公文書の書き方のルールとコツ50選｜伝わる公用文のレイアウトと例文

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主語をなるべく前に出す

主語が何なのかあいまいになると文章が分かりづらくなります。
主語はなるべく文の始めに置くようにします。

 

 

述語を明確にし、主語や助詞は省略しない

 

 

「いつどこで誰が何をどうした」の語順にする

公文書では「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どうした」の語順を基本とすると、定型文を作りやすくなります。

 

例

 

報告書や企画書でも、５W１Hを意識すれば、伝えたい内容を漏らすとなく分かりやすい文章を書くことができます。
５W１Hを意識せずに、順番をランダムにすると以下のような文章ができあがります。

 

 

理解はできますが、読後感が悪い文章です。
理由は上記のとおり、５W１Hがバラバラになっているためです。
こういう文書は５W１Hを整理して、順番を整えるだけで読みやすくなります。

 

	１文目	２文目
when（いつ）	平成20年4月	同年10月
where（どこで）	市民センターで
who（誰が）	100人が	多くの賛同者が
what（何を）	歌の集いを	自主的な活動を
why（なぜ）	市の広報で開催を知り	好評だったから
how（どのように、どうした）	８回コースで	月に２回

 

５W１Hで整理した例

 

このように「いつ、どこで、誰が、何を」という一番理解しやすい順番を基本として文章の骨格を作ります。
そして「なぜ、どのように」を、文脈から判断した適切な位置に挟み込みます。

 

助詞「は」を正しく使う

助詞の「は」は、必ずしも主語を表すものではありません。
話題を提示するときにも使用します。
また、公用文では、話題の提示をする際に「は」で違和感がある場合、「ついては」を多く使用する傾向にあります。
以下の例はどちらも文法的に誤りではありません。

 

 

一文一意にする

説得力がある文章を書こうとしているうちに、１文がとても長くなってしまうことがあります。
例

このように、全てを一文に詰め込もうとすると、読み手に大変な負担を書ける文章になってしまいます。

 

このように伝えたい内容を一文一意にすると、読み手に伝わりやすくなります。
一文が長いと、読み手は、理解が追いつかず、前半に書かれていることを忘れてしまします。
公用文を書くときは、一文一意を意識するようにしましょう。

 

否定の対象を明確にする

否定形では、打ち消されるものをはっきりさせます。

 

 

例の場合、太郎は、「次郎とは違って、器用ではない」のか、「次郎と同じで、器用ではない」のかがはっきりしません。この場合は次のようにします。

 

 

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二重否定は使わない

「～しないわけではない」「～できないわけではない」など、一つの文の中に否定形が二つ以上使われている文を二重否定といいます。
否定形が重なっていると、本当は肯定なのか否定なのか混乱し、誤解を生じることがあります。
二重否定形は、多くの場合言い換えることができますので、できるだけ言い換えるようにします。

 

 

並列関係の表し方

並列関係（二つ以上の語句が同じ資格で並んでいる関係）の場合には、語句のバランスが悪くならないようにします。

 

 

動詞を名詞化する

主語が「接遇の基本」、述語が「お迎えします」では意味が通じません。
この述語を「お迎えすることです」と動詞に「こと」を付けて名詞化すると意味が通じるようになります。
「特徴は」「基本は」「ポイントは」などの属性を述べるときは、動詞に「こと」や「点」を付けた名詞で受けると主語と述語が一致しやすくなります。

 

名詞形「○○と××です」

文章が長くなると、主語と述語が離れてしまい「文章のねじれ」が起こりやすくなります。
その場合は名詞の形にして「～のは、○○と××です。」とします。

 

主語「～には」で動詞で受ける

上記の例文は、主語を「窓口には」にすれば、動詞で受けることもできます。

 

主語を統一する

１つの文で２つのことを表現する場合、前半と後半で主語が変わってしまう間違いがよくあります。
特に後半の主語が省略されている場合は注意してください。

 

