰もが同じ扱いをするためには、形式的秘密として、登録時に秘密文書の指定をしておく必要があります。

 

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2 秘密文書指定の意義
秘密情報を適切に保護するためには、秘密度のレベルに応じて、保護の必要性や優先順位をある程度区分する必要があります。つまり、秘密文書を指定することには、次のような意義があります。

 

(1) 文書の内容に応じた適切な管理
行政文書には、重要な秘密情報を含むものから、単なる資料のようなものまでさまざまなものがあり、管理方法は、そのレベルに応じて使い分ける必要があります。
管理の方法を秘密度の高いほうに合わせ、すべての文書に施錠する等の対策を行うとすると、利用が非常に不便になり、かえってルールを守らなくなる可能性があります。
しかし、秘密情報の含まれない文書に合わせて厳重でない管理をしてしまうと、秘密度の高い文書のセキュリティを維持することができません。
そのため、文書のセキュリティを確保するためには、その秘密度の高さに応じて、区分して管理する必要があります。

 

(2) 取扱いの注意
職員に悪意がなくても、文書を置き忘れるといった不注意による漏えいは後を絶ちません。
文書に、注意が必要な秘密文書である旨を表示しておくことにより、文書を扱う本人も、周りの人も注意を払うことができます。
また、悪意により秘密表示のある文書を持ち出そうとする人がいる場合には、周りが注意を払うことができます。

 

(3) 行政文書開示請求時の判断の目安
文書登録時に、文書に秘密情報が含まれるのかどうかということを、意識して表示しておくことにより、実際に行政文書開示請求があったときに、判断ミスを少なくし、迅速な開示決定を行います。
文書登録時の秘密文書の指定は、あくまで目安であり、開示請求が実際にあったときには改めて開示するかどうかの判断を行う必要がありますが、後の処理者はこのときの指定を目安に判断することになりますので、登録時の秘密文書の指定は慎重かつ適正に行う必要があります。

 

(4) 訴訟時の不利益の防止
前述のとおり、自治体が、定められた方式により秘密文書の指定をしている文書については、「形式的秘密」文書として、秘密の推定が働く場合があります。
つまり、訴訟等において、その文書が秘密文書であるかどうかが問題となったときに、秘密文書であることを区が立証しなければいけないリスクをある程度回避することができます。

 

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秘密文書の指定基準

各文書管理責任者は、秘密の取扱いを要する文書を統括文書管理責任者が別に定める基準に従い、指定するものとされていますが、その基準とは、以下に記述する基準とします。
秘密情報を含むかどうかの判断は、状況により変わる場合があります。
状況に変化があった場合は、指定の変更を行う必要があります。

 

1 指定における原則
秘密文書に指定するか否かの判断は、原則として、その文書に情報公開条例に規定する不開示情報が含まれているか否かによります。
自治体の保有する文書は、原則公開です。
秘密文書の指定に当たっては、安易に秘密情報に指定し、自治体民等の不信感を招かぬよう注意しなければなりません。
ただし、住民等の個人情報は厳重に守らなければならず、原則非公開ですので、必ず秘密文書に指定します。

 

2 秘密情報と不開示情報
原則公開を旨とする情報公開条例のもとでは、行政文書はすべて公開されるべきものです。しかし、公開されることにより害される利益がある場合のみ、情報公開条例により不開示にすべきものとされています。
秘密文書の指定を行うことにより漏えいを防ごうとしている情報は、この「公開されることにより害される利益がある」情報と一致します。
したがって、秘密情報に指定するか否かは、「不開示情報が含まれるか否か」によって判断します。
情報公開条例にいう不開示情報が含まれない場合には、秘密文書に指定することはありません。
また反対に、不開示情報が含まれている場合には、必ず秘密文書の指定を行います。

 

3 不開示情報とは
情報公開条例においては、開示請求があった行政文書は、原則として公開するものとしています。
しかし、開示することにより個人又は法人等の正当な利益や行政事務の適正な遂行等の利益を損ねる場合には、不開示(一部開示を含む。)とすることができます。
情報公開条例等では、その不開示にできる場合を定めています。
一般的な不開示情報の概略は次のとおりです。

 

(1) 法令秘情報
法令の定めにより、公にできないとされている情報は、公開することができません。
例)・指定統計を作成するために作られた調査票(統計法第15条)
・地方税に関する調査に係る事務に従事したものが、その事務に関して知り得た情報(地方税法第22条)
・健康診断、ツベルクリン反応検査、予防接種若しくは精密検査の実施に従事したものが、
その実施又は職務執行に関して知りえた医師の業務上の秘密又は個人の心身の秘密(結核
予防法第62条)

