起案文の作成例|公文書の書き方

スポンサードリンク

起案文の作成例|公文書の書き方

(1) 起案文の意義
起案とは、行政の事務事業を遂行するうえで必要とされる意思決定の内容を文書の形式にまとめあげる事務、つまり決定案を作成することをいいます。そして、決定案を記載した文書を起案文書といいます。
起案を行うのは、組織における意思決定の記録を明確な共通のルールに従って残すことで、事務事業の効率性、円滑性を保つとともに、対外的な説明責任を果たすためです。
また、行政の行った行為について疑義が生じたときに、その行為の決定についての証拠ともなります。
この機能を果たすためには、起案はその内容だけでなく、その形式が適法、つまりルールに従ったものである必要があります。

 

(2) 起案文の要素
起案文は、次の要素からなります。
ア 属性情報(件名、起案日、決裁区分など、文書の情報として必要な部分)
イ 起案伺い文(どのような処理(「実施」「通知」「回答」など)の決定について判断を仰ぐのかを記入する部分)
ウ 起案本文(決定の基幹となる部分。決定し、実施すべき内容、理由、目的、対象、根拠法令、従来の経過、処理方針、必要経費など)
エ 送付文書(送付(施行)を伴う起案の場合に、相手方に送付するあて先や送付番号の付いた送付鑑文書)
オ 添付文書(意思決定を行うために必要な内容のうち、起案本文に書くことができない細かな内容を別紙とした場合の別紙部分)
カ 関連文書(意思決定に直接必要なわけではないが、意思決定をするに当たって参考とする文書等)

 

スポンサードリンク

 

(3) 標準例
庁内向けに説明会を開催する場合において、その開催及び会場使用料の支払いについて決定し、庁内に開催通知を送付する場合の起案文書の例を示します。
ア 属性情報
(ア) 件名

文書事務説明会の開催について

 

(イ) 共用権限 【全庁共有】
(ウ) 施行要否 【施行要】
(エ) 決裁区分 【課長決裁】
イ 起案伺い文・起案本文
(ア) 起案伺い文

文書事務説明会を次のとおり実施してよろしいですか。

 

(イ) 起案本文

1 目的 適正な文書管理の必要性についての理解を深め、市の情報管理を適正化するため
2 日時 平成28年○月○日(○)14:00から16:00まで
3 会場 研修室
4 対象者 各係文書担当者160名(別紙1名簿のとおり)
5 次第 別紙2次第のとおり
6 通知 別紙3各課長あて通知文書を、各課庶務担当係に送付します。
7 会場使用料の支払い
(1) 支出額 10,200円
(2) 支出科目 28年度111 市一般会計 総務費
(3) 内訳 施設使用料7,500円、付帯設備2,700円(プロジェクター1,000円、拡声装置500円、マイク(有線)300円*2、マイク(無線)600円)
(4) 支払方法 会計事務規則第○条の規定により前金払いとします。

 

 

 

ウ 送付文書・添付文書
(ア) 添付文書(送付本文以外で、承認・決定を行うために必要な文書)
別紙1

説明会参加者名簿
1○○部△△課1係・・・・・・・・
2○○部△△課2係・・・・・・・・
3○○部△△課3係・・・・・・・・
4○○部△△課4係・・・・・・・・
5○○部××課1係・・・・・・・・
6○○部××課2係・・・・・・・・



 

別紙2
         


文書事務説明会次第
                            平成28年○月○日
                            14:00〜16:00
                            研修室
1 ・・・・・・・・・
2 ・・・・・・・・・・・・・・
3 ・・・・・・・・・・・

 

 

(イ) 送付文書
a 送付件名

文書事務説明会への参加について(依頼)

 

b 送付本文(送付先に送る鑑文)
(別紙3)

 

各課長、事務事業所の長殿
                             総 務 課 長
     文書事務説明会への参加について(依頼)

 

            記
1 ・・・・・・・・・・
2 ・・・・・・・・・・

 

(ウ) 送付方法 【庁内施行】
エ 公開情報
(ア) 開示区分 【全部開示】
(イ) 個人情報の有無 【無】

 

スポンサードリンク