 

上記の間違った例では、前半の主語が「効率化をさせる」係長で、後半の主語が「職員になる」主任になってしまっています。
２つ目の例では「育てる」を述語にすることで、どちらも係長が主語になり、意味が通りやすくなります。
文章が長い場合は二つの主語を用いる場合もありますが、短い文では１つの統一した主語で、２つのことを表現した方がすっきりした文章になります。

 

「こと」「もの」を削る

「こと」「もの」は、それ自体は意味を持っていない形式名詞です。
公用文では「こと」「もの」が乱用されがちなので、注意が必要です。
ほとんどの場合、形式名詞「こと」「もの」がなくても意味は通じるため、以下のような工夫をして文章を具体的にしましょう。

 

 

「とき」「ところ」「わけ」「はず」も同様です。

 

例１

 

例２

 

語尾の言い回しを変化させる

「である」「です」「ます」など、同じ語尾ずっと続く文章は、読み手に単調で稚拙な印象を与えてしまいます。
語尾の言い回しに変化を付けるとテンポとメリハリが生れるようになります。
いつでも活用できるよう、色々な語尾に触れて言い回しを増やしてみてください。

 

「である」体の語尾例

 

「です・ます」体の語尾例

 

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同じ言葉は２回までにする

同じ言葉を多用すると、文章に違和感が出てしまいます。
やむを得ず同じ言葉を使う場合でも、一文で２回までに抑えるようにしましょう。
文書をチェックしてうるさい印象があるときは、言回しを変えたり、他の言葉に置き換えたりします。

 

例

 

例文では「から」「本市」「多くの」がそれぞれ２回用いられ、くどい印象があります。
「多くの」を「豊か」「賑わい」で表現することで文章がスッキリします。
語彙力を磨くことが理想ですが、インターネットで類義語を調べるのもいいでしょう。

 

修飾語は直前に置く

修飾語の位置を誤ると、複数の解釈ができる文章になってしまうこともあります。

前者は「迅速に」という修飾語が文頭にあるため、被修飾語の候補が「焼却」「資源化」「整備」と複数あり、読み手を混乱させる文章です。
修飾語は被修飾語の直前に置き、被修飾語の候補が複数ある文では上記例の後者のようにそれぞれに修飾語を置くようにしましょう。

 

長い修飾語の方を前に置く

上記例では「美しい」と「花と緑があふれる」という２つの修飾語があるため、被修飾語が曖昧になっています。

 

２つの修飾語を同時に用いるときは、長い修飾語を前に置くようにします。
短い修飾語が前にあると、２つの修飾語が一体の修飾語として解釈されてしまいがちだからです。
理解しにくい文章と感じたら、文中の修飾語の順序をチェックするようにします。

 

分かりやすい語順にする

 

例文は、「目的」の間に「手段」が挟まっている形のため、テンポよく読めなくなっています。
こういった場合は、「目的」を２つ固めて、「手段」と分離するだけでも分かりやすくなります。

 

 

一文は40～50文字までにする

主語と述語の間に盛り込む内容が多すぎると一文が長くなってしまいます。
省略できる内容は削り、省略できない内容は別の一文を書き添えるようにするだけでも分かりやすい文章になります。
下記の文を読むと分かるように、60文字以上の文章は読むとストレスを感じます。
一文の理想は40文字程度、長くても50文字程度に抑えるようにしましょう。

 

 

「手段」「目的」の順番で書く

文章に説得力を持たせるには、①「手段」、②「目的」の順番で書くようにします。
具体的な表現を例示すると以下のような言い回しになります。

 

 

手段と目的が混在した以下のような文章は、読み手にとって理解が困難です。

 

「手段→目的」の順番を固定して整理すると以下のように分かりやすくなります。

 