 

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(2) 個人に関する情報
個人の尊厳と基本的人権の保護の観点から、個人に関する情報は公開することができません。
その情報だけで「特定の個人を識別できるもの」だけでなく、「他の情報と照合することにより、特定の個人を識別することができる」ものや、「特定の個人を識別することはできないが、公にすることにより、なお個人の権利利益を害するおそれがあるもの」も不開示です。
一般的には、特定の個人が判別できる第一義的要素は、氏名及び住所であるといえるので、氏名等が記載されていれば保護すべき個人情報となります。
また、氏名等が記載されていないとしても個人を識別できるものであれば、該当します。
例)・戸籍謄本、出生証明書など(氏名、性別、生年月日、住所、国籍、本籍、親族関係等の、戸籍的記載事項)
・履歴書、叙勲審査票など(学歴、職業、地位、団体加入、賞罰などの経歴、活動に関する事項)
・健康相談票、国民健康保険の療養記録など(身体状況、病歴、障害などの心身に関する事項)
・納税証明書、所得証明書など(所得、資産状況など、財産状況に関する事項)
・生徒指導要録など(学業成績、各種試験成績、思想、意識などの能力・信条等に関する事項)
ただし、次の場合は例外です。次に掲げる事項に該当する場合には、個人情報ではありますが、開示することができます。
ア 法令等の規定により又は慣行として公にされ、若しくは公にすることが予定されている情報
法令等の規定や慣行により、現に何人も容易に入手することができる状態におかれている情報や、将来公にすることが予定されている情報をいいます。
例)・公職選挙法第192条第4項による選挙収支報告書に記載されている内容
・付属機関の委員名簿
・民生委員名簿

 

イ 人の生命、健康、生活又は財産を保護するため、公にすることが必要であると認められる情報
公にすることにより保護される利益が、プライバシーを中心とする個人の正当な権利利益の保護よりも優越する場合には、開示することが定められています。
「公益」の概念の適用については、住民の生命、身体、健康、財産などの保護、その他公共の安全を確保するなど積極的理由が強い場合にのみ限定すべきで、常に「公益」が個人に優先するということではありません。
どちらが優先されるべきかは、その事案によって異なります。
その個人情報の内容、性質、そして公開することによって守るものの緊急性などを、実質的かつ慎重に比較する必要があります。
例)・食品営業許可台帳
・診療所開設届の医師免許の写し
・行政財産使用許可申請書

 

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ウ 公務員等の職氏名及び当該職務遂行の内容に係る部分
公務員の職務の遂行に係る情報のうち、公務員の職及び職務遂行の内容に係る部分は、不開示情報ではありません。
公務遂行に当たっては、その責任の所在を明確にする必要があるからです。
これを除外しないと、決定者の職氏名、つまりその事案の責任者は誰なのかすら、公開
されなくなってしまいます。
しかし、公務員の情報であっても、職務の遂行に係らない情報については、当然個人情報として不開示になりますので注意が必要です。
(ア) 「公務員の職務の遂行に係る情報」とは、公務員が行政機関又はその補助機関として、その担任する職務を遂行する場合におけるその情報をいいます。
(イ) 公務員の勤務態度、勤務成績、処分歴等職員としての身分取扱いに係る情報や職員の健康診断の結果、自宅の住所や電話番号など個人の私的な領域に係る情報は、これには当たりません。
また、職務遂行に係る情報であっても、それが他の不開示情報に該当する場合には、その
情報を含めて全体が不開示となりますので注意しましょう。
公務員の職務遂行に係る情報として、開示できる情報には、次のようなものがあります。
例)・起案用紙中の「起案者名」「決定者・決定関与者名」の記載
・休暇、研修等、公務員の職務に係る情報(ただし、休暇の理由、研修に関する交通経路等、職務に係らない情報は不開示です。)
・会議の出席者名、議事録内の発言者名
判断に迷うような事例については、文書係の情報公開担当に相談します。
(ウ) 公務員には、一般職と特別職の2種類があります(地方公務員法第3条)が、ここでいう「公務員」は双方を含むものです。

したがって、地方議会議員、審議会等の構成員の職で臨時又は非常勤の者等も含まれます。また、当該自治体の公務員だけでなく、国や他の地方公共団体等の公務員も含まれます。

 

