行政文書開示請求に対する決定及び通知の記載要領

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行政文書開示請求に対する決定及び通知の記載要領

実施機関は、開示請求に係る行政文書の全部又は一部を開示するときは、その旨の決定をし、開示請求者に対し、その旨及び開示の実施に関し必要な事項を書面により通知しなければいけません。
また、実施機関は、開示請求に係る行政文書の全部を開示しないとき(開示請求を拒否するとき及び開示請求に係る行政文書を保有していないときを含む。)は、開示をしない旨の決定をし、開示請求者に対し、その旨を書面により通知しなければいけません。
これらの決定は行政処分であることから、書面により通知する必要があります。
存否応答拒否をする場合及び文書の不存在を理由とする請求拒否をする場合についても明確に処分として位置づけます。

 

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解釈・運用
1 開示決定等の事務
⑴ 行政文書の内容の検討
ア 文書規程に定める手続に基づき、開示請求書の文書登録欄に必要事項を記入押印し、情報公開制度処理簿に入力します。
イ 開示請求に係る行政文書について、条例第7条各号に該当するかどうかを検討し、また、必要に応じて関係部署に協議します。

 

⑵ 第三者情報の取扱い
開示請求に係る行政文書に、実施機関以外のものに関する情報が記録されている場合であって、必要と認めるときは、慎重かつ公正な開示決定等をするために「第三者保護に関する手続」により処理します。

 

⑶ 協議等
ア 開示請求に係る行政文書の全部又は一部を開示しない旨の決定(開示請求に係る行政文書の存否を明らかにしないで開示請求を拒否するとき及び開示請求に係る行政文書を保有していないときの決定を含みます。)をするに当たっては、総務課長に協議します。
イ 電磁的記録については、開示決定等をするに当たり、総務課長に協議します。
ウ 開示請求に係る行政文書の存否を明らかにしないで開示請求を拒否する決定を行った場合は、審査会にその旨を報告します。

 

⑷ 適用除外文書又は他の制度等との調整により本条例上の開示を行わない行政文書の処理
開示請求に係る行政文書が、条例に規定する適用除外文書である場合又は他の制度等との調整に該当するため条例上の開示を行わない場合は、当該請求を却下し、開示請求却下通知書により通知します。

 

⑸ 書面による通知の特例
決定内容が、請求に係る行政文書の全部を公開する場合であって、直ちにその公開が可能となるものについては、請求者において何ら不利益はないと考えられるので、通知書面は省略することができます。省略したときは、請求書の備考欄に即時に全部開示した旨の記載をし、請求者にその写しを交付します。

 

⑸ 開示決定通知書の記入要領
① 「行政文書の件名」
開示請求書の「開示請求に係る行政文書の件名又は内容」欄に記載された事項をそのまま記載するのではなく、当該行政文書の文書番号( 文書分類表に記載されているものに限る。) 及び件名を正確に記入します。

 

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② 「開示の方法」
当該開示請求について、どのような方法で開示するかについては、必要に応じて、備考欄に、具体的に( ディスプレイに出力したものの視聴、印刷物に出力したものの閲覧・交付、CD に複写したものの交付等) 記載します。なお、開示請求者と事前に、拡大・縮小コピーやカラーコピーの希望の有無、希望する開示媒体( 特に電磁的記録) 等について十分調整します。

 

③ 「開示の日時」
開示をする日は、開示決定通知書が開示請求者に到達するまでの日数を考慮して到達予定日から数日置いた日とし、時間は通常の勤務時間内で指定します。なお、開示請求者と事前に電話等により調整を行い、開示請求者の都合のよい日時を指定するよう努めます。

 

④ 「開示の場所」欄
原則として、主管課を指定します。複数の課にまたがる文書の場合は、事前に調整します。

 

⑹ 行政文書一部開示決定通知書の記入要領
① 「行政文書の件名」から「開示の場所」までは、上記開示決定通知書と同じです。

 

② 「開示しない部分」及び「開示しない理由及び根拠」
開示しない部分並びに該当する不開示条項及び当該条項を適用する理由について、専門的な知識を有しない人にも十分理解できるよう、分かりやすく記載します。複数の不開示事由に該当する場合には、該当する条項ごとにその理由を記入します。

 

③ 「期間の経過により不開示情報に該当しなくなる時期」
条例に該当する場合( 期間の経過により不開示情報に該当しなくなり、その全部又は一部を開示することができるようになることが明らかな場合) は、その期日を記入します。

 

⑺ 行政文書不開示決定通知書の記入要領
① 「行政文書の件名」
開示決定通知書と同じ。ただし、開示請求に係る行政文書を保有していない場合( 文書不存在)又は存否応答拒否をする場合は、開示請求書に記載された行政文書の件名を記入します。

 

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② 「開示しない理由及び根拠」
一部開示決定通知書と同じです。
なお、文書の不存在を理由として不開示決定を行う場合は、開示請求者が開示を求めている行政文書が実施機関に存在しない理由を明記します。
また、存否応答拒否をする場合は、開示請求に係る行政文書が仮に存在した場合に適用することとなる不開示条項及び当該行政文書の存否を明らかにすることが不開示情報を開示することになる理由を記載します。

 

③ 存否応答拒否をする場合の留意事項
開示請求に係る行政文書が存在しない場合には不存在を理由として不開示決定をし、存在する場合には存否応答拒否をしたのでは、存否応答拒否をする場合は当該公文書が存在することを開示請求者に推測されることとなります。したがって、存否応答拒否をする場合は、開示請求の内容に十分注意し、実際の行政文書の有無を問わず存否応答拒否をする必要があることに留意します。

 

④ 「期間の経過により不開示情報に該当しなくなる時期」欄
一部開示決定通知書と同じです。

 

⑻ 開示請求を却下する場合の処理
開示請求が条例に規定する要件を満たさない場合や、他の制度により閲覧等の手続が定められている行政文書について請求があった場合、開示請求者が補正に応じない等の理由により開示請求を却下する場合は、開示請求却下通知書により通知します。
① 「行政文書の件名」は、開示決定通知書と同じです。
② 「却下の理由」
却下する理由について、専門的な知識を有しない人にも十分理解できるよう、分かりやすく記載します。

 

⑾ 開示決定通知書等の送付
ア 主管課は、開示決定等をした場合は、開示決定通知書、一部開示決定通知書又は不開示決定通知書(以下「開示決定通知書等」という。)を作成し、これを遅滞なく開示請求者に送付します。
イ 主管課は、開示決定通知書等及び開示請求却下通知書の写しを総務課に送付します。

 

⑿ 情報公開処理簿への入力
主管課は、開示決定等を行ったら、その内容を情報公開処理簿に入力します。

 

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