「つなぎの一文」の例

つなぎの一文を活用する

文と文の繋がりが良く見える以下のような「つなぎの一文」を添えると、文章の仕上がりが整います。
文を繋ぐのは「接続詞」を使うのが基本ですが、文脈に相応しい接続詞が思い付かないときは、つなぎの一文を活用しましょう。

 

 

「つなぎの一文」には様々な言回しがあるので、日々触れた文章から集めてみてください。
活用すれば、文章の格式や説得力をさらに高める効果が期待できます。

 

話の筋道を立てる

 

「県内」と県の話からスタートし、次に「我が国」と国の話が入り、また「このため県は」と県の話に戻っています。
このような文書を作成するときの基本は、社会背景など大きなテーマから書き始めて、地域の課題などに移っていくことです。
筋道を立てて文章を構成すると以下のような文章になります。

 

 

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修飾語で文章に深みを出す

一文は40～50文字までにするのが基本と述べましたが、文書の性質によっては、読みやすさよりも「深み」や「説得力」を重視したい場合もあります。
文章を読んでみて、「物足りない」と感じたときは修飾語を補うだけで、あっさりした文章に深みが出てきます。
読み手に強く訴えたい文書、承認試験の論文などでは修飾語が便利なので、色々な言い回しを試してみてください。

 

例１

 

例２

 

能動と受動を使い分ける

能動態は語尾が「～する」「～した」という表現で、受動態は語尾が「～される」「～された」という表現です。
能動態は文章に「主体性」を生み、受動態は「客観性」「謙虚さ」「曖昧さ」を生むことができます。
また、受動態主語は省略できる特徴もあります。

 

「主体性」を強調すべきなのか、「謙虚さ」を強調すべきなのか、文書の性質によって能動と受動を使い分けるようにしましょう。
例えば、住民に対して主要施策を説明するような文章では、市の意気込みが伝わるよう「能動態」を使用する、といった具合です。
受動態は使いやすい一方、読み手に自信の無さや無責任な印象が伝わってしまうため、乱用には気を付けましょう。

 

「～ています。」体で共感を得る

現在進行形「～（し）ています。」は、主体性を出しやすい便利な表現です。
例えば、2020年の国際オリンピック委員会総会で滝川クリステルさんのスピーチの冒頭の和訳です。

 

 

下線部の「根付いています」「示しています」がポイントです。
これを例えば過去形の「根付きました」や、現在形の「示します」と変えて読んでみると、なんとなく「他人事」のようなニュアンスが出てしまいます。
「現在進行形」を近い未来に繋がる表現として用いると、読み手の共感を得やすくなります。
このため、所信表明や議会答弁でも積極的に用いられています。

 

ポジティブな表現にする

「～しなければならない」「～できない」「～の問題がある」など、ネガティブな表現が多い文章は読み手を辟易させます。
公用文においても、ネガティブな表現をポジティブに言い換えられる場合は、なるべく言い換えるようにします。
否定文は、様々な憶測を呼んだり、相手を不快にさせたりすることもあるため、公務員が日常業務で書く文章には馴染まないことも多いです。

 

 

 

依頼は疑問形で伝える

手紙やメールで依頼をする場合、物腰の柔らかい文章が役立ちます。
依頼文では、特に否定疑問形を活用しましょう。

 

 

お役所言葉、専門用語は言い換える

お役所言葉や専門用語は、無意識に使わないよう注意します。
浸透していないカタカナ用語もできるだけ日本語に言い換えて、誰でも理解できるような文章にするよう心がけましょう。

 

言い換え例

 

不要な接続詞は削る

接続詞が多すぎる文書はテンポ良く読めません。
文意を明らかにし、分かりやすい文章を書くことができれば、接続詞は減らすことができます。
全体の構成を見直して、削る接続詞と残す接続詞の仕分けをするようにしましょう。
接続詞は説得力を高める効果がありますが、意味のない「お飾りの接続詞」は読み手の負担になるだけなので、思い切って削ることも大切です。

 