(3) 法人等に関する情報
法人等又は事業を営む個人の事業活動の自由、競争上の地位その他の正当な利益は、保護される必要があることから、公にすることにより法人など又は個人の正当な利益を害するおそれがある情報については、不開示とすることとしたものです。
ただし、公益性確保の観点から公にすることが必要であると認められる情報は除きます。
ここで「競争上の地位その他正当な利益を害するおそれがあるもの」とは、生産技術や販売上の情報、経理や人事等の内部管理情報のうち公開することにより事業運営を損なうもの、そして、その他公にすることにより、名誉、社会的評価、社会的活動の自由等が損なわれると認められる情報をいいます。
また、利益を害するおそれとは、現実具体的で、明白なものでなければならず、単に抽象的なものでは認められません。
利益を損なうと認められる情報に該当するかどうかは、情報の内容だけではなく、法人等の性格、規模、事業活動における当該情報の位置付け、公開される情報と侵害される利益との因果関係についても十分考慮して慎重に判断しなければなりません。
例)・法人等の経営又は運営に関する情報(工場変更認可申請書等)
・法人等の評価・信用に関する情報(資金計画書、利子補給交付申請書等)
・設計者の考案・工夫等の技術、販売実績、取引先の名称

 

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(4) 犯罪の予防・捜査等情報
公にすることにより、公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれがあるものは、不開示とすることとしています。
犯罪を誘発する情報や、防犯上の情報、その他公開することにより公共の安全と秩序を維持する諸活動が阻害され、又は適正に行われなくなる可能性がある情報をいいます。
例えば、捜査関係書類のように、捜査機関から入手したもの、毒物など特殊な薬品を取り扱う事業所からの届書、施設の防犯等に関するものがあります。
例)・刑事訴訟法第197条第2項の規定による照会及び報告
・薬事台帳

 

(5) 審議、検討又は協議に関する情報
公正で開かれた自治体行政を目的とする情報公開制度においては、意思決定過程の段階で行政情報をできる限り公開し、住民の意見を反映することが求められます。
しかしながら、検討段階の情報には、公にすることにより、外部からの干渉、圧力等により行政内部の自由かつ率直な意見の交換が妨げられ意思決定の中立性が損なわれるおそれがあるもの、未成熟な情報が確定した情報と誤解され住民に混乱を生じさせるおそれがあるもの又は特定のものに不当に利益を与え、若しくは不利益を及ぼすおそれがあるものがあります。
そのため、これらの情報については不開示とすることとしています。
例)・予算見積書
・許認可等行政処分に係る協議・調整内容

 

(6) 行政運営情報
公にすることにより、実施機関又は国若しくは他の地方公共団体が行う事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがある情報については、不開示としています。
これに当たるものとしては、入札予定価格や試験問題のように、その性質や目的から見て、執行前に公開した場合に適正な執行を著しく妨げるもの、立入検査、取締りの要領や計画、争訟の方針など、公開することによりその目的が達成できなくなるもの、あるいは、職員勤務評定記録や教育指導記録などのように、公開した場合に円滑な人事管理や教育指導を妨げるものなどがあります。
この条項においては、単に「公開したくない」という理由で裁量的に用いないよう、十分に注意しなければなりません。
例)・物品等購入予定価格表
・工事積算単価表、立入検査の要領・実施計画書
・用地買収交渉に対する区の方針、訴訟の方針書
・公表前の職員人事異動情報

 

(7) 任意提供情報
第三者が、実施機関の要請を受けて、公にしないとの条件で任意に提供した情報その他公にされないと第三者が信頼して提供した情報(任意提供情報)を不開示とする場合の要件を定めたものであり、公にした場合に当該第三者との信頼関係が損なわれるおそれがあることから定めたものです。
つまり、当該自治体と国等との間における協議や、国等の発意に基づく依頼、指示などにより作成、取得した情報のなかには、公開か否かが国等の政策的判断にゆだねられるべき性格のものがあり、このような情報を公開することによって、国等との協力関係が著しく損なわれることが考えられるので、防止しようとするものです。
例)・国等からの補助金内定通知
・審議中の法律改正案に係る解釈・指針等
・国等の事務事業にかかわる協議や照会等に関する情報で、国等でも公開していないもの

 

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秘密文書の指定の方法

実際に秘密文書の指定を行う場合には、文書の作成(取得)者が、秘密文書の指定を行おうとする文書に必要な登録(記載)を行い、文書管理責任者を対象として起案又は供覧を行います。
そして、文書管理責任者がその文書を秘密文書として指定することの是非を、承認・決定手続又は供覧手続において判断します。
この手続により文書管理責任者が秘密文書として指定することを認めたものが、秘密文書の指定がされたものとなります。
作成(取得)者が「秘密」の表示をしただけでは、秘密の指定がされたことにはなりませんので、注意してください。

 

1 文書管理システムにおける設定
(1) 公開情報の設定
収受登録又は起案登録時に、文書管理システムの公開情報設定画面において、次に掲げる項目を入力します。
ア 開示区分
全部開示できない場合に、一部開示、全部不開示、存否応答拒否等の開示区分を選択し、入力します。

