公務員 文書 書き方

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電子文書作成における注意点

電子的に文書を作成する場合には、次の点に注意します。

 

@誤字・脱字に注意する
電子的に文書は簡単に作成できます。
ただしそれが原因で、漢字の変換ミスも多くなります。
他にも、古い情報を残してしまうなどのミスも増えます。
誤字脱字を起こす可能性は、手書きよりも高くなりますので注意しましょう。

 

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A書式を整える
書式については読みやすさに注意し、通常は以下の3点に気を付けます。
ア 文字間隔 3.8o以上
イ 行間隔 7o以上
ウ 文字の大きさ 10.5ポイント以上

 

Bファイル形式
電子文書を、電子のまま外部に送付した場合、
受け取った相手のPC環境によっては文書を確認できない場合があります。
外部の人が電子的に見る可能性を考え、ファイル形式にも注意しましょう。
基本的にはOfficeソフトを使用して文書を作成します。
また広く配布するような場合には、PDF形式にします。
PDF形式なら特定のソフトに依存しません。

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