不要な指示語は削る

人や物事を指す「これ」「それ」「あれ」「どれ」、「この」「その」「あの」「どの」などの指示語を多用すると回りくどく、読み手にとって分かりにくい文章になってしまいます。
指示語は、その指示語が何を指しているのかを考えなくてはならないため、読み手に負担をかける言葉です。
なくても良い指示語、残した方が良い指示語を仕分け、必要最小限の活用にとどめます。

 

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似ている用語は整理する

読み手に理解してもらうためには、似ている用語は整理し、数を減らすことも必要です。

 

 

上記の例文では、以下の３種類の似たものグループが存在しています。
①政策、施策、事業、業務
②実施、施行、推進、執行、実行、遂行、信仰、実践、履行
③肝要、重要、大切
同じような意味の言葉は統一して整理すると、優しい文章に仕上がります。

 

 

語句を統一したり、「する」「行う」「取り組む」といった平易な言い回しにしたりすることで、理解しやすい文章になります。

 

表記ゆれに注意する

同じ文中で、同じ語句を複数の書き方をしてしてまうことを「表記ゆれ」といいます。
表記ゆれは、何か理由があって表記を使い分けているようにも感じられ、読み手に余計な神経を使わせてしまいます。
文章を書き終えたら、表記ゆれがないか必ず確認するようにしましょう。
以下の事項は表記ゆれしやすいので注意します。

 

補助動詞は平仮名で書く

公用文では「補助動詞」を平仮名で書くのが原則です。
単独の動詞は漢字で書きます。

 

 

 

同様に形式名詞も平仮名で書きます。

 

慣用句や四字熟語を使う

単調な文章に深みを出したいときは修飾語が効果的であると前述しましたが、さらに個性を出したい場合は慣用句や四字熟語を盛り込んでみてください。
より、説得力とインパクトがある文章を作ることができます。

 

 

語彙力を高める

語彙力、ボキャブラリーは高いほど言葉の引き出しが多く、読み手に合った言葉を選んで文章を書くことができます。
語彙力は一朝一夕で身に付くものではないので、日々の習慣が大切です。
公用文だけでなく、本でも新聞でも良いので、自分の中にない光るフレーズに触れたら、それらをメモし、日々収集してみてください。傍らに辞書を置いて、意味を調べながら行うと、より身に付きやすくなります。

 

実例を盛り込む

読み手を説得したり行動を促したりするための文章には、実例を盛り込めないか検討してみてください。
エピソードを紹介してから、主張を述べて相手に行動を促すと、納得と共感が得られます。
具体的な事実には誰も反論できないからです。

 

エピソードを盛り込んだ例

 

状態を表わす語句の熟語は省略しない

文章の構成要素のうち「主語」は省略できます。
上記の例でいえば、「本市は」という主語が省略されています。
ただし、状態、性質、状況を表わす「形容動詞」等の熟語は省略できません。
上記の例文は一見正しそうですが、「熟語」がないため「目的語」が宙ぶらりんになってしまっています。

 

 

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正しい熟語を選ぶ

正しくなくても、前向きな述語だと何となく意味が通じてしまうことがあります。
しかし、分かる人には間違いであることが分かるため、どんな読み手にも信頼されるよう正しい日本語を使うようにします。

 

 

 

 

誤字脱字に気を付ける

誤字脱字を避けるのは当たり前のようですが、下記の表現は間違えが起こりやすいので特に注意します。
間違いやすい漢字

 

「趣旨」と「主旨」の使い分け

 

この他にも、「意思、意志」など間違いやすい表現は多くあります。
自信がない語句を使うときは、辞書で用法を調べながら文章を書くようにしましょう。

 

誤用されがちな語句に気を付ける

誤った言葉の使い方が、正しい用法よりも多く広まっている語句が存在します。

 

例えば「役不足」は、力量に比べて役目が軽いことを言います。
そのため、「私には役不足ですが、期待に添えるよう努力します」という表現は誤りです。
他にも以下のような語句の用法は注意します。