 

イ 個人情報の有無
当該文書に個人情報が含まれる場合は、「有り」と入力します。個人情報に該当するかどうかの判断は、「個人情報保護条例の解釈・運用」によります。ただし、個人情報であっても、起案者の氏名等のように、情報公開条例に該当して、定型的に不開示情報の除外事項となっているような場合には、「有り」と入力する必要はありません。

 

ウ 不開示理由一覧
アで、全部開示以外のものを選択したときは、情報公開条例上の根拠規定を選択します。
複数の条項に該当するときは、複数の項目にチェックします。
そして、どのような不開示情報が含まれるか、一部開示の場合はその範囲など、具体的な内容を不開示理由備考欄に記入します。
根拠がなければ不開示(一部開示を含む。)にすることはできません。

 

エ 不開示理由備考
公開区分を「全部開示」以外にしたときには、なぜ不開示としたのか具体的な理由を入力します。
また、一部開示とした場合には、その不開示とする情報の範囲についても入力します。
例) 申請者の氏名、住所、性別、年齢が含まれているから。

 

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(2) 共用権限、「秘密」の設定
ア 共用権限の設定
上記アにおいて、開示区分を全部開示以外にしたときは、起案情報設定画面(収受登録時は収受情報設定画面)の共用権限の項目が「係内共有」になっていることを確認します。また、不開示情報が含まれない場合には、共用権限は「全庁共有」にします。
「全庁共有」になっている場合、全庁の職員が参照することができてしまいます。全庁に公開できる文書であれば、外部に対しても公開できる文書であることに注意が必要です。

 

イ 優先度「秘密」の設定
秘密情報が含まれる場合には、起案又は供覧のときに、優先度の項目の「秘密」にチェックを入れます。

 

(3) 起案又は供覧
文書に秘密である旨の表示をしただけでは、その文書は秘密文書に指定されたことにはなりません。
その文書を、秘密文書の指定を行う権限のある文書管理責任者が承認・決定又は供覧文書の閲覧をすることにより、初めて秘密文書の指定がされたことになります。

 

ア 起案の場合
文書管理責任者である課長は、起案用紙を表示し、適切な秘密文書の指定がなされているかどうかを確認します。
秘密文書の指定が不適切な場合には、その旨を承認コメント欄に入れて差戻しを行うか、あるいは、浄書時に修正を行うことを指示したうえで承認・決定を行います。
指定が適切であると認めた場合においては課長が「承認・決定」のボタンを押すことにより秘密文書の指定がなされたものとします。
修正が発生する場合において、修正起案によるときには修正後の起案文書を承認・決定した時に、浄書により修正するときには当該修正を行った時に、秘密文書の指定がなされたものとします。

 

イ 供覧の場合
課長は、適切な指定がなされているかどうかを確認します。
秘密文書の指定が不適切であれば、修正を指示します。修正指示を受けた供覧担当者は、収受文書の登録情報を修正します。
秘密文書の指定が適切であると認めた場合においては、課長が「供覧閲覧」のボタンを押すことにより、修正が発生する場合においては修正を行ったときに、秘密文書の指定がなされたものとします。

 

(4) 資料文書
資料登録する文書については、収受文書に準じます。

 

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2 文書管理システムに登録しない文書の場合
文書管理システムに文書を登録せずに管理する場合については、次の方法で秘密文書の指定を行います。
起案の場合は、伺い文中に当該文書を秘密文書に指定すること及びその理由(一部開示の場合にはその範囲も)を記入します。
収受文書の供覧の場合も、当該文書の余白に秘密文書の指定を行うこと及びその理由を明記します。

 

3 文書1件ごとに指定ができない場合
文書管理システムを使用しないで意思決定等を行う文書のうち、定型的に秘密情報が含まれており、なおかつ1件ごとに秘密文書の指定を行うことが困難なものについては、次の方法で、事前に包括的な指定を行います。
(1) 1件ごとに秘密文書の指定を行うことが困難な場合
秘密文書の指定は、原則としては文書ごとに行うものです。
例外的に包括的な指定を行うのは、1件ごとに指定を行うことが困難な理由がある文書に限ります。
例えば、休暇カード等のように、特例起案帳票により意思決定を行っており、その中で秘密文書の指定を行うことが困難な場合や、他の業務システムから出力される帳票を管理する場合で、承認・決定や供覧を行う際の業務の流れ上、文書1件ごとに秘密文書の指定を行うことが困難な場合、アクセス等のデータベースをファイルサーバ等で管理する場合などが、これに当たります。

