公文書の「見出し記号」の使い方

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公文書の「見出し記号」の使い方

見出し記号の基本

見出し記号(項目に付ける記号)は、原則として次のように使います。
(1) 一般的な公用文では、1、(1)、ア、(ア)の見出し記号を使います。
(2) (1)の項目を増やすときは、a、(a)の見出し記号を使います。
(3) 膨大な計画書、報告書、手引書など項目の段階が多く必要な場合は、「編」、「章」、「節」、「第○」を使います。その場合、項目の段階に応じて適切に使い分けます。
(4) 見出し記号の後には、ピリオドなどは打たず、1字分空白を空けて、項目などを書き出します。
注 例規文など条文形式をとる公用文では、上記の例によりません。
編、章、節、款、目、条・項・号という特有な項目の立て方をします。

 

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見出し記号の配字

見出し記号がある場合には、項目が下がるごとに1字下げにするのが原則です。
本文は、見出し記号から1字空けて書き始め、2行目以降は1字下げとなります。
項目にタイトルがある場合は、本文はタイトルの高さと同じ高さから書き始め、次行からは1字下げとなります。
また、見出し記号に「1. 」のようにドットを付けた例が多く見られますが、公用文の項目番号にはドットは付けません。

 

【例】□は空白、○は文字

 

1□○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
 (1)□○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
  ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
   ア□○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○

 

1□△△△△△△△(タイトルがある場合)
   ○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
(1) □△△△△△△△△
○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○

 

その他の記号
(1) @、A・・・
@、A・・・は見出し記号ではなく、いくつかの事項を並列的に列挙する場合に用います。
@、A、・・・を使用する場合には、その記述を含む項目の項目番号よりも1字下げというのが一般的です。

 

(2)□○○○○
@□○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
A□○○○○○○○○○○○○○○

 

(2) ・(中点)
事項を列挙する場合には、「・」を用いることもできます。
この場合は、例のように「・」と第1字目の間を空けずに、2行目の書き出しを1行目にそろえるのが一般的です。

 

(2)□○○○○
・○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
・○○○○○○○○○○○○

 

パソコンのワープロ機能を用いて文書を作成する場合、「○」や「●」など他にもさまざまな記号を表示することができます。
文書の性格によっては、読み手にアピールするのに有効ではありますが、公用文の作成においては、原則として上記の記号以外は使いません。

 

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