公文書の書き方とレイアウト｜依頼文、通知文などの文例と書式

スポンサードリンク依頼文の意義依頼文とは、特定の相手方に対して、一定の行為を依頼する場合に発する文書に用いる文をいいます。依頼文の書き方とポイント１　件名は「○○○について（依頼）」として、依頼文書であることを明らかにします。２　本文には、依頼する理由を簡潔に明記します。３　依頼する事項が数項目にわたる場合は、箇条書きにします。依頼文の構成依頼文は、文書番号、日付、通知先、通知元、標題、本文及び「...

スポンサードリンク書簡とは形式を定めておく必要のない不定形文の一つに、書簡があります。書簡は、行政機関の長やその補助機関が、公務員としての資格で、手紙（私文書）と同じような形式で出す文書です。例えば案内状、礼状、あいさつ状などがあります。書簡は、権利義務関係に影響を与えるような公文書とは違い、どういうときに出さなければいけないという明確な基準や根拠はありません。社会的な慣習に従い、礼にかなった書き...

スポンサードリンク鏡文（鑑文・かがみ文）とは鏡文（鑑文・かがみ文）とは、文書の一番上に載せる、一番目に付く説明文のことです。鏡紙は、本文ではありませんが、それを見ると内容がある程度分かるもので、しばしば起案文などにも添付されます。鑑の意味には、「手本、見本」「物をうつしてみる鏡」という意味があります。その内容は、具体的には、作成者、作成日、目的、概要などを記載して、本文を見なくてもおおよそのことが...

スポンサードリンク回答文とは回答文とは、依頼、照会、協議などに対して回答をする場合に発する文書に用いる文をいいます。回答文の構成回答文は、基本的に文書番号、日付、通知先、通知元、標題、本文及び「記」で構成されています。これに別紙や別添が付されることがあり、最後に問合せ先が置かれます。文書番号と日付の書き方日付と文書番号は、用紙の右上に揃えて記載します。右端を１字分空けて、日付と文書番号を「均等割付...

スポンサードリンク通知文・事務連絡の意味通知文とは通知文とは、特定の相手方に対して、ある意思又は事実を知らせるために発する文書に用いる文をいいます。通知には、単なる事実行為としてなされるものと、一定の法律効果を生じさせるものとがあります。前者は、それによって相手方を拘束するものではありませんが、後者は、①相手方や第三者に対する対抗要件である場合、②法律上一定の特別の効果が発生する場合、③法律上の一...

市役所や官公庁でも、仕事の様々な場面で電子メールが多く使われるようになりました。電子メールは、複数の人に即座に多くの情報を伝え、その記録を残すことができる大変便利な手段です。しかし、一方で不慣れな人も多く、相手の読みやすさ等が考慮されていなかったり、マナーに合っていない電子メールが多く見受けられます。電子メールの本文は、職務上作成されているものであれば行政文書には当たりますが、その文章に決まった形...

スポンサードリンク進達、副申とは「進達」とは、官公庁や住民からの申請書、願書等を上級行政庁に取り次ぐことをいい、進達文は進達するために発する文書に用いる文をいいます。進達の際、取次ぎをする行政機関が申請書、願書等に係る事案を調査検討して、これに対する意見を付することがあります。「副申」とは、この意見を付した進達のことをいいます。進達、副申の構成進達、副申は、文書番号、日付、通知先、通知元、標題、本...

スポンサードリンク照会文の意義照会文とは、特定の相手方に対して、ある事項を問い合わせる場合に発する文書に用いる文をいいます。官公庁から官公庁へ発することもあり、官公庁から私人へ発することもあります。照会文の構成照会文は、通知文等に準じて、文書番号、日付、通知先、通知元、標題、本文及び「記」で構成されています。これに別紙や別添が付されることがあり、最後に問合せ先が置かれます。文書番号と日付の書き方日...

報告文の意義報告とは、一定の事実、経過等を特定人、他の行政機関又は他の組織に知らせることをいい、報告文は報告に用いる文です。法令又は契約に基づく義務としてなされる場合が多くあります。 スポンサードリンク報告文の構成報告文は、通知文等に準じて、文書番号、日付、通知先、通知元、標題、本文及び「記」で構成されています。これに別紙や別添が付されることがあり、最後に問合せ先が置かれます。文書番号と日付の書き...