 

(2) (1)の場合の指定の方法
文書1件ごとに秘密の指定ができない場合には、フォルダ全体を包括的に秘密文書に指定します。
この場合は、様式に定める包括秘密指定一覧表等により標準行政文書ファイル名単位で必要事項を記載して、包括指定の決定を行います。

 

ア 共通分類に属するもの
人事に関する文書等のように、共通行政文書分類基準表に定めのある文書については、統括文書管理責任者が包括的に指定を行いますので、各課において指定を行う必要はありません。
共通分類に属するフォルダで、包括的に秘密の指定を行うものについては、文書係が共通分類基準表の決定に合わせて、包括秘密指定一覧表を作成し、統括文書管理責任者の決定を受けることにより定めます。

 

イ 個別の業務に関するもの
アで指定を行っていない、個別の業務に関する文書については、各課で包括秘密指定一覧表を作成する必要があります。
包括秘密指定一覧表に必要事項を記入のうえ、各文書管理責任者の責任により決定し、統括文書管理責任者に届出を行います。
統括文書管理責任者が認めた場合には、包括的な指定を行われたものとなります。
原則として、年度始めにおいて個別分類基準表の決定を行うときに併せて、各文書管理責任者各課長の決定を受けたうえで、統括文書管理責任者あてに届出を行います。
総務課長は、各課の指定が適切でない場合には、修正のうえ再提出を求めることができます。

 

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(3) 包括的な秘密文書の指定における注意点
ア 混在するフォルダの場合
一つのフォルダの中に、文書1件ごとに指定を行えない文書と、原則どおり1件ごとに指定を行える文書が混在している場合も、包括秘密指定一覧表の中にフォルダを記入します。
ただし、包括的に秘密指定をしたフォルダに含まれる文書であっても、原則どおり1件ごとに指定できる場合には、原則どおりの方法で秘密の指定を行わなければなりません。

 

イ フォルダ名の付け方
包括指定は、分類基準表の「標準行政文書ファイル名」単位で指定を行います。
年度始めの段階においては、まだその年度に発生するフォルダは確定していませんので、現実に発生するフォルダ単位では指定が難しいからです。
この場合には、現実に発生したフォルダが、指定してあるものなのかどうかが分からなくならないように、フォルダ名は、原則として標準行政文書ファイル名を同じもの(同じものが複数発生する場合には、標準行政文書ファイル名に番号などの付属的な情報を付けたもの)を使用します。
例)標準行政文書ファイル名 → 自己情報開示請求書
フォルダ名 → 自己情報開示請求書(4月分)

 

秘密文書の表示

秘密文書の指定を行う文書については、文書にその旨を明記します。

 

1 文書への表示
(1) 文書管理システムで管理する場合
文書管理システムで電子文書を原本として登録し、管理する場合には、秘密文書の表示は、公開情報や共有権限の設定により行われていますので、それ以外に表示する必要はありません。
添付文書中に「秘密」等の表示をする必要はありません。
紙の添付文書がある場合において、目録情報のみを文書管理システムで管理する場合には、システムから帳票を出力して管理を行います。
帳票には秘密文書である旨が表示されますので、それ以外に表示する必要はありません。ただし、文書管理システムで原本を管理する場合であっても、資料等を紙に出力して会議等で配付する場合など、出力した紙文書の取扱注意を促すために、(2)と同様に秘密の表示を行います。

 

(2) 文書管理システム以外で管理する紙文書の場合
原則として、その文書自体の余白に、「秘密」あるいは「秘」の表示を行うものとします。時期を限って秘密とする文書(時限秘の秘密文書)の場合には、「時限秘」又は「時秘」の表示を行います。
しかし、秘密情報を含む同一の文書が大量に発生し、同じフォルダやバインダに綴じこむような場合は、文書1件ごとに表示せずに、フォルダ又はバインダに表示することで足りるものとします。
また、フォルダごとで足りるのは、あくまで「表示」であり、指定自体は秘密文書指定の方法の手続に従って行う必要があります。

 

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(3) 文書管理システム以外で管理する電磁的記録の場合
文書管理システムに登録する場合以外で電子文書を扱う場合については、後述する「秘密文書の取扱い」に従って管理します。
また、フロッピーディスク、CD-ROM、MOその他の媒体で保存する場合には、ラベルに「秘密」と明示して、表示を行います。
ファイルサーバで管理する文書については、その文書やフォルダに秘密の表示をする必要はありません。

 

