常用文書とは｜常用文書の保存期間と廃棄方法｜公文書管理

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公用文の常用とは

「常用」とは、紙文書を管理する場合において、廃棄するまででの間、文書庫に移動したり下の段に移したりせずに、現年度文書と同様に事務室内のキャビネット等で保管することです。
「常用」で管理するということは、保存の形態の問題であり、所属年度がいつであるか、保存期間が何年であるかとは関係ありません。

 

常用文書であっても、所属年度や保存期間は他の文書と同じように必ず定めます。
常用文書であれば、所属年度や保存期間を指定せずに管理できるとの誤解がありますが、そうではありません。
また、電子文書についてはいつでも閲覧をすることができますので、常用という考え方はありません。

 

常用文書に指定する基準

常用文書に指定するのは、頻繁に使うため、文書庫で保存すると不便になる文書です。
そのため、常用文書は、常に事務室に置きますが、事務室に置く紙文書の量が増えると、事務スペースを圧迫することになりますので、常用文書は、本当にやむを得ないものに限らなければなりません。
決められたルールにのっとって管理をしていれば、文書庫に引き継いだとしても容易に文書を参照することができます。
また、一度常用文書にしたとしても、必要がなくなったときには随時常用を解除して、他の文書と同様文書庫への移動を行います。

常用文書の具体例

常用文書としては次のような文書が考えられます。
(1) その係の基本的な事務事業に関する資料
(2) 基本的な事務事業の管理状況を把握するために作った台帳、図面など
(3) いつでもすぐに、住民に閲覧させる文書
(4) 法令等の規定により、いつも事務室に備え置く必要のある文書

 

常用文書の廃棄方法

上記のとおり、常用文書であっても所属年度と保存年限を指定します。
保存年限を過ぎた常用文書は、通常の行政文書と同様に廃棄します。

 

行政文書の検索方法

どの行政団体においても、行政文書は、紙文書も電子文書も、原則として文書管理システム等に登録されて一元管理されているのが一般的です。
電子文書の場合はその実体が登録され、紙文書の場合にはその所在が管理されています。
したがって、紙文書であっても電子文書であっても、行政文書の検索は文書管理システム等により行うことができます。

 

電子文書の検索方法

文書管理システム等の検索機能を利用し、必要な文書を検索したら、登録してある電子文書をそのまま参照することができます

 

紙文書の検索方法

①　事務室内にある文書を検索する場合
文書管理システム等の検索機能により、保存場所を検索します。
文書管理システム等では、事務室内のどこにあるかまでは管理していませんので、事務室内での所在は、見出しや区分ガイドを使って探すのが一般的です。
そのため、キャビネット内の配置は、ルールに従い分類別に誰もが分かりやすいように並べます。

 

②　倉庫等にある文書を検索する場合
文書管理システム等の検索機能により、保存場所を検索します。
文書庫で管理する文書については、基本的に文書庫内の棚番号、箱番号まで登録して管理していますので、文書のある場所まで正確に検索することができます。
場所が分ったら、実際に文書庫等に行き、文書を参照します。

 

行政文書の利用方法

①　電子文書の利用方法
上記により検索をした文書は、行政文書ごとに文書管理システムに設定された権限に応じて、実体を参照することができます。
参照をできる文書は、検索画面からダウンロードなどをすることができます。

 

②　紙文書の利用方法
紙文書を利用したときには、必ず元の場所に戻さなければなりません。
紙文書の場合には、元の場所に戻さないと、所在が分からなくなってしまいますので、注意が必要です。
特に事務室外に持ち出そうとするときは、文書取扱責任者にその旨を申し出なければなりません。
また、原則として庁外に持出してはいけません。

 

③　文書主管係の管理する文書庫に保存されている行政文書の利用方法
文書主管係が管理する文書庫に保存されている行政文書を利用する場合には、文書主管係に申し出て、文書の貸出しの手続を行わなければなりません。

 

行政文書の持出しの禁止

行政文書は、原則として庁外に持出すことはできません。
これは、秘密情報の漏えいを防ぐとともに、行政文書の紛失を防ぎ、適正管理を行うためです。

 

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