ワード、エクセルで公文書をで作るときのフォントや注意点とは

ワード、エクセルで電子的に文書を作成する場合には、次の点に注意します。

 

誤字・脱字に注意する

電子的に文書は簡単に作成できます。
ただしそれが原因で、漢字の変換ミスも多くなります。
他にも、古い情報を残してしまうなどのミスも増えます。
誤字脱字を起こす可能性は、手書きよりも高くなりますので注意しましょう。

 

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フォント、サイズ

電子的に文書を作成する場合には、フォントサイズや行間隔に注意します。
書式については、送付の相手方や文書の性格により異なりますが、読みやすさに注意し、通常は次のようにします。

 

ファイル形式

電子文書を、電子のまま外部に送付した場合、
受け取った相手のPC環境によっては文書を確認できない場合があります。
外部の人が電子的に見る可能性を考え、ファイル形式にも注意しましょう。
基本的にはOfficeソフトを使用して文書を作成します。
また広く配布するような場合には、PDF形式にします。
PDF形式なら特定のソフトに依存しません。

 

※公文書をウェブサイトにPDFファイルで掲げるときに、文字が読みにくいものに変換されていることがあります。
これは、PDFファイルの作成時に「フォントの埋め込み」が行われていないため、ブラウザが選択したフォントが表示されるからであり、注意が必要です。

 

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