 

 

重複表現を避ける

小説ではインパクトを強くするための手段として重複表現を用いることがありますが、公用文では重複表現は避けます。

 

例文の前者は①「解決が難しい」「困難」、②「多くの」「山積」という２つの重複表現が入ってしまっています。

 

この他以下のような表現は重複表現しやすいので注意します。

 

混合表現を避ける

日本語が使われる年月の中で、用法が混ざった表現を「混合表現」といいます。
一見正しく思われますが、公用文では混合表現は避けるようにします。

 

例えば、「当面の間」という言葉は「変わる可能性がある暫定的な期間」という意味で使われていますが、これは「当面」＋「当分の間」が混ざってできた混合表現です。

 

混合表現の例

 

二重否定は使わない

「ないわけではない」「ないとは限らない」のような、否定を重ねて用いるのが「二重否定」です。
消極的な肯定方法として二重否定が用いられますが、回りくどく誤解を招く表現なので、肯定表現を使うようにします。

 

 

同様に「○○なしでは、××できなかった」というのも一種の二重否定です。

 

数字を示して伝える

数字を一切使わずに正確な情報を伝えるのは不可能です。
数字ではなく「たくさん」「かなりの」「非常に多くの」など表現だけでは、読み手の数だけ解釈があり、誤解を生んでしまいます。

 

 

使える数字を入れれば入れるほど、説得力が格段に上がります。
数字を間引かずに、事実を正確に伝えるようにしましょう。

 

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事実、分析、意見の順番で書く

客観的な「事実」と主観的な「意見」を混同している文書は、書き手の意見が事実のような誤解を招くことになってしまいます。
事実と意見を組み込む場合、明確に段落を分けて「事実」と「意見」を書くようにします。
その間に「分析」を橋渡しするように入れると、なお分かりやすくなります。

 

 

簡単な動詞を使う

議会答弁など、格調高い文章を書こうとして回りくどく難しい表現を多用してしまうことがあります。
分かりやすい文章にするため、あえて簡単な動詞を使うことも大切です。
文章の性質によっては格調よりも分かりやすさを重視するため、難しい動詞を「する」「している」など、シンプルな表現に言い換えられないかもチェックしてみましょう。

 

分かりやすく表現する例

 

結論を先に書く

公用文に限らず、ビジネス文書は結論を先に書くのが鉄則といわれます。
結論を先に書き、それを補強するために敬意や理由を添えるようにすれば、読み手の納得感を高めることができます。
メールや仕事の文書においては、結論を先出しで書けないか、まずは考えてみましょう。

 

「３段論法」「起承転結」は論文などに適する構成で、公用文には適しません。
公用文では「結・承・転・提」が理想です。
「結」は結論（知らせたいこと）、「承」は説明（なぜそうなのか）、「転」は補足（必要なデータ等）、「提」は提言（必要があれば意見も）です。
結論と説明はどんな文章でも必要ですが、補足と提言は必要に応じて入れるようにします。

 

手持ち資料は箇条書にする

上司の手持ち資料などは、要点を掴みやすい箇条書がおすすめです。
日頃から箇条書で文書を作成する癖をつけると、業務効率も高まります。

 

普通の文章

 

上記を箇条書にした例

 

通知文は「さて」「つきましては」で伝える

通知文は、定型的な挨拶文に始まり、「さて」で本題に入り、「つきましては」で依頼したい内容に移行します。
補足的な事務連絡は、「なお」として最後に記載します。
「挨拶」→「さて」本題→「つきましては」依頼→「なお」補足。
この流れを逸脱しなければ、定型的ながら、失礼のない通知文を書くことができます。

 

通知文の例

 