2 個別フォルダへの表示
紙文書を管理する場合においては、文書は基本的にフォルダ単位で保存管理を行っています。
そのため、取扱いの注意を促し、文書の性質に応じた適正な管理を行うためには、フォルダにも秘密文書の扱いが必要である旨の表示を行う必要があります。
ここで個別フォルダに表示を行うのは、あくまでフォルダごとに文書を取り扱う際の注意を促すためであり、秘密文書の指定自体は、原則として文書ごとに、決められた方法に従って行う必要があります。
秘密文書を含むフォルダには、下記のとおり表示を行います。

 

(1) 個人情報を含むフォルダへの表示
個人情報を含むフォルダは分かるように表示します。フォルダ上部に「個人」と朱書きするか、「個人」シール又は赤丸シールを貼付するといった方法が考えられます。ただし、個人情報であっても、起案者の氏名等のように、情報公開条例に該当して、例外的に不開示の除外事項となっているような場合には、「個人」の表示をする必要はありません。

 

(2) 秘密文書を含むフォルダへの表示
(1)の個人情報以外の秘密文書を含むフォルダについても分かるように表示します。例えば「青丸シール」を貼付するといった具合です。

 

秘密文書の指定の解除

一度秘密文書の指定をした文書についても、状況の変化により秘密の取扱いを必要としなくなったときや、行政文書の開示の決定があったときには、秘密の指定は解除します。

 

1 秘密の取扱いを必要としなくなったとき
状況の変化等により、秘密の取扱いを要しなくなった場合には、秘密文書の指定の解除を行います。
指定の解除を行う場合は、秘密の指定を解除する旨の記載をし、起案又は供覧を行います。
指定を解除した場合は、文書から秘密である旨の表示を削除します。
文書管理システムに登録してある文書については、共有権限や公開情報等の変更を行います。

 

2 時限秘において、指定の時期を経過したとき
時限秘の秘密文書については、当該秘密文書に係る秘密の取扱いを必要とする期間の到来をもって、指定の解除がされたものとしますので、指定解除のために起案や供覧を行う必要はありません。
しかし、文書管理システムに登録してある文書については、期限が到来しても自動的に共有権限等の表示が変更されるわけではありませんので、共有権限や公開情報の変更を行います。

 

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3 行政文書開示決定をしたとき
当該文書につき、情報公開条例に基づく行政文書開示請求を受け、行政文書開示決定(一部開示決定を含みます。)をするときは、その開示決定手続において、秘密文書の指定を解除します。
秘密文書の指定は、あくまで内部での取扱いを定めたものですので、事前に秘密文書の指定がされていたとしても、開示の決定を行うことはあります。

 

(1) 解除の方法
行政文書開示決定に基づき秘密文書の指定を解除する場合は、秘密文書の指定を解除する旨の意思決定は、当該文書の行政文書開示決定に含まれるものとし、別段の意思決定は要しないものとします。

 

(2) 解除の結果
ア 全部開示の場合
全部開示により、秘密文書の解除を行った場合は、その文書全体が、一般的に秘密文書でなくなりますので、当該文書から秘密文書である旨の表示を削除します。

 

イ 一部開示の場合
一部開示による秘密文書指定の解除は、あくまで当該開示での開示部分に限って解除されるものであり、一般的に秘密の指定が解除されたわけではありませんので、一部開示決定の場合は、不開示情報が記載されている箇所については、なお秘密文書に該当するものです。
この場合には、次のとおり扱います。
(ア) 全部不開示に指定されていた文書について一部不開示の決定をした場合
開示区分を変更のうえ、不開示理由備考欄に不開示とする情報の範囲を入力します。
(イ) 一部不開示に指定されていた文書について一部不開示の決定をした場合
不開示とする範囲が同じならば変更は不要です。ただし、範囲が異なれば、不開示理由備考欄にある不開示とする情報の範囲を変更します。

 

4 文書管理システムにおける公開情報等の変更
上記1から3までにより、秘密文書の指定を解除した場合は、文書管理システムに登録している当該文書の公開情報を、文書更新機能により変更します。
この場合は、共用権限及び「秘密」チェックについても変更を行います。
反対に、文書管理システムに全部開示として登録してあった文書について開示請求があり、当該請求に対して不開示決定(一部開示、存否応答拒否決定を含みます。)を行った場合にも、同様に、公開情報を変更します。
また、共用権限及び「秘密」チェックについても変更します。

 

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5 個人情報保護条例に基づく自己情報開示請求の場合
個人情報保護条例に基づく自己情報開示請求により開示決定を行った場合も同様に秘密文書の指定は解除します。ただし、この場合は、当該請求を行った者に対してのみ解除され
るのであって、他者に対しては、なお秘密文書であることに注意してください。
一般的に秘密文書が解除されるわけではありませんので、秘密の表示を削除したりする必要もありません。
文書管理システムでの公開情報等の変更も必要ありません。