スポンサードリンク協議文の意義 協議文とは、ある事項を決定し、又は一定の行政行為をなすに当たって、当該決定又は行為が他の団体、機関又は組織に関係あるものについて、法令の規定により、関係団体、機関又は組織に協議し、又は意見聴取のうえ、行うことが義務付けられている場合、その意見又は同意を求めるために発する文書に用いる文をいいます。協議文の構成協議文は、通知文等に準じて、文書番号、日付、通知先、通知元、...

スポンサードリンク通達文とは通達文とは、上級の行政機関又は職員が下級の行政機関又は職員に対して発する命令文書に用いる文をいいます。近年、国から地方公共団体に対する通知については、用いられなくなりました。通達は、法令の解釈や行政運営の方針を指示するなど比較的細目事項を命令する場合に用いられ、訓令は、職務執行上の基本的事項を命令する場合に用いられ、ここに両者の違いがあります。また、依命通達と呼ばれるも...

スポンサードリンク申請書、申請文の意義申請書、申請文とは、住民から行政機関に対し、又は行政機関から他の行政機関に対し、許可、認可等一定の行政行為を求めるために発する文書に用いる文をいいます。また、内容は申請と同じですが、慣習的に「願い」という形式をとっているものもあります。「○○○申請書」「○○○願書」のように、様式化されたものが多くあります。 申請文の構成申請文は、通知文等に準じて、文書番号、日...

スポンサードリンク諮問、答申の意義諮問とは、行政機関が附属機関等の諮問機関に対して、一定の事項についての意見を聞くことをいいます。その後、諮問機関から意見を返すことを答申といいます。諮問に応ずべき機関を一般に諮問機関といい、地方公共団体においては、地方自治法第138条の4第3項の規定に基づく附属機関として設置する場合と、首長の私的な諮問機関として設置する場合の二つがあります。諮問機関は、審議会、調...

指令文とは指令文とは、行政機関がその権限に基づいて、申請又は願い出に対して許可、不許可等の行政行為、補助金の交付決定を行う場合、あるいは、一方的に相手方に対して特定の事項を命令する場合に発する文書に用いる文をいいます。その内容は、住民の権利義務に直接影響を与える行為であり、その文書の内容が不正確だと、本来意図したものとは違う法律効果が発生してしまうことがありますので、形式や内容は、誤りのないように...

許可書・認可書とは許可は、法令によって一般に禁止されている行為を特定の場合に解除する行為です｡許可を受けたものは、適法にその行為をすることができます。したがって、新たな権利を与えるものではありません。認可は、権限のある行政庁が、当事者の法律行為に対して同意を与えて、私人相互の間の法律行為の効果を完成させる行為です。スポンサードリンク許可書・認可書の文例営業許可書（市長→事業者）文書番号　　　旅館業...

補助金交付指令とは補助金の交付は、公益上必要があると認めた場合に、特定の事業を行うものに対して、金銭を交付する行為です。補助金の交付に当たっては、何らの反対給付も請求しません。補助金を交付する場合は、補助金等交付規則等で規定している条件が、補助条件となりますので、その条件を記述する必要があります。ただし、実際に補助金を交付する場合は、その補助する事業の性格に従い、必要な条件だけを付けます。スポンサ...

命令とは作為、不作為、給付、受任を命じる行為です。そのうち、不作為を命じる行為を特に「禁止」といいます。命令書の例文除却命令（市長→所有者）　　　　　　　　　　　　　文書番号　　　　　除 却 命 令　住所 ○○市○○一丁目1番1号　氏名 ○ ○ ○ ○ 様　下記建築物は、道路法（昭和27年法律第180号）第32条第1項の規定に違反しているので、同法第71条第1項の規定に基づき、令和○年...

免除とは 免除は、法令によって定められた行為、給付、受任の義務を特定の場合に解除する行為です。免除書の例文使用料の免除　　　　　　　　　　　　　　　文書番号　住所 ○○市○○一丁目1番1号　氏名 ○ ○ ○ ○ 様　令和○年○月○日付けで申請のあった○○市立○○施設の使用に係る手数料の免除については、申請どおりその全額を免除します。　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日　　　　...

戒告書とは行政代執行（※）を行う場合には、履行期限を定めて「戒告」を行い、期限が到来してもなお義務が履行されないときに代執行をなすべき時期等を文書により通知をし、その後に実力の行使を行います。このとき戒告を行うために発するのが戒告書です。※　行政代執行私人の作為義務が履行されない場合で、不履行を放置することが著しく公益に反する場合に、行政庁が自ら義務者のなすべき行為を行い、その費用を義務者から徴収...

