個人情報保護制度における適正管理の原則｜レポートの書き方

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適正管理の原則とは

実施機関は、保有個人情報及び保有特定個人情報の適正な管理を行うため、次に掲げる事項について、必要な措置を講じなければなりません。
( 1 ) 保有個人情報等は、正確かつ最新なものとすること。
( 2 ) 保有個人情報等の紛失、破損、改ざんその他の事故を防止すること。
( 3 ) 保有個人情報等の漏えいを防止すること。
実施機関は、管理の必要がなくなった保有個人情報等は、速やかに廃棄し、又は消去しなければなりません。

 

用語説明

保有個人情報等は、常に「正確かつ最新なもの」として維持管理する必要があります。
実施機関の職員は、個人情報を収集するときはもちろん、利用するときにおいてもその情報に誤りがないか、古い情報や不正確な情報でないか点検し、常に正確かつ最新なものに修正して管理する姿勢が求められます。
保有個人情報等が「正確かつ最新なもの」でない場合、条例の規定により、当該個人情報の本人から「事実の記載に誤りがあるとき」として、訂正請求をされることがあります。

 

「管理の必要がなくなった」とは、原則として、行政文書管理規則による保存年限が経過した時点をいいます。
コンピュータ等に記録されている個人情報は、基本的には出力された文書の保存年限と同じであると思われるので、その保存年限が経過した時点で、文書を廃棄するのと同様に消去し、定められた保存年限を越えて記録されていることのないよう慎重に取り扱わなければなりません。
なお、文書とコンピュータ等に記録された保有個人情報等の保存年限が異なる場合についても、個々に判断し、それぞれ定められた保存年限を超過することのないよう適切に廃棄又は消去の処理をします。
保有個人情報等の含まれる文書、図画、写真等の紙類の廃棄は、溶解、焼却又はシュレッダー等による裁断の方法により行います。また、磁気テープ、磁気ディスク等は、磁気的な消去又は物理的な溶解等により行います。
いずれの場合も、廃棄に当たって保有個人情報等が外部に漏れることのないよう適正に行います。

 

具体的な運用

１ 保有個人情報等を記録してある文書等は、業務で使用しているときを除き、常に安全に保管できる所定のキャビネット等に収納し、紛失したり、破損したりすることのないよう管理します。退庁時には、机上に放置することのないよう、所定のキャビネットに収納のうえ、施錠するなどの注意が必要です。特に要注意な保有個人情報等について厳重に取り扱う必要があります。
磁気テープ、磁気ディスク等は、データを破壊、盗用されることがないよう媒体の特性に応じて、適切な場所に管理し、事故を防止します。

 

２ 保有個人情報等は収集した業務の範囲においてのみ利用することが認められているものなので、端末画面での業務処理作業や机上の書類、応対の言動などで、職務中に保有個人情報等が、業務の担当職員以外に漏れたりすることのないよう、職員は保有個人情報等の保護に関して、細心の注意を払う必要があります。

 

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