 

秘密文書の取扱い

秘密情報を含む行政文書を取扱うときは、当該秘密文書の記録内容が外部に漏れることのないように、細心の注意を払わなければなりません。
特に個人情報に関しては、個人情報保護条例上、正当な理由なく個人情報ファイルを提供することは罰則の対象になっていますので、注意してください。

 

1 作成部数、配付先の把握、複写
秘密文書を複数作成し、配付する場合は、原則として秘密文書の指定を行う際に、作成部数及び配付先を明記するものとします。
起案により秘密文書に指定する場合には起案の内容として記載し、収受文書等を供覧により秘密文書に指定する場合には供覧コメントに記載することにより、明記を行います。
また、例外的に、包括的に秘密文書の指定を行う場合は、一定の範囲及び目的を指定して、複写についても包括的に許可を行うことができるものとします。
秘密文書の指定時には複写や配付が予定されていなかった場合において、当該文書について複写を行うときには、課長の承認を受けて行うものとします。
承認の方法は次のとおりとします。
(1) 原則の方法
ア 文書管理システムに登録してある文書の場合
当該起案文書等を、文書管理責任者を対象として起案又は供覧します。
その際、起案コメント又は供覧コメントに作成部数及び配付先を記述します。

 

イ 文書管理システムに登録していない文書の場合
前述のように、秘密文書の指定を包括的に行う場合において、一定の範囲や目的において複写することを許可している場合には、その範囲において複写を行うことができます。
しかし、定めた範囲外に複写を行うときには、別に文書管理責任者の判断を求める必要があります。
アと同様に、作成部数及び配付先を記入のうえ、文書管理責任者を対象として起案又は供覧します。

 

(2) 行政文書の庁外持出しに伴う複写の場合
行政文書の庁外持出しを行う場合は、「行政文書等庁外持出し記録票」に記載して承認を得ています。
庁外持出しに伴って複写物を作成する場合には、持出しの決定を行うことにより複写についての文書管理責任者の承認も兼ねることとしますので、複写のみについて別途承認の手続を経る必要はありません。

 

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2 グループウェア使用時の注意
秘密文書については、グループウェアの各機能(電子メール、電子掲示板等)を利用して、情報の送受信、掲載を行うことはできません。

 

3 文書管理システムに登録されている電子文書について
文書管理システムについては、秘密文書が登録されることを前提に管理を行っていますので、秘密情報を含む文書を登録し、電子決裁や電子供覧を行うことに制限はありません。
文書管理システムに登録されている文書については、その文書に設定された共用権限により、参照する権限が決められています。
したがって、適切な共用権限を設定する必要があります。
文書管理システムに登録されている電子文書を紙に出力したり、他の媒体にダウンロードする行為は、1 作成部数、配付先の把握、複写で述べた複写と同様です。
承認を得ずに、権限のない者に複写文書を配付したりすることは許されません。

 

4 秘密文書の保管
(1) 紙文書の場合
秘密文書は、事務室内に保管する場合は、原則として他の文書と区別し、施錠できるキャビネットに保管し、退庁時に必ず施錠します。
金庫、ロッカー等に施錠保管したり、あるいは、入退室管理を行っている区画に保管することも可能です。
秘密文書の形状、利用の形態等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができますが、その場合であっても、別の盗難対策を講じることが必要です。
これらの方法は、当該秘密文書の取扱区分に応じて決定する必要があります。

 

(2) 電子文書の場合
行政文書の原本は、原則として文書管理システムに登録することにより管理します。
作業中の文書や、その他の理由で文書管理システムには登録せずに電子文書を管理する場合には、次のような方法で、適切に管理を行います。
ア 全庁LANのファイルサーバ
全庁LAN端末で作成した文書は、秘密情報が含まれるか否かに関わらず、原則としてファイルサーバに保存します。
セキュリティを低下させることになりますので、全庁LANのクライアントパソコンのハードディスクに保存することはしません。

 

イ フロッピーディスク、CD-ROM、MOその他の媒体
特別な場合において、全庁LANのファイルサーバに保存せずにフロッピーディスク等の外部媒体に保存する場合には、ラベルに「秘密」と明示して、表示を行います。

 

ウ 全庁LAN以外のパソコンのハードディスク
全庁LAN以外のパソコンのハードディスクに保存する場合ついても、全庁LANのファイルサーバに準じて、管理を行うとともに、適切なアクセス権限を設定するものとします。

 

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5 取扱区分
行政文書の管理においては、秘密度に応じて、保護の必要性や優先順位をある程度区別する必要があります。
これを取扱区分といいます。取扱区分を次の三つに分けて管理するものとします。