案内文にQ＆Aを添える

説明会の案内通知には、場合によっては安心して参加できるように工夫も必要です。
例えば保育園の「統合」や「民営化」など、保護者が不安になる語句を使う場合は、事前に想定される疑問や不安をQ＆A形式で添えておくことで、当日の説明会を穏やかに進行しやすくなります。

 

Q＆Aのレイアウト例

 

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報告書には「所感」を添える

担当業務の進捗状況を上司に報告する際など、報告書を作成すると上司と部下が共通認識を持ちやすくなります。

 

報告書例文

一般的な報告書はこのようなレイアウトになりますが、以下のような担当者の所感を最後に添えると、より有益な報告書になります。

 

 

事業説明には「目的」「目標」「手段」を入れる

事業説明は、「目的」「目標」「手段」を入れることで、読み手に理解しやすくなります。
そのためには、以下のような定型文が便利です。
定型文例

 

「目的」「目標」「手段」が整理されてる文章は、一文が長くても読み手が迷子になりにいです。
上記の定型文で作られた具体例は以下のような文になります。

 

長い文章ですが、以下の「目的」「目標」「手段」が読み取れると思います。

 

このように、まず「目的」「目標」「手段」を箇条書で整理してから構文に組み込めば、簡単に文章を作ることができます。

 

人を動かす文章を書く

参加人数を増やしたいときなど、人を動かすためには、「動機付け」を意識した文章を意識します。
動機付けには①危機感を持たせる、②必要性を訴える、③メリットを伝えることがポイントです。

 

例文

 

このように①～③全てを組み込んだ文章は強い動機付け効果があります。

 

「共感」「具体例」「メリット」で納得させる

相手を納得させる３大要素は①共感、②具体例の提示、③メリットへの言及です。
再開発事業など、住民を説得しなければいけないシーンで重宝する構成なので、ぜひ覚えておきましょう。

 

例文

 

「話し言葉」「書き言葉」に注意する

「すみませんでした」などの、話し言葉（口語表現）を文書やメールで用いないよう注意しましょう。
書き言葉では「申し訳ございませんでした」となります。
また、「ら抜き言葉」（例：見れます）、「い抜き言葉」（例：知ってますか）、「さ入れ言葉」（例：伸びなさそう、足りなさそう）も使わないよう注意します。

 

完成した文章は声に出して読み返す

文章は、書き終えたら必ず読み返します。
大事なのは声に出して読み返して、文章を耳でも聞くということです。
テンポは良いか、言い回しに違和感がおかしくないか、同じ語尾を繰り返していないかなど、それぞれのチェックポイントを耳で聞きながら確認していきます。
コツはパソコンの画面上ではなく、印刷したものを最初から最後まで音読することです。
声に出して読んだときに違和感を感じる部分に、改善点が隠れています。

 

他人の文書を添削する

他人の文書を添削する癖をつけると、文書力を磨くことができます。
添削する文書は、職場で誰かが作った文書でもいいですし、街中の広告文でも構いません。
他人の書いた文書を読んでみて、主語述語の関係、一文の長さ、句読点や漢字の使い方等が適切かをチェックして添削してみるのです。
遊び感覚で楽しみながら文章力を向上させることができます。

 

文章の癖を直す

文章の「癖」は、実は誰もが持っています。
たくさんの文章に触れていくと、自分の文章を読んで「自分の癖」が分かるようになります。

上記のような癖がありがちですが、自分自身の癖が分かれば、それを避けるようにすることで文書力を磨くことができます。
もし自分の文章を読んでも「癖」が分からなければ、信頼できる上司等に見付けてもらうのもいいでしょう。

 

予告の副詞を活用する

「かねて」「ようやく」「あいにく」「取りあえず」といった語句を「予告の副詞」といいます。
日本語は基本的に最後まで読まないと意味が分かりません。
しかし、こういった「予告の副詞」をうまく活用すると、どのような意味で終わるのかが予想できるので読み手の理解を助けます。
ただし乱用すると冗長な文章になってしまうので注意します。
予告の副詞の例

 

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