公務におけるファイルサーバでの文書の保存方法

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公務におけるファイルサーバでの文書の保存方法

ファイルサーバに保存する文書

ファイルサーバで文書を保存する場合の注意点について説明します。

 

1 ファイルサーバに保存する文書
行政文書の保存は、基本的に文書管理システムに登録して行うことになります。
したがって、ファイルサーバに保存する文書は、基本的には次のものになります。

 

(1) 作業文書
作成途中の文書については、文書管理システムには登録せずに、ファイルサーバで管理します。
また、ひな形として頻繁に再利用するような文書をファイルサーバに保存する場合など、作業用に写し文書を管理するような場合にも、ファイルサーバに保存します。

 

(2) 保存文書のうち、文書管理システムに登録して管理することが適切ではない文書
処理簿のように頻繁に更新される文書、アクセスで作成されたデータベースなどは、変更があるたびに、確定した文書として文書管理システムに登録するのは、非効率です。
こういった文書については基本的にファイルサーバで保存し、起案・決定などの処理を行うときには、その意思決定に必要な情報(電子ファイル)だけを文書管理システムに登録して起案・決定を行います。

 

2 ファイルサーバ内の分類方法
ファイルサーバ内の文書であっても、作業文書以外は、情報公開条例に基づく行政文書開示請求の対象となります。
そのため、保存文書と作業文書は明確にフォルダを分けるとともに、特に保存文書については、所在をきちんと管理できる方法で分類します。

 

(1) 保存文書/作業文書
行政文書開示請求の対象となる保存文書と、原則として対象とならない作業文書は、明確に分けて管理する必要があります。
この分け方が不明確だと、開示請求があったときに、対象となるのかならないのかを説明することができません。
不明確な場合は、原則として開示請求の対象となるものとして扱いますので、注意してください。

 

(2) 年度
保存文書については、保存期間などを管理し、適切に整理分類を行うため、原則として年度ごとにフォルダを分けます。
作業文書については、必要がなければ年度に分ける必要はありません。

 

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(3) 分類
保存文書については、原則として分類基準表で定めたものと同様の分類により段階的にフォルダを作成し、所在を管理します。
ただし、ファイルサーバで管理する文書が少ない場合等、ほかの方法で分けることにより効率的に作業ができる場合には、必ずしもこの分類に従わなくてもかまいません。
しかし、必ず、その所在を誰もが理解できる方法で分類しなければなりません。
作業文書については、保存文書ほど明確な分類は必要ありません。
原則として、職員ごとにフォルダを分けます。

 

(4) フォルダ名
保存文書のフォルダ名は、文書管理システムで管理しているフォルダの中のどのフォルダに当たるのかが特定できるよう、文書管理システムに登録されているフォルダ名と同じ名称を使用し、フォルダ名の前に文書管理システムに登録されているフォルダ番号を付けます。

 

3 秘密文書の指定
秘密情報を含む文書は、原則として文書ごとに秘密の指定を行いますが、ファイルサーバに保存する文書に関しては、次のように扱います。
例外的な場合において、行政文書の原本をファイルサーバに保存して管理する場合には、「文書ごとに指定ができない場合」として扱い、フォルダ全体で指定を行います。
フォルダ単位で秘密文書を指定した場合は、フォルダに、秘密である旨の表示などを行う必要はありません。
ただし、上記2(4)のとおり、必ず、文書管理システムで管理するフォルダが特定できるようにするものとします。
作業文書として保存する場合は、行政文書ではありませんので指定等は必要ありませんが、秘密情報が含まれていることには変わりありません。
その扱いには十分気をつける必要があります。

 

4 ファイルサーバ内の文書の廃棄
(1) 保存期間満了による廃棄
保存文書のうち保存期間が満了した文書については、各組織で削除を行います。

 

(2) 不要時の廃棄
作業文書については定期的に見直しを行い、不要な文書については削除を行います。
また、内容が確定して文書管理システムに登録をした場合には、ファイルサーバ内の作業文書は原則として削除します。
ただし、確定文書を文書管理システムに登録した場合であっても、ひな形として頻繁に使用する場合や、頻繁に参照する場合など、ファイルサーバ内の文書を作業文書としての
利用したい場合には、削除しなくてもかまいません。
ただし、この場合はあくまで作業文書としての扱いとなることに注意してください。

 

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