 

(1) 最大限に厳重な管理をする文書
ア 内容
センシティブな個人情報(=要注意個人情報)等、開示・漏えいにより重大な影響を与える情報を含むため、限定された職員のみが閲覧できる文書については、極秘文書として扱います。
センシティブな個人情報とは、思想、信条及び宗教に関する事項、社会的差別の原因となる事実に関する事項、犯罪に関する事項、病歴等を含む情報をいいます。
これらは、たとえ悪用されなくても、開示・漏えいそのものが人権侵害となりうるものですので、取扱いには細心の注意が必要です。
また、個人情報以外であっても、法人情報、行政運営に関する重要な秘密事項等、その情報が漏えいすることにより重大な影響が発生する秘密文書については、極秘文書として扱います。
例)・生活保護相談記録
・刑罰に関する情報
・公職選挙法第86条に定める、所属政党などの名称を記載した立候補の届書
・用地買収交渉に対する区の方針、訴訟の方針書

 

イ 取扱い
これらの文書は必ず、入退室管理を行っている区画に保管するか、施錠ができる金庫、キャビネット、ロッカーに保管し、施錠します。
利用頻度等の問題で随時施錠することが難しいときでも、退庁時には施錠するものとします。
また、電子的に管理する場合においてはアクセス権等を厳重に管理するものとします。

 

(2) 厳重な管理をする文書
(1)にも(3)にも当てはまらない秘密文書は、これに当たります。

 

ア 内容
不開示情報を含み、開示することはできないが、(1)の文書ほどには、秘密度の高くない文書がこれに当たります。
例えば、個人情報のうちセンシティブ情報とまでは言えないもの、行政運営情報であっても開示・漏えいによる影響度が(1)の文書ほど高くないものなどです。

 

イ 取扱い
これらの文書についても、秘密文書であることには相違ありませんので、(1)よりは優先度が低いとはいえ、適正な管理が必要です。
設備上可能な限り施錠等の厳重な管理を行います。
設備上の問題から施錠管理することが困難なときであっても、文書を収納したキャビネット等は、組織外の人間が容易に閲覧できる状態できない場所に設置するものとします。
電子的に管理する場合においても、アクセス権等を設定します。

 

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(3) 一般的な管理をする文書
全部開示できる秘密性のない文書については、施錠管理を行う必要はありません。

 

ア 内容
全庁に公開されている資料や、庁内での庶務的な通知、外部に対して広く公開されている文書のように、不開示情報を含まない文書が、これに当たります。

 

イ 取扱い
施錠管理を行う必要はありませんが、(1)、(2)の施錠が必要な文書と同じキャビネット等で保存する場合には、一緒に施錠管理してかまいません。
また、秘密性のない文書であっても、机の上に放置したりせず、キャビネット等の什器に保管し、適正に管理する必要があります。

 

秘密文書に関するその他の注意点

1 廃棄の方法
秘密文書に関しては、廃棄についても細心の注意を払う必要があります。

 

2 秘密情報の処理の委託について
秘密情報は、自らが扱うときにルールに従うのはもちろんですが、秘密情報を扱う業務の処理を外部に委託するときにも、注意を払う必要があります。
個人情報保護条例においては、個人情報に係る業務の処理を外部に委託使用とするときは、
委託契約において個人情報の保護について必要な措置を講じなければならないとしています。
具体的には、業務の委託に当たって委託業者を選定するために必要な調査を行うことや、当該委託契約において個人情報保護についての特約条項を付記することなど、受託者に個人情報保護について一定の義務を課すことが必要です。
個人情報の処理に係る外部委託に準じて、必要な対策を行うことが必要です。

 

3 非常持出し等
秘密文書については、重要な文書に当たる場合が多いものと考えられます。
重要文書については、当該文書の重要度に応じて、紛失、火災、盗難等の予防措置を厳重に講じる必要があります。

 

4 庁外への持出し
行政文書については、秘密文書であるか否かに関わらず、統括文書管理責任者が別に定めた場合以外は原則として庁外への持出しが禁止されています。
さらに、不開示情報が含まれる文書、すなわち秘密文書については、複写物の持出しも禁止されています。

 

5 秘密文書の取扱いに関する疑義
各係の職員は、秘密文書に指定すべきかどうか、現在指定しているものを解除すべきかどうかなどを含めて、行政文書の秘密の取扱いの要否に疑義があるときは、直ちに当該要否について文書管理責任者の指示を受けるものとします。
また、その扱いについて各課において判断が困難な場合は、文書係に協議するものとします。

 

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