契約文の意義契約文とは、契約書、協定書その他これらに類する文書（例えば、覚書）に用いる文をいいます。「契約書」が、主として物品の購入や賃貸借、請負の契約を結ぶ場合、契約内容を確定させるために作る文書であるのに対し、「協定書」は、主として、行政機関の間で、事務の執行方法などについて協定し、その協定内容を確定させるために作る文書です。スポンサードリンク契約書の例文土地譲与契約書　　　　　　　　　　　　...

スポンサードリンク証明文と奥書証明証明文とは、特定の事実又は法律関係の存在の有無を公に認めることを表示するために発する文書に用いる文をいいます。 証明文を用いる文書には、証明書と証書とがあります。証明書には、印鑑証明書などのように証明事項を定型化して様式化されているものが多くありますが、証明書を発行するのは、特に様式に定めのあるものに限りません。市が所掌する事務に関することで、市が証明できることで...

告示文とは告示文は、告示（公告を含む。）するための文書に使う公用文です。告示は、法令の規定又は法令による権限に基づいて行った決定又は処分を広く一般に周知させるための公表の形式をいいます。それに対して公告は、一定の事実を広く一般に周知させるための公表の形式をいいます。自治体によっては、告示と公告の区別はしないで、すべて告示と呼んでいる場合があります。告示には、法令の授権に基づいてその内容を定めるもの...

表彰文とは表彰文とは、表彰状、感謝状、賞状等に用いる文をいいます。表彰文の種類表彰状公共の福祉増進に功労があり、広く住民の模範となる個人又は団体に対し、その功績を顕彰する場合等に用います。感謝状行政機関等の執行する事務事業に積極的に協力援助した者に対し、その行政機関等が感謝の意を表す場合等に用います。賞状展覧会、協議会、品評会などにおいて優秀な成績を収めた者を賞する場合に用います。表彰文の文例、レ...

「職員提案制度」や「業務改善制度」など、公務員の事務で提案書を書くシーンはいくつかあります。このような提案書には、審査により提案が認められた際に他の職員にも役立つ提案が求められます。下記の例は、住民票発行窓口の混雑に対するクレームを減らすための提案書案です。スポンサードリンク提案書例提案名「○○県一快適な待合スペースへの挑戦！」　本市では住民票コンビニ交付サービスを実施しているが、マイナンバーカー...

制度を分かりやすく住民に伝えることは、住民に理解と協力をしてもらうためにとても重要です。そのため、広報、リーフレット、ウェブサイトなどを活用して、優しく住民に伝える工夫が求められます。スポンサードリンク政策評価委制度の説明例政策評価委制度は、政策の評価の客観的かつ厳格な実施を推進し、その結果の政策への適切な反映を図ることと政策の評価に関する情報を公表することにより、効果的かつ効率的な行政の推進及び...

翌年度の予算請求は、基本的に「予算請求書」等を作成して行います。特に新規事業の予算を確保する場合には、読み手を納得させる説得力が求められます。そこで、「予算請求書」で企画提案を行い、根拠資料を添付するようにします。スポンサードリンク予算請求書の文例○○橋の架け替えに伴う比較設計委託費について○○橋は、一級河川○○川に架かる橋長○○ｍの橋である。この橋は、老朽化及び幅員狭小のため、架け替えることが決...

議会答弁書の作成は、公務員の文章力が試されるシーンです。議会答弁書は、担当職員や係長が作成し、それを管理職が修正して仕上げることが一般的です。作成する際に大切なことは、議員からの質問にきちんと正対することです。住民の信託を受けた議員からの質問は、住民からの質問と同義であり、その答弁は住民に向かって行われることにもなります。議員からの質問の趣旨をおさえ、漏れなく作成するのがコツです。スポンサードリン...

イベントや説明会の案内文に載せる文章は、参加意欲を刺激できるようなものが理想です。自分の時間を使ってでも「参加してみよう」と思ってもらうためには、有益なイベントであることをアピールする必要があります。例えば公用文で案内チラシを作ろうとすると、以下のような文章になりがちです。スポンサードリンク我が国は、人口減少、地域格差、コミュニティの疎遠化等の課題を抱えています。今、日本経済の再生のために、地域の...

公務においては、メールや手紙で感謝の気持ちを文章で伝える場面も多いです。ただし、形式的なお礼文はもらっても大して嬉しくありません。お礼文には自分の言葉を添えて温かみを出すのがポイントです。例えば、行政視察などで先進事例の話を聞く機会があれば、対応してくれた担当者にお礼文を書きます。視察のお礼例文いつも大変お世話になっております。先日は、お忙しい中、○○事業についての丁寧なご説明に加え、複数の現場を...